Welches ERP-System – Cloud- oder integrierte Lösung?
Sie möchten die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens deutlich steigern? Mit einem Enterprise-Ressource-Planning-System (kurz: ERP) profitieren Sie schnell von ersten Erfolgen. Es automatisiert viele Arbeitsabläufe und macht neue Serviceleistungen möglich. Sie können dabei zwischen zwei ERP-Varianten wählen: einer Software-Lösung und einem ERP-System aus der Cloud. Wir zeigen Ihnen, welche Unterschiede es zwischen den beiden Systemen gibt und wie Sie die beste Variante für kleine und mittlere Unternehmen finden können.
Was ist ein integriertes ERP-System?
Bei einem nicht-cloudbasierten ERP-System wird für das gesamte Unternehmen eine gemeinsame Software verwendet. Diese Komplettlösung bildet all Ihre Geschäftsprozesse übersichtlich ab und ermöglicht es, Prozesse zu optimieren. Die Software bündelt die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens wie Produktion, Einkauf, Lager, Personal, Rechnungswesen, Vertrieb, Anlagenwirtschaft usw.
Welche Vorteile bieten ERP-Systeme aus der Cloud?
Die Cloud-Lösung für Unternehmen kann mit den integrierten ERP-Systemen gut mithalten. Stamm- und Bewegungsdaten lassen sich übersichtlich darstellen und optimal steuern – ortsunabhängig. Cloud-Computing ist derzeit voll im Trend und auch ein ERP-System aus der Cloud wird immer beliebter. Das liegt an folgenden Vorteilen:
- Auf eine eigene IT-Infrastruktur kann verzichtet werden.
- Die Installation ist einfach.
- Das ERP-System kann sofort eingesetzt werden.
- Es fällt kein zusätzlicher Aufwand für Wartungen an.
- Auch für die Installation von Updates fällt kein Aufwand an.
- Das cloudbasierte ERP kann durch zusätzliche Module jederzeit erweitert werden.
- Die Daten werden in der Cloud zentral abgespeichert.
- Cloudbasierte ERP-Systeme ermöglichen zusätzliche Tools wie Gruppen, Foren und Chats, in denen sich Mitarbeiter austauschen können.
Zudem behalten Sie auch mit einem ERP-System aus der Cloud alle Geschäftsprozesse stets im Blick: Sie decken Zeit- und Kostenfresser auf und können sie gezielt eliminieren. Die ERP-Software ermöglicht eine bessere Planung, Koordination und Kontrolle der Prozesse. So werden die Abläufe im Unternehmen insgesamt effektiver.
Zeit- und ortsunabhängig auf Daten zugreifen dank Cloud-Lösung
Die Cloud-Variante ist ebenso stark wie ein integriertes ERP-System. Unternehmen müssen auf keine Funktionalitäten verzichten und können zudem von zwei weiteren Vorteilen profitieren: Von der Zeit- und der Ortsunabhängigkeit. Ein ERP-System aus der Cloud erlaubt ganz neue digitale Strukturen in kleinen und mittleren Unternehmen. Mit einer cloudbasierten Lösung für Ihr ERP erhalten Sie vollen Zugriff auf alle Informationen, egal wo Sie sich gerade befinden und wann Sie die Daten einsehen möchten. Das Enterprise-Ressource-Planning-System kann unkompliziert über das Internet aufgerufen werden. Ihre Mitarbeiter im Außendienst können während ihrer Kundengespräche direkt den Lagerbestand einsehen und zuverlässig Angebote machen.
Welche Endgeräte werden unterstützt?
Sie können jedes Gerät nutzen, um Zugriff auf das ERP-System und die gewünschten Informationen zu erhalten. Sie brauchen dafür lediglich einen Webbrowser. Mit einem Nutzernamen und einem Passwort können Sie sich schnell und unkompliziert einloggen. Das System lässt sich von allen gängigen Geräten aus aufrufen (Desktop-PC, Laptop, Tablet und Smartphone).
Überblick verschaffen: Was braucht Ihr Unternehmen?
Bevor Sie sich Gedanken darüber machen, ob eine Cloud-Lösung oder ein integriertes ERP-System die bessere Wahl ist, sollten Sie Ihr eigenes Unternehmen genau unter die Lupe nehmen. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über all Ihre Ressourcen. Welcher Ist-Zustand herrscht in den unterschiedlichen Bereichen der Produktion, im Lager, im Vertrieb usw. vor?
Eine Standardantwort auf die Frage "Welche ERP-Variante ist besser?" gibt es nicht. KMU können sich in ihren Bedarfen stark voneinander unterscheiden und so ist für das eine Unternehmen die Cloud-Lösung ideal, für ein anderes bringt sie wiederum keine Vorteile. Das A und O ist hier eine Bedarfsanalyse. Erst wenn Sie genau wissen, was Ihr Unternehmen konkret braucht, können Sie das passende ERP-System auswählen.
Bedarfsanalyse: Stellen Sie grundlegende Fragen!
Analysieren Sie gründlich, welche Bedarfe Ihr Unternehmen hat. Dazu sollten Sie sich unter anderem folgende Fragen stellen:
- Welcher Ist-Zustand liegt in den einzelnen Bereichen Ihres Unternehmens vor?
- Welche Aufgaben fallen in den unterschiedlichen Bereichen täglich an?
- Sind alle Maschinen voll ausgelastet?
- Welche Daten hat das Unternehmen in welcher Form gespeichert?
- Wie viele Mitarbeiter sind an welchen Prozessen beteiligt?
Ziele bestimmen: Welche Anforderungen stellen Sie an das ERP-System?
Die Bedarfsanalyse ist ein entscheidender Faktor wenn es darum geht, ein passendes ERP-System für Ihr KMU auszuwählen. Ein weiterer wichtiger Aspekt sind Ihre konkreten Ziele. Sie sollten vor der Anschaffung genau wissen, was Sie wollen und brauchen, um sich für eine integrierte Lösung oder ein ERP-System aus der Cloud entscheiden zu können. Je präziser Sie Ihre Ziele formulieren, desto besser können Sie Ihre Anforderungen mit den Eigenschaften der ERP-Systeme abgleichen.
Zielformulierung: Halten Sie Ihre Anforderungen fest!
Vielleicht scheint es Ihnen bereits sehr klar, welche Ziele Sie mit der Einführung eines ERPs verfolgen. Trotzdem ist es wichtig, diese auf Papier zu bringen und einen detaillierten Anforderungskatalog zusammenzustellen. Notieren Sie alle Erwartungen an Ihr zukünftiges Enterprise-Ressource-Planning-System. Diese Fragen sollte der Katalog beinhalten und beantworten:
- Welche Geschäftsprozesse sollen unterstützt und optimiert werden?
- Welche Problemstellungen sollen gelöst werden?
- Welche Potentiale sollen ausgeschöpft werden?
- Welche Prozesse sollen automatisiert werden?
- In welchen Bereichen möchten Sie Zeit und Kosten einsparen?
- In welchen Bereichen sollen Aufgaben noch besser koordiniert, kontrolliert und dokumentiert werden?
- Welche Daten müssen in das ERP-System übertragen werden?
- Wie viele Mitarbeiter sollen mit dem ERP-System arbeiten? Wie viele ERP-Arbeitsplätze werden benötigt?
- Wie flexibel muss der Zugriff auf die Daten sein?
- In welchem Rahmen dürfen sich die Kosten bewegen, die für das ERP-System anfallen?
Wie teuer sind ERP-Systeme im direkten Vergleich?
Mit dem passenden ERP-System lassen sich die Kosten, die die Software selbst verursacht, schnell wieder einspielen. Durch die Automatisierung von Prozessen sparen Sie Zeit und Geld und das ERP-System ist eine Investition, die sich lohnt.
Die folgenden Kosten fallen für ERP-Systeme an, die nicht cloudbasiert sind: Kosten für die Software, anfallende Updates, die Wartung und eine IT-Infrastruktur. Bei ERP-Systeme aus der Cloud mieten Sie die Software: Bereits gegen eine geringe monatliche Gebühr können gute ERP-Systeme aus der Cloud genutzt werden. So sind Sie in jedem Fall eine günstige Alternative zu den teureren, integrierten ERP-Systemen. Die Cloud-Software kann gemietet werden und es fallen keine zusätzlichen Kosten für Wartungen oder Updates an. Eine eigene IT-Infrastruktur ist ebenfalls nicht notwendig.
Doch Achtung: Bei den Mietmodellen geht die Software nie in Ihren Besitz über und auf Dauer können sich die Gesamtkosten der Cloud-Variante als höher erweisen als der Kauf einer integrierten ERP-Lösung.
Wie (un-)sicher sind Daten in einem cloudbasierten ERP?
Nicht erst im Zuge der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die am 25.05.2018 in Kraft getreten ist, ist die Sicherheit von Daten ein Kernthema in Unternehmen. Es stellt sich die Frage: Wie werden die Unternehmensdaten geschützt, wenn sie eben nicht auf eigenen Servern gehostet werden, sondern in einer Cloud? Wie können unerwünschte Zugriffe von vornherein verhindert werden?
Auf der sicheren Seite bewegen Sie sich, wenn Sie diese beiden Tipps berücksichtigen:
- Anbieter-Auswahl: Entscheiden Sie sich für einen seriösen Anbieter, wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein cloudbasiertes ERP-System einsetzen möchten. So können Sie auf die Sicherheit Ihrer sensiblen Daten vertrauen.
- Deutsche Server: Sie sollten einen Blick darauf werfen, wo sich die Server befinden, auf denen Ihre Daten gehostet werden. Es wird empfohlen, die Daten auf deutschen Hochsicherheitsservern hosten zu lassen. Vom Hosting im Ausland sollten Sie hingegen lieber die Finger lassen.
Cloud oder integriertes System – Was ist sicherer?
Damit Ihre Unternehmensdaten nicht der Cyberkriminalität zum Opfer fallen, sollten Sie dem Thema Datensicherheit eine hohe Priorität zuweisen. Sicherlich würden Sie instinktiv sagen, das integrierte ERP-System bedeutet mehr Sicherheit? Überraschenderweise kann jedoch die Cloud-Lösung die Nase vorn haben (Voraussetzung: seriöser ERP-Anbieter & Hosting auf deutschen Hochsicherheitsservern).
Wie kommt es aber, dass ein cloudbasiertes ERP-System sicherer sein kann als selbstgehostete Lösungen? Das liegt daran, dass Cloud-Anbieter in regelmäßigen Abständen Updates durchführen, sodass ein Cloud-ERP-System immer auf dem aktuellsten Stand ist und Sie zuverlässig vor Hacker-Angriffen schützt. Unternehmen mit integriertem ERP-System hingegen laufen Gefahr, wichtige Updates zu lange hinauszuzögern, was die Datensicherheit gefährden kann.
Welche Sicherheits-Mechanismen setzen seriöse ERP-Anbieter für ihre Cloud-Lösungen ein?
- Authentifizierung: Eine Nutzung ist nur mit Benutzername und Passwort möglich.
- Updates: Die regelmäßigen Updates halten die Datensicherheit immer auf dem aktuellsten Stand.
- Hochsicherheitsserver: Wer seine Daten auf einem Hochsicherheitsserver hostet, kann auf höchste Qualität und Sicherheitsstandards vertrauen.
- SSL-Verschlüsselung: Mit Secure Sockets Layer (SSL) werden sensible Daten verschlüsselt übertragen. So können sie weder ausgelesen noch verfälscht werden.
- Firewall: Sie verhindert, dass fremde Nutzer auf Unternehmensdaten aus der Cloud zugreifen können.
So wählen Sie das passende ERP-System für Ihr Unternehmen aus
Sie haben nun einen Überblick über die Gemeinsamkeiten und Unterschiede der beiden ERP-Varianten erhalten. Wie können Sie aus diesen Informationen das passende System für Ihre Unternehmen auswählen?
Systematisch vorgehen: Beziehen Sie Ihren Anforderungskatalog ein!
Prüfen Sie die Möglichkeiten der Systeme im Hinblick auf die Bedarfe Ihres Unternehmens. Bietet Ihnen die Cloud-Lösung oder das integrierte ERP-System mehr Übereinstimmungen? Wenn Sie einen Anforderungskatalog erstellt haben, können Sie Punkt für Punkt die Bedarfe Ihres Unternehmens mit den Eigenschaften der ERP-Varianten abgleichen. Die Einführung Ihres ERPs sollte in jedem Fall strategisch durchdacht sein und keine Hau-Ruck-Aktion werden. Von Zeitdruck ist unbedingt abzuraten. Nehmen Sie sich lieber mehr Zeit, um sich für ein ERP-System zu entscheiden und holen Sie auch Ihre Mitarbeiter ins Boot.
Warum Sie ein ERP-Projektteam zusammenstellen sollten
Der Erfolg Ihres ERP-Systems hängt maßgeblich von Ihren Mitarbeitern ab. Sie sollten sie frühzeitig in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Sie sind die Spezialisten in ihrem jeweiligen Bereich. Stellen Sie das Team daher aus Mitarbeitern ganz unterschiedlicher Abteilungen zusammen, um das Unternehmen ganzheitlich abzubilden. Je heterogener die Gruppe, desto aussagekräftiger werden die Informationen sein.
In direkten Gesprächen können Sie die Wünsche und Bedenken Ihrer Mitarbeiter in Erfahrung bringen. Wünschen sich Ihre Außendienst-Mitarbeiter zum Beispiel einen externen Zugriff auf Unternehmensdaten, wenn Sie Kundengespräche führen? Hat die Personalabteilung Bedenken bezüglich der Datensicherheit? Die Mitarbeiterzufriedenheit sollten Sie stets im Blick behalten, denn nur so kann das ERP optimal im Unternehmen seinen Platz finden.
Blick in die Zukunft: Welche neuen Serviceleistungen wollen Sie möglich machen?
Ein ERP-System eignet sich nicht nur dafür, bestehende Prozesse zu optimieren, mit seiner Einführung eröffnen sich Ihnen völlig neue Möglichkeiten, die Sie nicht übersehen sollten. Hier steckt viel Potential für Ihr Unternehmen, das Ihnen entscheidende Wettbewerbsvorteile verschaffen kann. Lassen Sie Ihre Konkurrenten hinter sich!
Moderne ERP-Systeme besitzen eine riesige Datenbank. So können Sie in Ihrem ERP-System die detailliertesten Informationen hinterlegen:
- Kundentermine,
- bestehende Aufträge,
- spezielle Absprachen mit den Kunden,
- Telefonnummern und andere Kontaktdaten,
- Details zu Reklamationen usw.
Sie finden im Enterprise-Ressource-Planning-System alle Details auf einen Blick und in übersichtlicher Darstellung. Mit wenigen Klicks können Sie mit diesen Informationen Ihren Kunden einen exzellenten Service bieten. Stellen Sie maßgeschneiderte Angebote aus individuellen Leistungen und einem persönlichen Service zusammen. Ihre Kunden werden mehr als zufrieden sein. Ein positives Kaufverhalten und eine gesteigerte Kundenbindung sind die Folge.
Welche Kriterien sollte ein zukunftsfähiges ERP-System erfüllen?
Wenn Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen wollen, sollten Sie Ihr Hauptaugenmerk darauf lenken, ein modernes ERP-System auszuwählen. Erst im zweiten Schritt stellt sich die Frage, ob Sie ein Cloud-System oder eine integrierte Lösung einsetzen möchten.
Ein modernes ERP-System optimiert Ihre gesamte Wertschöpfungskette. Es vernetzt Prozesse intelligent miteinander und kann auf sich ändernde Bedingungen, wie beispielsweise Marktveränderungen, reagieren. Diese Voraussetzungen sollte das ERP erfüllen:
Die Daten sollten in einheitlichen Formaten gespeichert werden.
Das System sollte flexibel sein und sich z. B. durch zusätzliche Module erweitern lassen.
Die Möglichkeit zur Integration von Drittlösungen sollte bestehen.
Fazit: kleine und mittlere Unternehmen können von beiden ERP-Varianten profitieren
Kleine und mittlere Unternehmen können mit einem ERP-System bestehende Prozesse automatisieren, eine höhere Leistungsfähigkeit schaffen und für eine geringere Kapitalbindung sorgen. Zudem werden neue Serviceleistungen ermöglicht.
Ob Sie sich dabei für eine Cloud-Lösung oder eine Nicht-Cloud-Lösung entscheiden, muss individuell anhand eigener Bedarfe entschieden werden. Es empfiehlt sich, einen detaillierten Anforderungskatalog zusammenzustellen. Er hilft Ihnen, das perfekte ERP-System für Ihr Unternehmen auszuwählen.
