Die rudimentäre Variante, zum Beispiel für eine reine Rechnerraumkonfiguration, sehen Sie in Abb.2. Racks stehen in einem Raum und Räume befinden sich in einem Gebäude. Alles andere wird zunächst weggelassen.

Da jedes Element nur einmal angelegt wird, sollte man bei der einmaligen Dokumentation präzise sein: Die genaue Adresse, die Ansprechpartner (für Zutritt oder Alarmierung), eine Telefonnummer der Nebenstelle im Rechnerraum, usw. Denken Sie bitte an den Worst Case: Im schlimmsten Fall müssen nicht Sie sich zurechtfinden, sondern Personen, die unter Umständen noch nie in den Räumlichkeiten waren!

Wie mit fehlenden Angaben umgehen?

Viele Dokumentationsprojekte haben Startprobleme: Es gibt keine eindeutige Bezeichnung von Räumen, keine Raumnummern. Daher kann mit der Dokumentation der Standorte nicht fortgefahren werden. Das Projekt scheint von Anfang an festzustecken. 

Unser Tipp: Warten Sie nicht darauf, im Zweifel erfinden Sie eine Nomenklatur. Verwenden Sie Alias-Namen und schreiben Sie notfalls eine sprechende Erklärung in ein Bemerkungsfeld ("zweiter Raum rechts neben Lift im ersten Stock, Raumnummer unklar"). In Serverräumen können Sie, sollte es untersagt sein, außen Kleber anzubringen, auf die Türinnenseite ein Plakat kleben (s. Abb.3).

Bleiben Sie eindeutig!

Haben Sie sich für eine Datenbank als Plattform ihrer zukünftigen IT-Dokumentation entschieden, müssen Sie sich zumeist keine Gedanken um die primäre ID ihrer dokumentierten Objekte machen. Sind jedoch Excel, Wiki, Word und Visio die Werkzeuge der Wahl, obliegt die Aufgabe Ihnen und Ihrem Team: Eine unternehmensweit eindeutige Laufnummer ist nicht nur sinnvoll, sondern notwendig. Wir sprechen hier nicht von der Seriennummer eines Gerätes oder von Hostnamen – jede Form der Redundanz kommt in der Praxis, gewollt oder ungewollt, vor. Selbst doppelte Mac-Adressen sind "dank" Virtualisierung möglich, wir müssen uns also ein eigenes System der ID-Vergabe ausdenken. Klug gewählt, wird damit auch ein späterer Import in ein Datenbanksystem extrem vereinfacht!

Wie kann es von hier aus weitergehen?

Mit den dokumentierten Standorten kann man schon eine Menge anfangen:


• Raumpläne
: Zeichnen Sie die geschaffene Raumstruktur in Pläne ein, um sich zurechtzufinden. Software kann das entweder mit hinterlegten Bildern oder Plänen aus CAD-Programmen. Später werden Sie in die Pläne wahrscheinlich die genauen Standorte von Anlagen, Racks, aber auch die WLAN-Abdeckung einzeichnen wollen.

• Rack-Management
: Ein Plan eines Racks ist oft Gold wert. Hier stößt man mit manuellen Methoden schnell an die Grenzen der Wartbarkeit, doch sicherlich gibt es Situationen, in denen man sich gerade diese Darstellung wünscht.

• Facility Management
: Verwalten Sie nicht nur Räume, sondern auch Arbeitsplätze, Benutzer, Telefonnebenstellen, bis hin zur Inventur von Tisch, Stuhl und Feuerlöscher. Wobei anfangs das Hauptaugenmerk sicher auf wichtigen IT-Komponenten liegen sollte! 

• Dokumentieren der betrieblichen Anlagen: 
Feuerlöscher, USV-Anlagen, Netzersatzanlagen, Klimaanlagen, etc. haben eines gemeinsam: Eine Prüfplakette, oft vom TÜV ausgestellt, die Auskunft darüber gibt, wann die nächste Überprüfung stattfinden muss. Teils sind versicherungstechnische, teils gesetzliche, oder einfach betriebliche Notwendigkeiten der Hintergrund, diese Termine nicht zu übersehen. Die Dokumentation sollte im Idealfall an diese Termine automatisch erinnern können, ein Report, was im Folgemonat an Überprüfungen einzuplanen ist, erleichtert die Arbeitsplanung.
• Verkabelungsmanagement
: Oft ist es nötig, die Kabelverbindungen zu dokumentieren. Vor allem beim Patchen eine große Hilfe zur immer wiederkehrenden Frage: Welche Strippe kann abgesteckt werden? Unabhängig davon, ob Sie Strom- oder Netzwerkverbindungen abbilden wollen, stellt sich die Frage: ist das nun der richtige Zeitpunkt? Wir meinen: Nein. Später dazu mehr.

Was brauchen wir mindestens, um eine pragmatische Netzwerkdokumentation zu schaffen, die einerseits nicht bis ins letzte Detail geht, die jedoch genügt, um zu einem späteren Zeitpunkt auf die Informationen zurückgreifen zu können?

Die IP-Netzwerke (OSI Layer 2 + Layer 3)

IP-Ranges werden als eigene Netze dokumentiert. Diese Netze wurden auch ausführlich geplant, mit großer Mühe umgesetzt und sind zumeist auf veralteten Visio-Grafiken zu finden. Eine dateibasierte Dokumentation wird gerne bei Neuprojekten durchgeführt, bei Änderungen wird hingegen gerne auf die Aktualisierung verzichtet. Zukünftige Anwendungsfälle profitieren jedoch von aktueller Information. Später werden weitere Netzwerkgeräte – egal ob physisch oder virtuell – mit diesen Netzen verbunden. Als Ergebnis erhalten Sie eine Gesamtübersicht über verwendete bzw. freie IP-Adressen, eine Übersicht über verwendete Ports, und mit ein paar Scripts die Möglichkeit, verschiedene Abfragen und Automatismen direkt aus der Dokumentation auf den Geräten durchzuführen (PING, NSLOOKUP, weitere Scripts, ...).

Die VLANs

VLANs findet man in immer mehr Organisationen und diese bedürfen einiger Organisation und Dokumentation, will man den Überblick über die korrekte Konfiguration der Router und Endgeräte behalten. VLANs werden mit den entsprechenden IP-Netzen verbunden. 

Mit dokumentierten Servern können Sie also sowohl in die Tiefe der Details gehen, als auch weiter in die Welt der Services und Applikationen.

Wir schlagen als Reihenfolge wieder vor, jene Objekte zuerst zu dokumentieren, die eventuell wieder verwendet werden, also virtuelle Geräte erst nach der Hardware. Und Cluster, die aus mehreren Servern bestehen, erst danach.

Was soll man auf jeden Fall bei Servern dokumentieren?

Gehen wir vom Worst Case aus: Ein Server muss neu aufgebaut werden, um eine spezielle Funktion im Netzwerk zu erfüllen. Das Backup kann nicht verwendet werden und jene Person, die den Server aufgebaut hat und laufend wartet, ist ebenfalls nicht verfügbar. Nun muss mit Personal improvisiert werden, doch die handelnden Personen müssen in kürzest möglicher Zeit die Dokumentation lesen, verstehen und danach handeln können.

Neben der Hardwarekonfiguration, physisch oder virtuell, muss daher einmal der Standard, ab dem verändert wurde, bekannt sein. Danach sind die individuellen Eigenschaften des Gerätes hervorzuheben. Alles, was nicht dem Standard entspricht um eine spezielle Funktion zu erreichen, ist es wert, dokumentiert zu werden.

• Hardwaredetails
• Standort: durch unsere Vorarbeit mit 2 Mausklicks getan
• Netzwerkanbindung: ebenso einfach
• Ansprechpartner
• Speicherkonfiguration
• Betriebssystem, Software, Versionen: 
Spätestens ab diesem Punkt ist es sinnvoll, über ein automatisches Discovery nachzudenken. Software in der jeweils aktuellen Version manuell zu dokumentieren ist aufwändig, die Zeit benötigen wir an anderer Stelle!
• Storage-Anbindung: Ebenso keine einfache manuelle Tätigkeit, wenn die Daten nicht automatisiert geliefert werden können.