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Ignatz Schels 01. Oktober 2019

10 Excel-Tipps für einen gesunden Neuanfang!

"Old ways die hard..." sagt das amerikanische Sprichwort und meint damit die schlechten Gewohnheiten, die sich ebenso schlecht abstellen lassen. Und das trifft leider auch auf die Tabellenkalkulation mit Excel zu. Es ist für den externen Berater schon gruselig, mit ansehen zu müssen, wie sich "erfahrene" User*Innen mit Uralt-Techniken rumschlagen, wie sie konsequent mit drei Funktionen arbeiten und den restlichen Funktionenschatz ignorieren. Mit optimistischem Halbwissen ausgestattet werden große und größte Aufgaben gemeistert, auch wenn der Weg zur Lösung umständlich, dilettantisch und höchst riskant ist (Wirtschaftsprüfer schwören, in jeder größeren Kalkulation einen Formelfehler zu finden). Führungskräfte täten gut daran, mal nachzusehen, ob ihre Mitarbeiter tatsächlich produktiv mit Excel sind oder ob es besser (und weniger riskant) wäre, ihnen die PCs wegzunehmen und wieder auf Schiefertafeln umzustellen.

Es wird Zeit für einen Neuanfang mit Excel! Weg mit den alten Zöpfen und den liebgewonnenen Schrullen, Platz schaffen für ein modernes, zeitgemäßes Kalkulieren und Präsentieren. Mitarbeiter und Teams müssen darauf eingeschworen werden, in Zukunft nur noch optimiert, schnell und risikofrei mit Excel zu arbeiten.

Mit diesen 10 Tipps für einen besseren und sicheren Umgang mit Excel lässt sich zumindest ein Anfang wagen:

  1. Nie mehr ohne Shortcuts
  2. Weg mit dem Dollarbezug
  3. Nieder mit dem SVERWEIS
  4. Kampf den Formelmonstern
  5. Dynamische Arrays nutzen
  6. Datenbank, wo Datenbank muss
  7. Power Pivot – die Alternative zum DBMS?
  8. Power Query nutzen!
  9. Diagramme: dynamisch und regelkonform
  10. Power BI und Excel

Platz schaffen für ein modernes, zeitgemäßes Kalkulieren und Präsentieren!

1. Nie mehr ohne Shortcuts

Shortcuts (Tastenkombinationen) sind kein Luxus für profilierungssüchtige Nerds – Shortcuts sind ein absolutes Muss für optimiertes, risikofreies und schnelles Arbeiten mit der Tabellenkalkulation. Beispiele gefällig? Nehmen Sie eine Liste mit 20.000 Zeilen. Um die nächste freie Zeile anzusteuern, können Sie die Bildtasten drücken (schlecht), mit der Maustaste nach unten rollen (ganz schlecht) oder die vertikale Randleiste rechts außen bemühen (übel). Nach etwa 20 Sekunden sind Sie unten. Sie können aber auch [Strg] + [¯] (letzte beschriftete Zelle in der Spalte) drücken oder [Strg] + [Ende] (letzte Zelle der Liste), das dauert nur eine Sekunde. Und zurück nach A1? Mit [Strg] + [Pos1].

Es gibt mehrere hundert Shortcuts, die kann sich kein Mensch alle merken. Wenn Sie diese hier kennen und konsequent nutzen, wird Ihre Arbeit schon wesentlich besser werden:

  • Spalten verschieben? Nicht so: Leerspalte einfügen, Daten draufkopieren, alte Spalte löschen (bis zu 12 Sekunden). Besser: Spalte markieren mit [Strg] + [Leertaste], Mauszeiger auf den rechten Rand, [Umschalt]-Taste halten und mit gedrückter Maustaste Einfügeposition suchen. Fertig, 3 Sekunden.
  • Ganze Spalten markieren mit [Strg] + [Leertaste], Zeilen mit [Umschalt] + [Leertaste]. Von der aktiven Zelle bis runter oder rechts: [Strg] + [Pfeiltaste nach unten] bzw. [Strg] + [Pfeiltaste nach rechts]. Wer jetzt noch den Zellzeiger mit gedrückter Maustaste nach unten zieht, wird disqualifiziert.
  • Mit [Strg] + [Umschalt] + [Ende] Riesenlisten markieren, mit [Umschalt] + [Tab] ruck, zuck auf die letzte markierte Zelle springen.
  • Nutzen Sie für Markierungen immer die [Ende]-Taste, damit sie nicht an Leerzeilen hängen bleiben. [Strg] + [a] oder [Strg] + [*] markiert nur die "current region", [Strg] + [Umschalt] + [Ende] markiert die "used region".
  • [Strg] + 1 für "Zellen formatieren"!

Noch ein Megatipp: Bis zu einer bestimmten Zelladresse markieren: [F5] drücken, Adresse (z. B. XY2300) eingeben und [Umschalt] + [Eingabe] drücken. [Umschalt] + [Tab] für letzte Zelle in der Markierung, [Tab] für erste.

2. Weg mit dem Dollarbezug

Ein Kunde von mir stellt für seine Mitarbeiter eine Art Lastenheft für Excel ins Intranet, und in diesem findet sich dieser Satz: "Absolute Bezüge ($-Bezüge) sind in Formeln verboten."

Der absolute Bezug hat tatsächlich in einer Formel nichts verloren. Wenn Sie noch mit $ in der Formel arbeiten, gehen Sie das Risiko eines Formelfehlers ein, und Ihre Kalkulation wird instabil.

  • Arbeiten Sie mit Tabellen statt mit Listen, dann fällt der $-Bezug automatisch weg. Tabellen sind im Unterschied zu Listen dynamisch, Formeln kopieren sich selbständig (und immer richtig) nach unten.
  • Jede Liste lässt sich zur Tabelle umwandeln, vorausgesetzt, sie hat eine Kopfzeile und ist nicht durch Leerzeilen unterbrochen.

Beispiel: Die Liste enthält Quartalsergebnisse, die Summenspalte summiert diese und in der Spalte "%-Anteil" wird der Anteil an der Gesamtsumme berechnet. Hier ist ein absoluter Bezug unbedingt erforderlich, damit die Formel nach unten kopiert werden kann (s. Abb. 1).

Wird die Liste fortgeschrieben, holt Excel die beiden Formeln (Quartalssumme und %-Anteil) automatisch für jede neue Zeile. Aber die zweite Formel ist falsch. Excel passt zwar den relativen Bezug richtig an, behält aber die absolute Adressierung bei, und damit entsteht ein Formelfehler (s. Abb. 2).

Verbannen Sie Dollarbezüge aus Formeln, verwenden Sie Tabellen und strukturierte Verweise: Die Liste wird mit [Strg] + [t] (Einfügen/Tabelle) zur Tabelle mit Überschrift erklärt, bekommt über die Tabellentools den Namen tbl_Umsatz, und die Formeln erhalten strukturierte Verweise anstelle von Bezügen. So sieht die Kalkulation in der Tabelle aus, der absolute $-Bezug wird durch die Spaltenreferenz ersetzt:

=SUMME(tbl_Umsatz[@[Januar]:[März]])

=[@Quartal]/SUMME([Quartal])

Alle Formeln, egal ob innerhalb oder außerhalb der Tabelle, nutzen strukturierte Verweise:

=ZÄHLENWENN(Tabelle[Spalte];Suchkriterium)
=SUMMEWENN(Tabelle[Spalte];Suchkriterium;Tabelle[Summenspalte]

 

3. Nieder mit dem SVERWEIS()

Zugegeben, der Spaltenverweis (SVERWEIS) gehört zu den nützlichsten Excel-Funktionen, vorausgesetzt, man hat ihn verstanden und nutzt ihn risikofrei. Risikofrei heißt:

  • keine absoluten Bezüge für die Listenreferenz verwenden, sondern Bereichsnamen oder – am besten – Tabellen.
  • Keine Spaltenreferenzen
  • Keine absoluten Spaltenverweise

So sieht der SVERWEIS in der Praxis aus: Für die Bestellnummern in der Bestellung werden die Preise in der Preisliste gesucht.

=SVERWEIS(Preis;Preisliste;Spalte_in_der_Preisliste;Übereinstimmung)

 

Die Formel in B4 enthält nicht weniger als drei Risiken:

  • Der $-Bezug verweist auf einen absoluten Zellbereich (Preisliste). Ändert sich dieser, weiß die Formel nichts davon.
  • Die numerische Angabe der Bezugsspalte (6) ist zu unsicher. Ändert sich die Spaltenanordnung in der Quelle, stimmt das Ergebnis nicht mehr.
  • Die Formel kopiert sich bei neuen Bestellungen nicht selbständig nach unten.

Wenn schon SVERWEIS, dann nur mit Tabellen und strukturierten Verweisen:

Auch ein optimierter SVERWEIS kann nicht darüber hinwegtäuschen, dass Excel als Datenbankersatz missbraucht wird. Wo zwei Dynasets mit gemeinsamen Schlüsseln im Spiel sind, liefert der Spaltenverweis zumindest eine datenbankspezifische Relation, was für kleine Erfolgserlebnisse ausreicht. Aber – in Ermangelung besserer Werkzeuge werden jetzt in der Praxis Verweise im Dutzend erstellt, Verweisformeln über Tausende von Listenzeilen kopiert und ineinander geschachtelt. Das Ergebnis: Unüberschaubare Formelmonster, Performance-Verlust, riesige Datenmengen, um nur die harmlosen Auswirkungen von exzessivem SVERWEIS-Gebrauch zu nennen.

Umdenken ist angesagt: Wenn Sie einen SVERWEIS brauchen, werten Sie schon mindestens zwei Datenmengen über einen gemeinsamen Schlüssel aus, und meist werden Sie noch weitere Verknüpfungen brauchen. Informieren Sie sich über das Normalisieren (CODD), legen Sie ihre Tabellen so an, dass keine Redundanzen möglich oder nötig sind und verbinden Sie die Tabellen über Power-Query-Abfragen. Power Query bietet im Gegensatz zur "normalen" Formeltechnik die Möglichkeit, die Schlüsselspalten zu transformieren und Probleme mit Leerzeichen oder unpassenden Sonderzeichen zu beseitigen. Hier in Kurzform die Schritte, die den SVERWEIS aus dem zuvor gezeigten Beispiel überflüssig machen und durch eine Power-Query-Abfrage ersetzen:

  • Beide Listen (Bestellungen, Preisliste) zu Tabellen erklären und je eine Power-Query-Abfrage erstellen (Daten/Abrufen und Transformieren).
  • Die Schlüsselspalte in der Preisliste präparieren, eindeutige Werte sicherstellen (1:n)
  • Mit Kombinieren/Abfragen zusammenführen, beide Abfragen über einen Join kombinieren. Linker Join ist die häufigste Verbindungsart, alternativ gibt es auch den rechten oder inneren Join.
  • Die passenden Spalten in der verbundenen Tabelle öffnen, Abfrage schließen und laden.
  • Das Ergebnis ist eine dynamische Verknüpfung zwischen den beiden Tabellen mit einer sicheren, risikofreien 1:n-Verbindung.

4. Kampf den Formelmonstern

Wer seine Kalkulationen mit riesigen, undokumentierten Formelmonstern schmückt, die kein Mensch nachvollziehen kann, handelt nicht nur höchst unkollegial, er gefährdet das Unternehmen. Nicht selten legen solche Individuallösungen ganze Abteilungen lahm, wenn der Ersteller (unfreiwillig) ausfällt. Komplexe Formeln sollten immer kommentiert sein, Excel bietet dazu Notizen oder Kommentare an, die direkt in die Zelle eingefügt werden.

Noch besser: Vermeiden Sie Formelmonster. Anstatt mehrere Funktionen zu verschachteln, können Sie diese auch auf Spalten verteilen und alle bis auf die Ergebnisspalte ausblenden (s. Abb. 7).

WENN-Funktionen können einfach addiert werden:

=WENN(ODER(A2="Nürnberg";A2="München";A2="Augsburg");$H$1;"")&WENN(A2="Frankfurt";$H$2;"")&WENN(ODER(A2="Hamburg";A2="Bremen");$H$3;"")

Wenn Sie Berechnungen häufig und in verschiedenen Blättern brauchen, legen Sie globale Bereichsnamen mit Bezug auf die Formeln an (s. Abb. 8).

5. Dynamische Arrays nutzen

Dass Office 365 ständig neue Updates bekommt, macht nicht alle glücklich. Wer mit Standardversionen von Office 2016 oder 2019 arbeitet, kommt nicht in den Genuss der Neuerungen und Probleme mit versionsabhängigen Funktionen sind vorprogrammiert. Aber allein die dynamischen Arrays aus dem September 208-Update sind ein Update Wert. Hier Beispiele:

Die Funktion SORTIEREN() liefert einen dynamischen Array, der die sortierten Daten wiedergibt:

=SORTIEREN(Bereich;[Spalte];[Sortierreihenfolge];[nach Spalte])

 

Kombinieren Sie SORTIEREN() und FILTER(), übergeben Sie den gefilterten Bereich als Sortierbereich:

=SORTIEREN(FILTER(Tabelle2;Tabelle2[Monat]="Januar";"");SPALTEN(Tabelle2);1)

 

Auf die nächste Funktion haben Excel-Anwender lange gewartet: Was bisher nur mit komplexen und komplizierten Funktionsschachteln oder eben händisch mit Duplikate entfernen (Daten-Register) machbar war, lässt sich mit der dynamischen Array-Funktion EINDEUTIG() schnell und einfach erledigen:

=EINDEUTIG(Bereich;[anhand Spalte];[einmaliges Vorkommen])

Markieren Sie eine leere Zelle und geben Sie diese Formel ein. Sie erzeugt einen dynamischen Array mit allen eindeutigen Werten in Tabelle2, Spalte Produkt:

=EINDEUTIG(Tabelle1[Produkt])

Kombinieren Sie die Funktion mit SORTIEREN(), erhalten Sie eine sortierte Produktliste:

=SORTIEREN(EINDEUTIG(Tabelle1[Produkt];FALSCH;FALSCH))

Zu den Hauptabnehmern der Funktion EINDEUTIG() zählen natürlich Formularsteuerelemente, allen voran die Listen und Kombinationsfelder. Auch die Datenüberprüfungsliste braucht meist eine eindeutige Liste, und diese lässt sich über die Funktion schnell und komfortabel erzeugen.

6. Datenbank, wo Datenbank muss

Excel ist kein Datenbanksystem und hat auch keine Werkzeuge an Bord, die eine Massendatenhaltung und -pflege ermöglichen würden, die über eine sortierte oder gefilterte Datenliste hinausgeht. Durch die einfache Handhabung der Tabellenblätter mit simplen Zellverknüpfungen sah sich der Normalanwender auch nie genötigt, zwischen Datenhaltung und Datenauswertung zu unterscheiden, mit normalisierten Tabellen und Felddatentypen zu arbeiten und Begriffe wie Primärschlüssel, 1:n-Beziehung und Joins zu erlernen.

Obwohl mit Access von Anfang an ein ordentliches DBMS im Office-Paket zur Verfügung steht, zieht man lieber die Bastelei mit Excel vor. Viele Unternehmen sperren noch heute den Zugriff auf Access und erlauben keine userspezifischen Datenbanken. Stattdessen schiebt der Excel-Anwender immer größere Datenmengen mit Copy-&-Paste durch die Gegend. Fälle, in denen die automatische Berechnung abgeschaltet werden muss, damit sich Kalkulationen mit hunderten von Einzelblättern überhaupt noch öffnen lassen, sind kein Einzelfall. Wenn gar nichts mehr geht, rettet man, was zu retten ist mit VBA-Programmierung, was aber nicht selten genauso dilettantisch gehandhabt wird wie die Datenhaltung.

  • Schalten Sie um auf Datenbanktechnik, bevor es zu spät ist. Verwalten Sie große Datenmengen in Access und stellen Sie Verknüpfungen zu Excel über ODBC, Power Query oder Power Pivot her. Access bietet sich an, weil es im Office-Paket enthalten ist und im Unterschied zu SQL-Server oder anderen DBMS keine User-Lizenzen und keinen großen Installationsaufwand erfordert.
  • Bilden Sie Ihre Mitarbeiter im Datenbankdesign aus, lassen Sie sie den Umgang mit Normalformen, Beziehungen, Felddatentypen und Schlüssel üben.
  • Analysieren Sie Ihre Excel-Kalkulationen und schalten Sie eine Datenbank dazwischen, wenn der manuelle oder kalkulatorische Aufwand zu unübersichtlich wird.

Tipp: Die Krönung ist natürlich die Kombination Excel-Access-VBA. Mit der Makrosprache lassen sich Office-Verbindungen mit Word und PowerPoint realisieren, Dialoge mit dem Anwender gestalten und Prozesse aller Art automatisieren.

7. Power Pivot – die Alternative zum DBMS?

Mit Power Pivot startet Microsoft den Versuch, Datenbanktechnik in Excel zu integrieren. Nach dem Motto: Wenn die Excel-Anwender schon kein Access dürfen, stellen wir das DBMS halt in Excel bereit. Daten werden mit Power Pivot aus unterschiedlichsten Quellen importiert, über Schlüssel relational verknüpft (nur 1:n!) und über PivotTables und PivotCharts ausgewertet. Dieses Datenmodell ist ein Schritt in die richtige Richtung: Das Datenmodell akzeptiert riesige Datenmengen, Felddatentypen sind eindeutig, mit DAX steht eine hochentwickelte Funktionssammlung mit Kontrollstrukturen (Bedingungen, Schleifen etc.) zur Verfügung. Für den Excel-Normalanwender kann Power Pivot den Ausstieg aus "Malen nach Zahlen" hin zu IT-gerechter Datenhaltung bedeuten.

Aber: Power Pivot ist nicht der Schlüssel zur Datenhaltung mit Excel und schon gar nicht die optimale Business-Intelligence-Lösung. Mit Power Pivot werden keine Daten erfasst. Der Anwender hat nur die Möglichkeit, Quelldaten zu verwalten und zu analysieren. Werden die Daten aus ERP-Systemen oder per CSV geliefert, gibt es keine Möglichkeit, sie mit Power Pivot zu editieren.

DAX ist eine gigantische Formelsprache, leider aber auch sehr schwer zu erlernen. Wer Zeit und Gelegenheit hat, kann sich alternativ dazu auch in VBA einarbeiten. VBA bietet als vollwertige Programmiersprache weit mehr Möglichkeiten (Office-Integration, Dialog per UserForms u.a).

Access kann mehr als Power Pivot. Wenn Sie sich schon vom Excel-Anwender in Richtung Datenbankdesign entwickeln, lernen Sie gleich Access. Große Datenmengen sind auch für Access kein Problem, ebenso die unterschiedlichsten Quellsysteme. Mit Access schreiben Sie SQL-Abfragen, die Power Pivot nicht kann:

Abfrage SQL
Zwei Tabellen zusammenfügen SELECT * FROM Tab1 UNION SELECT * FROM Tab2
Daten in eine andere Tabelle schreiben INSERT INTO tab1 SELECT * FROM Tab2
Daten in gleichen Feldern ersetzen UPDATE Tab1 SET Tab2.Feld1 = “xy”

8. Power Query nutzen!

Power Query ist das beste Werkzeug, das Excel seit der Einführung der PivotTable anbietet. Nach dem ETL-Prinzip (Extrahieren, Transformieren, Laden) holen Sie Daten aus unterschiedlichsten Quellen – von CSV bis SAP Hadoop, aus allen Datenbanksystemen, SharePoint, Azure, sogar aus Facebook, transformieren diese in einem eigenen Editor, der sogar eine eigene Programmiersprache (M) zur Verfügung stellt und laden die Ergebnisse als Tabellen nach Excel. Die geniale Idee hinter Power Query: Alle Schritte vom Import bis zur letzten Transformation werden – ähnlich wie beim VBA-Makrorecorder – in einer Art Skript aufgezeichnet, der ganze Prozess lässt sich als editierbare Abfrage speichern.

Mit Power Query sollte das risikobehaftete Copy-&-Paste von Daten der Vergangenheit angehören. Auch die Aufbereitung von "Datenmüll", den uns die ERP-Systeme gerne bescheren, stellt Power Query vor keine größeren Aufgaben, und SAP-User werden Spezialtechniken wie "Entpivotieren" zu schätzen wissen.

Wie oben beim "SVERWEIS-Bashing" schon gezeigt, bietet auch Power Query die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu "joinen", d. h. über einen Schlüssel relational zu verbinden. Power Query kann aber noch mehr: Mit der Möglichkeit, Daten ähnlich dem SQL-Befehl UNION zusammenzufügen, ist es sogar Power Pivot überlegen. Was weder Excel noch Power Pivot kann, nämlich Daten "zusammenzukleben", ist in Power Query relativ einfach machbar. Voraussetzung ist wie bei UNION auch, dass die Daten in puncto Felddatentyp und Spaltenzahl übereinstimmen.

  • Holen Sie alle Datenquellen als Abfrage in den Power Query-Editor (Daten/Abrufen und Transformieren).
  • Markieren Sie die Hauptabfrage und wählen Sie Kombinieren/Abfragen zusammenführen. Geben Sie an, welchen Abfragen Sie mit dieser ersten Abfrage kombinieren möchten.
  • Sie können die erste Abfrage als Container für alle Daten verwenden oder eine neue Abfrage generieren.

Und noch ein Highlight: Sollten die Daten auf verschiedene Dateien und Ordner verteilt sein, können Sie einfach den übergeordneten Ordner einlesen. Power Query sammelt alle Dateien, über den Editor lassen sich einzelne Spalten noch transformieren oder berechnen.

9. Diagramme: dynamisch und regelkonform

Diagramme dürfen keine Zeit kosten. Wenn die PowerPoint-Präsentation zum Quartalsergebnis 10 Minuten Vortrags-, aber fünf Tage Vorbereitungszeit braucht, dann läuft etwas falsch. Reporting ist mittlerweile standardisiert und für Charts gibt es klare Vorgaben. Sehen Sie sich die SUCCESS-Regeln von Prof. Rolf Hichert an und setzen Sie diese im Unternehmen, in der Abteilung oder im Team angemessen um [1]. Angemessen heißt, die Relation zwischen Aufwand und Ergebnis wahren.

Falls Sie noch mit der "alten" Diagrammtechnik von Excel arbeiten und den Umstieg auf Power BI nicht oder noch nicht wagen können, beachten Sie folgende Regeln:

  • Diagramme müssen immer Tabellen oder PivotTables als Basis haben. Wenn das Diagramm seine Daten aus einer Liste bezieht, kann es sich nicht selbständig an Änderungen in der Datenbasis anpassen.
  • Legen Sie mit dem Zellzeiger in einer PivotTable ein Chart an, erhalten Sie automatisch ein PivotChart, das dynamisch auf Änderungen in der Datenbasis reagiert. Schalten Sie die Filterelemente im PivotChart aus, lassen sich diese genauso wie "normale" Diagramme gestalten.

Für die Skalierung von Diagrammen gibt es einen nützlichen Trick: Wenn Sie ein PivotChart verkleinern, wird das Ergebnis langsam aber sicher unbrauchbar, weil die Schriftgröße der Titel und Achsentitel nicht proportional verringert wird:

  • Passen Sie die kleine Symbolleiste an, fügen Sie das Symbol "Kamera" hinzu.
  • Positionieren Sie das Diagramm genau auf den Gitternetzlinien der Tabelle, ziehen Sie dazu die Ecken mit gedrückter [Alt]-Taste. Zeichnen Sie das Diagramm so groß wie möglich.
  • Markieren Sie mittels Tastatur den Hintergrund des Diagramms ([Umschalt]-Taste festhalten, Zellzeiger mit den Cursortasten ziehen).
  • Klicken Sie auf die Kamera. Setzen Sie das "Foto" an der Stelle ab, an der Sie es brauchen. Das Foto lässt sich beliebig verkleinern.

10. Power BI und Excel

Power BI ist eine BI-Plattform, die Microsoft in Konkurrenz zu BI-Systemen wie Tableau, Qlik View oder SAP Business Objects etabliert hat. Das Basiswerkzeug Power BI Desktop gibt es kostenlos, es enthält Power Query, Power Pivot mit DAX und eine Visualisierungsebene mit Chartwerkzeugen (Visuals). Mit der Cloud-Plattform wird Power BI zum offenen Reporting-System mit interaktiven Berichten und Dashboards, Gateways und mobilen Diensten.

Visuals sind nicht nur elegant, sondern auch einfach zu positionieren und sehr flexibel bei Größenanpassungen. Die Gestaltungswerkzeuge sind nicht ganz so ausgefeilt wie in Excel, das Ausarbeiten der Visuals ist teilweise sehr mühsam. Aber neben den Visuals von Power BI wirken Excel-Diagramme sehr altbacken.

Das heißt aber nicht, dass alle Excel-Anwender auf Power BI umstellen müssen. Power BI ist ein Reporting-System mit Datenimport- und Transformationsfunktionen. Es gibt nur Tabellen, DAX-Formeln und Visuals, keine Zellbereiche, keine dynamischen Bereichsnamen, keine Formularelemente. Excel durch Power BI zu ersetzen würde bedeuten, die Flexibilität der Tabellenkalkulation aufzugeben und auf viele kleine Helferlein zu verzichten (Datenüberprüfung, Zielwertsuche, Gliederungsebenen, Hyperlinks, Kommentare u.v.a.). Es gibt auch keinen Grund, Business Intelligence ohne Excel zu betreiben:

  • Erstellen Sie Ihre Datenmodelle in Excel. Nutzen Sie die Flexibilität der Tabellenkalkulation für die Aufbereitung der Daten und für den Dialog mit dem User. Transformieren und kombinieren Sie Daten mit Power Query.
  • Größere Datenmengen aus Big Data (Datenbanken, ERP-Systeme, SAP, SharePoint u.a.) können Sie mit Power BI Desktop einlesen. Power Pivot macht Sinn, wenn Sie die Ergebnisse mit PivotTables und PivotCharts verdichten (werden von Power BI auch akzeptiert).
  • Verwenden Sie Power-BI-Visualisierungen für das Reporting. Mit Power BI Desktop erstellen Sie PDFs, für größere Aufgaben legen Sie Konten für die User an und arbeiten in der Cloud.

Fazit

Excel wird auch in den nächsten Jahren das beliebteste Anwenderprogramm bleiben. In puncto Flexibilität bleibt die Tabellenkalkulation unerreicht. Wer sich aber auf "old ways" versteift und nichts dazulernt, hat in den Zeiten von Big Data schlechte Karten. Begreifen Sie Excel als Client für externe Daten, trennen Sie konsequent Datenhaltung und Datenauswertung und achten Sie auf Transparenz, damit Ihre Arbeit Bestand hat.

Quellen

1 IBCS – SUCCESS-Regeln

Autor

Ignatz Schels

Ignatz Schels ist Technik-Informatiker, Spezialist für Microsoft Office-Programme, VBA-Programmierer und zertifizierter Projekt-Fachmann (GPM/IPMA).
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