Zimbra – Mehr als eine Groupware
Das Thema Groupware – also die zusammengefasste Verwaltung von E-Mails, Kontakten, Terminen und Aufgaben – ist mittlerweile ein so zentraler Baustein in der modernen IT-Welt geworden, dass keiner mehr wirklich darüber nachdenkt. Dabei ist gerade dieses Thema einer der größten Faktoren, die auf die Produktivität, Qualität und Zuverlässigkeit in einem Unternehmen Einfluss nehmen: greifen hier die virtuellen Zahnräder nicht passgenau ineinander, kann das Frust bei Arbeitnehmer und -geber erzeugen.
In vielen hauptsächlich europäischen Unternehmen übernimmt der Platzhirsch Exchange von Microsoft die tragende Rolle des Groupwaresystems. Das Wort „Exchange“ ist mittlerweile in vielen Entscheiderköpfen zum Synonym für das Thema E-Mail und Groupware geworden. Schaut man jedoch zum Beispiel auf US-amerikanische Universitäten, findet man häufig eine interessante Alternative zum Redmondschen Einerlei: Zimbra.
Zimbra – der Name stammt übrigens aus einem Song der „Talking Heads“ aus den 80ern – wurde erstmals 2005 auf der mittlerweile eingestellten „Web2.0 Conference“ in San Francisco vorgestellt und eroberte mit seiner auf AJAX basierenden Web-Oberfläche die Herzen der Teilnehmer im Sturm, weil sie als eine der ersten eine komplett im Browser bedienbare Groupwareanwendung zeigte – ohne viel vom Komfort eines klassischen Desktop-Clients vermissen zu lassen.
Nach einem recht holprigen Weg, der durch die Geschäftsräume von Yahoo und – nach deren Verkauf an Microsoft – VMware lief, ist Zimbra mittlerweile wieder bei sich selbst angekommen – genauer gesagt wurde es von der Firma Telligent gekauft, die sich prompt selbst in Zimbra umbenannte, um ihr Commitment zur Technologie zu verdeutlichen. Neben der ursprünglichen Zimbra Groupwarelösung – mit vollem Namen: Zimbra Collaboration Server – beherbergt die Firma Zimbra noch die aus Telligent-Zeiten stammende Social-Networking-Software „Community“ und eine erst vor Kurzem dazu gekaufte Synchronisationssoftware namens „Sync and Share“, deren Zukunft noch nicht ganz klar ist. Zimbra bietet neben einer kostenlosen Open-Source-Edition noch eine kommerzielle Network-Edition, welche Mobilsynchronisation, Outlookunterstützung und ein komfortables Backupsystem mitbringt. Die Lizenz wird auf Basis der Anzahl der Mailboxen im 1-Jahresrhythmus oder als Einmalzahlung mit Wartungsvertrag berechnet.
Der Admin: Starker Unterbau
Zimbra selbst ist im Grunde genommen hauptsächlich ein Softwarekonglomerat aus verschiedenen Open-Source-Projekten und einem größtenteils selbst entwickelten Java-Mailboxserver. Die Hauptaufgaben übernehmen dabei die üblichen Verdächtigen:
- Postfix stellt Mails zu
- Amavis kümmert sich (zusammen mit ClamAV und Spamassassin) um die Spam- und Virenprüfung
- Lucene durchsucht die Datenflut
- OpenLDAP verwaltet die Benutzerkonten
- MySQL (in neuen Versionen: MariaDB) verwaltet die Metadaten
- Jetty hostet mit dem Apache HTTP-Server zusammen den Mailboxserver
- nginx stellt Reverse-Proxyfunktionen zur Verfügung
- OpenOffice.org kümmert sich um die integrierte Darstellung von Anhängen
Zimbra ist trotz dieser vielen kleinen Projekte monolithisch angelegt: Es ist kein Zusatzpaket, welches man sich auf einen laufenden Server dazu installieren kann. Zimbra verwaltet sich größtenteils selbst und kommt daher als großes Softwarepaket daher, was alle Dienste schon mitbringt.
Das mag dem ein oder anderen Admin erstmal komisch vorkommen, ist aber der starken Verzahnung der einzelnen Dienste geschuldet, die jeweils von Zimbra unterstützt werden müssen. Sich da mit dem Paketverwalter der jeweiligen Distribution (Zimbra unterstützt Redhat/CentOS und Ubuntu in seiner kommerziellen „Network Edition“) zu koordinieren, wäre eine Mammutaufgabe.
All diese Standardkomponenten erlauben es Zimbra, wenig anspruchsvoll und dadurch äußerst skalierbar zu sein. Erst ab 10.000 Benutzern auf der Plattform empfiehlt Zimbra die Verteilung der einzelnen Zimbra-Dienste auf separate Server. So ein Multiserver-Setup bringt dann eine Multimaster-LDAP-Umgebung mit, verteilte Mailboxen und mehrere Mail-Transport-Agents (MTAs). Zudem erlaubt es Zimbra, die Umgebung hinter einem Proxyserver zu verbergen, um sie zum Beispiel in einem klassischen LAN/DMZ-Konzept unterzubringen.
Installation und auch die Updates sind immer problemlos und äußerst einfach durchzuführen. Hierbei wird der Admin über ein entsprechendes Script durch den Installations-/Updateprozess geführt und muss im schlimmsten Fall ein paar einfache Fragen beantworten. Neben den Major- und Minor-Releases gibt es immer auch mal wieder Patches, die auch sehr einfach über einen ähnlichen Prozess durchlaufen. Zimbra plant übrigens hier weitgehend ohne Downtime ablaufende Updatescripte für die Zukunft. Man darf also gespannt sein.
Nutzt man die kommerzielle Network-Edition bekommt man als Admin eine äußerst verlässliche Datensicherung an die Hand. Die Bezeichnung „äußerst verlässlich“ rührt aus eigener Erfahrung mit einem Hardwarecrash des Zimbraservers und dem darauffolgenden Desaster Recovery, welches die Rücksicherung des kompletten Datenbestandes bis zum exakten Zeitpunkt des Crashes ermöglichte.
Diese Flexibilität und Zuverlässigkeit sucht ihresgleichen.
Hierzu noch ein Tipp: Zimbra sichert in ein festgelegtes Verzeichnis, dessen Inhalt in die Unternehmenssicherung eingeplant werden sollte. Zudem gibt es noch das Transaktionslog der Datenbank, was unbedingt möglichst zeitnah gespiegelt werden sollte, denn über dieses Log bekommt man die Möglichkeit, zusätzlich zum (meist nächtlichen) Backup die restliche Zeit des Tages zurückzusichern.
Außerdem ermöglicht das Transaktionslog, erst vor Kurzem durchgeführte Änderungen ungeschehen zu machen. So kann man den aufgeregten Benutzer, der gerade eine äußerst wichtige Geschäftsmail gelöscht hat, mit ein paar Mausklicks wieder beruhigen. Außerdem lässt das Backup zu, die Daten eines Kontos in ein anderes Konto fließen zu lassen. Somit kann man unter Zuhilfenahme der Zimbra Export- und Importfunktionen auch ganz punktuell nur bestimmte Dinge zurücksichern. Diese Flexibilität und Zuverlässigkeit sucht ihresgleichen.
Zudem ist auch die Systemprotokollierung äußerst umfangreich. Zimbra informiert sehr detailliert über die einzelnen Arbeitsschritte und man kann den Weg einer E-Mail durch das System recht genau überblicken. Nicht nur einmal konnte aufgebrachten Benutzern geholfen werden, die sehnsüchtig auf eine E-Mail warteten, die aber mittlerweile aufgrund ihrer selbst eingerichteten Filterregeln schon in einen Unterordner geschoben wurde.
Der Benutzer: Komfortable Oberfläche
Zimbras Zugpferd ist und bleibt der AJAX-basierte Webclient. Er bietet den Benutzern eine für eine Browseranwendung sehr komfortable Verwaltung ihrer Daten. In der E-Mailverwaltung kann der Benutzer seine gesamte elektronische Korrespondenz verwalten und erhält alle auch von klassischen Desktop-Clients bekannte Funktionen. Neben der bekannten Sortierung von Mails in Ordnern werden zur Organisation auch Tags angeboten, die einen schnellen Zugriff auf Mails innerhalb der Ordnerstruktur ermöglichen. Dabei kann der Benutzer sowohl die Maus in altbewährter Drag-and-drop-Manier als auch die Tastatur unter Zuhilfenahme vieler Shortcuts benutzen.
Im Adressbuch verwaltet der Benutzer seine Kontakte mit allen denkbaren Feldern, die man für die Kontaktpflege benötigt. E-Mails mit Kontaktanhängen im VCF-Format können direkt in die Adressbücher importiert werden. Die Kontakte sind überall per Autovervollständigung abrufbar.
Der Kalender bietet eine umfangreiche Planungsfunktion für eigene Termine oder Termine mit vielen Teilnehmern. Ressourcen wie Räume oder Gegenstände werden unterstützt, so dass keine Überschneidungen vorkommen können. Ferner gibt es auch Funktionen, die gerade bei umfangreichen Planungen mit mehreren Teilnehmern interessant ist. Hier schlägt Zimbra zum Beispiel Termine vor, an denen alle Teilnehmer und auch die eingesetzten Ressourcen Freiräume besitzen. Ohne derartige Funktionen würde die Terminplanung in großen Unternehmen fast an die Unmöglichkeit reichen. Auch im Kalenderbereich können die Benutzer die Maus in die Hand nehmen, um Termine zu planen, zu verschieben und Zeiten zu ändern - einfach per Drag and Drop. Wie in allen anderen Bereichen werden auch hier Ordner unterstützt, so dass man zum Beispiel auch seinen privaten Kalender planen kann, wenn es die Unternehmensleitung denn erlaubt.
Eine Aufgabenanwendung gehört auch in das Portfolio einer Groupware, allerdings bleibt es bei Zimbra dann auch bei einer reinen Aufgabenverwaltung. Hier lassen sich zwar Prioritäten, Stati und Endzeiten komfortabel planen; wer aber Projektverwaltungsfunktionen sucht, wird enttäuscht.
WYSIWYG – What You See Is What You Get
Ein Punkt, der eher selten ein Teil einer Groupware ist, ist eine komplette Dateiverwaltung – sogar mit Versionierung. Neben Dateien, die in das System hochgeladen werden oder Anhängen von Mails, die sich hier direkt ablegen lassen, können auch einfache Textdokumente mit Hilfe eines kleinen WYSIWYG-Editor versioniert angelegt werden - ein „Unternehmenswiki für Arme“ sozusagen. Da in vielen Unternehmen jedoch bereits eine Dateistruktur und ein Wiki vorhanden sind, wird die Dokumentenverwaltung eher ins Hintertreffen geraten – wenn sie nicht zwecks Deduplizierung in manchen Unternehmen komplett abgestellt wird. Hilfreich ist sie jedoch durchaus – zum Beispiel als Zwischenablage für E-Mailanhänge.
Direkt von Anfang an hat Zimbra auch mit seiner Suchfunktion geprahlt und das nicht ohne Grund: Der dahinterstehende Suchindex Lucene durchsucht nicht nur E-Mailheader und -bodys, sondern auch alle Termine, Kontakte und sogar die Anhänge von E-Mails. Hier werden derzeit Office-Dokumente, PDFs und Textdateien mit indiziert. Neben der einfachen Suche, die vermutlich die meisten Anwender benutzen werden, steht für Poweruser auch eine eigene Suchsprache zur Verfügung, die sehr komplexe Suchanfragen ermöglicht – und das bei einer recht hohen Geschwindigkeit.
Eine Groupware wäre natürlich nichts, wenn sie sich nicht auch in der Gruppe benutzen ließe. Alle Ordner in Zimbra lassen sich für andere Benutzer oder Gruppen oder sogar externe Teilnehmer freigeben. Die Anwendungsmöglichkeiten reichen von gemeinsam genutzten Mailordnern für Supportteams, Unternehmensadressbüchern und Urlaubskalendern bis hin zu einem für die Website des Unternehmens freigegebenen Eventkalender, der direkt in Zimbra gepflegt wird.
Als Best Practice lässt sich hier noch das Äquivalent zu den aus dem Exchange-Bereich bekannten „öffentlichen Ordnern“ aufführen: Diese werden in Zimbra nicht direkt unterstützt, jedoch hat sich das Konzept bewährt, ein zentrales Freigabenkonto anzulegen und die Ordner hierüber dann für die entsprechenden Benutzer freizugeben. Der Tipp vom Admin ist hier, eigene Freigabeverteilergruppen für Nur-Lese- und Lese-/Schreibrechte einzurichten, die Benutzer diesen Verteilern zuzuordnen und Ordner aus dem Freigabekonto wiederum nur an die Verteilergruppen freizugeben. Das schafft Übersicht in der ansonsten recht undurchdringlichen Freigabestruktur.
Zimlets – Benötigte Features und Anwendungen lassen sich selbst einbauen!
Natürlich merkt man dann doch an der ein oder anderen Stelle, dass man immer noch einen Browser vor sich hat und keine native Desktopanwendung, aber auch für den Poweruser – zu denen ich mich selbst zählen möchte – ist der Webclient mehr als ausreichend. Und er birgt eine starke Kraft: er lässt sich auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen! Dies bezieht sich nicht nur auf übliche Dinge wie die Anpassung an das Corporate Design. Vielmehr lassen sich Features, die das Unternehmen für seine Workflows in den Bereichen Mail, Kontakten und Kalender benötigt, über die sogenannten Zimlets selbst einbauen. Selbst ganze Anwendungen, welche weitere Unternehmensaufgaben unterstützen, können als Zimlets bereitgestellt werden und lassen Zimbra so zur Unternehmensplattform werden. Mit entsprechenden Zimlets lassen sich zum Beispiel auch moderne E-Mail-Workflows wie „Inbox Zero“ problemlos realisieren, um Durchblick im E-Maildschungel zu erreichen. Für viele Anwendungszwecke gibt es bereits vorgefertigte Zimlets in einer eigenen Zimlet Online-Galerie. Die Beispiele reichen hier von der Anzeige von Wetterdaten in der Oberfläche bis hin zu Archivierungs- oder Wiedervorlagemöglichkeiten. Da die dort vorhandenen Zimlets allerdings meistens aus Privathand stammen, sollte man hier auf die Qualität achten. Manchmal sind die angebotenen Pakete veraltet oder nicht ausreichend getestet – ein Testsystem bietet sich hier an.
Der Entwickler: Offenheit an allen Ecken
Wie bereits schon angedeutet, ist eine der großen Stärken von Zimbra seine Offenheit gegenüber den Workflows und anderen Systemen im Unternehmenskontext. Zum Beispiel lässt sich Zimbra grundsätzlich mit dem Webclient steuern, bietet aber auch IMAP/POP3-Schnittstellen sowie in der kommerziellen Variante eine Anbindung an Microsoft Outlook. Ferner lassen sich zum Beispiel die Kalenderdaten per CalDav abfragen und externe Kalender einbinden, importieren oder Dokumente per WebDav abfragen.
Außerdem kann man Zimbra, wie bereits beschrieben, an vielen Stellen erweitern und so besser in die Unternehmensprozesse einbinden. Dafür gibt es verschiedene Ansatzpunkte.
Wo die Möglichkeiten der bereits erwähnten Zimlets enden, fangen die Zimbra-API und die Möglichkeiten im Bereich der Servererweiterungen an. Zimbra bietet eine äußerst umfangreiche und mittlerweile auch recht gut dokumentierte API an. Diese wird unter dem Namen „SOAP“ verkauft, allerdings handelt es sich in Wirklichkeit eher um eine Art XML-over-HTTP (wahlweise auch JSON-over-HTTP). Von daher werden erfahrene Entwickler, die beim Wort „SOAP“ an ein WSDL-Dokument denken, enttäuscht. Trotzdem ist die API sehr gut und einfach nutzbar und es existieren unter anderem für PHP und Python schon entsprechende Libraries. Diese API lässt sich wiederum mit entsprechenden Java-Paketen erweitern. So kann man Daten, die die Zimbra-API für ein Zimlet nicht bereitstellt, selbst über eine Servererweiterung zur Verfügung stellen. Ferner gibt es Schnittstellen für eine kundenspezifische Authentifizierungsanbindung, spezielle MIME-Typenbehandlung und die Anbindung externer Dienste. Sicherlich benötigt man erfahrene Entwickler im Bereich JavaScript/HTML/CSS für die Zimletentwicklung und im Bereich Java für die serverseitige Entwicklung, um diese Features sinnvoll nutzen zu können. Jedoch lohnt sich, wie eingangs erwähnt, die Investition in das Schmieren der Groupware-Zahnräder.
Hilfsangebote
Die Einführung oder Migration eines Groupwaresystems ist immer eine Unternehmensentscheidung. Nicht nur die IT-Abteilung muss mit dem System klar kommen, auch die Benutzerschaft muss ihren Workflow unterstützt sehen und der finanzielle Aufwand muss zu den Vorstellungen der Geschäftsleitung passen. Wichtig ist hierbei auch immer die Frage nach möglichen Hilfestellungen bei Problemen, die bekanntlich in jedem System vorkommen.
Hier bietet Zimbra Zweierlei: Zum Einen konnte Zimbra als Open-Source-Projekt mittlerweile eine recht umfangreiche Community aufbauen, die bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite steht. Natürlich kann es sein, dass hier die Qualität und Antwortgeschwindigkeit je nach Frage schwankt. Auf der anderen Seite können die Käufer der Network-Edition das kommerzielle Zimbra-Supportangebot nutzen. Hier bietet Zimbra einen Telefonsupport (je nach Lizenzgröße), E-Mailsupport und ein Ticketsystem an. Leider ist dieser Support derzeit nur in englisch verfügbar, womit sich ja gerade deutsche Firmen häufig schwer tun. Grundsätzlich lässt sich hier eine recht hohe Kompetenz und Geschwindigkeit feststellen. Es gibt allerdings auch immer mal Supportfälle, die in letzter Instanz der Entwicklung vorgelegt werden und dort dann erstmal liegen bleiben. Hier trumpft dann die Größe der gekauften Lizenz, um entsprechenden Eindruck auf die Entwickler zu machen. Kleinere Dinge werden meist im öffentlich verfügbaren Bugtracker veröffentlicht und bei Gelegenheit in kommende Releases integriert. Von daher muss man – wenn man nicht einen Entwickler mit entsprechenden Kenntnissen im Unternehmen hat – auf kleinere Wünsche meist etwas warten.
Sicherheitsrelevante Themen jedoch wurden meiner Erfahrung nach häufig sehr schnell behandelt und über entsprechende Hotfixes behoben. Gerade in letzter Zeit gab es da ja einige bekannte Vorfälle.
Die Zukunft
Der Weg von VMware nach Telligent war steinig. Das hat gerade die Community schmerzhaft gemerkt, die eine sehr umständliche Umstellung des geliebten Forums mitmachen musste. Nach vielem Hin und Her und einigen blauen Flecken auf Telligent-Seite ist mittlerweile Ruhe eingekehrt und erste Anstrengung der nun „Zimbra“ heißenden Firma in Richtung bessere Open-Source-Ausrichtung geben Hoffnung auf eine rosige Zukunft – vielleicht diesmal für längere Zeit ohne Aufkäufe und Fusionen.
Zimbra-Homepage: www.zimbra.com
