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Ines Bahr 19. Februar 2019

Digitalisiere dein kleines und mittelständisches Unternehmen mit Cloud-Software

Cloud-Technologien treiben die digitale Transformation in Unternehmen an. Durch die Auslagerung von Software in die Cloud entstehen zahlreiche Vorteile, die Unternehmen nutzen sollten. Die Wahl der richtigen Software ist hierfür entscheidend.

Cloud-Lösungen sind je nach Bedarf des Unternehmens skalierbar. Aufgaben, die Kompetenz, Fachpersonal und Zeitaufwand fordern (Installation, Konfiguration, Datensicherung, Software-Updates etc.), können ausgelagert werden. Unternehmensdaten sind von überall aus verfügbar und mobiles Arbeiten wird unterstützt. Gleichzeitig haben KMU durch den Einsatz von Cloud-Software einen relativen Kostenvorteil, da die Kosten für Cloud-Software auf monatlicher Basis entstehen und das Risiko einer Fehlinvestition somit geringer ist als bei installierter Software.

Die Digitalisierung der Bereiche Customer-Relationship-Management, Human Resources, Enterprise Resource Planning, Projektmanagement und Business Collaboration hat nach einer Untersuchung den größten Mehrwert für Unternehmen. Mindestens diese Bereiche sollten in jedem Unternehmen digitalisiert sein. Hier ergeben sich viele Vorteile durch eine Auslagerung in die Cloud.

Ein CRM-System fördert die Kundenzufriedenheit und Kundentreue, wodurch der Umsatz und die Rentabilität optimiert werden. Vor allem bei Kundenbesuchen sind Cloud-Lösungen praktisch, da alle Kundendaten und -vorgänge vor Ort eingesehen und aktualisiert werden können. Bei HR-Software aus der Cloud ist die Möglichkeit, ein Self-Service-Portal anzubieten, ein besonders wichtiger Faktor. Bewerber können sich über das Internet einloggen und ihre Daten und Bewerbungsunterlagen selbst einstellen. Weiterhin haben Manager und Teamleiter von überall aus Zugriff auf Mitarbeiterdaten, um diese zu aktualisieren oder Feedback zu verfassen. In Unternehmen mit mehreren Niederlassungen vereinfacht Cloud-Software die Zusammenarbeit untereinander erheblich. Projektmanagement- und Kollaborations-Software aus der Cloud macht alle Vorgänge und Änderungen zu einem Projekt für alle Beteiligten in Echtzeit sichtbar, was die Projekttransparenz und Kommunikation im Unternehmen verbessert. Supply-Chain-Management- und ERP-Systeme optimieren Geschäftsprozesse, Informationsflüsse und organisatorische Strukturen im Unternehmen. Supply-Chain-Management-Software umfasst die Verwaltung aller Prozesse entlang der Lieferkette (Beschaffung, Produktion und Vertrieb) vom Lieferanten bis zum Kunden. ERP-Software setzt sich zusätzlich aus Modulen zu Projektmanagement, CRM, Personalmanagement, Finanzbuchhaltung und Marketing zusammen. Idealerweise deckt ein ERP-System sämtliche Unternehmensbereiche ab. Daher gelten die Vorteile von CRM-, HR- und Projektmanagement-Software aus der Cloud in gleicher Weise für ERP.

Aus jedem dieser 5 Bereiche werden im Folgenden Cloud-Produkte vorgestellt, die sich für den Einsatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen besonders gut eignen. Die meisten Softwareanwendungen fallen in mehrere Kategorien und eine klare Abgrenzung ist nicht möglich.

Projektmanagement und Business Collaboration

factro

Die cloudbasierte Aufgaben- und Projektmanagement-Software factro ist für Unternehmen jeder Größe geeignet. factro bietet unterschiedliche Projektansichten, zwischen denen Nutzer per Klick wechseln können: Neben Tabellenansicht, Kanban-Board und Gantt-Diagramm (mit Meilensteinen und Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen) gibt es auch einen Projektstrukturbaum. Für den Projektstrukturbaum führt factro eine Gliederungsebene zwischen Projekten und Aufgaben ein, sogenannte Aufgabenpakete, welche wiederum einzelne Aufgaben oder weitere Aufgabenpakete enthalten. Der Projektstrukturbaum ist das optische Markenzeichen von factro.

Es gibt Checklisten mit Fortschrittsbalken, eine Deadline-Ampel und Funktionen zur Zeit- und Leistungserfassung. Die übersichtliche Webplattform ist ohne Einarbeitung intuitiv bedienbar, außerdem stehen Videoanleitungen und kostenlose Webinare zur Verfügung. Im Best Practice Store erhalten Nutzer Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu verschiedenen unternehmensrelevanten Themen sowie von Experten entwickelte Projektvorlagen. Benachrichtigungen informieren in Echtzeit und ohne E-Mails über Änderungen und Nutzer sehen im zentralen Dashboard auf einen Blick, welche Aufgaben aktiv, in Planung oder bereits abgeschlossen sind. Alle Server des Anbieters befinden sich in Deutschland, es gelten also für alle Daten die deutschen Datenschutzrichtlinien und das Tool ist zu 100 Prozent DSGVO- und BDSG-neu-konform. factro ist ein hervorragendes Tool für das Projektmanagement im Team, das leider einen großen Nachteil aufweist: Die Anwendung verfügt bisher über keine Schnittstellen zu Tools von Drittanbietern. Daher kann es umständlich sein, Daten beim Wechsel von zuvor genutzten Projektmanagement-Lösungen zu factro zu migrieren.   

Für factro stehen vier verschiedene Preispakete zur Auswahl. Der kostenlose Basic-Tarif ist für kleine Teams mit maximal 10 Nutzern geeignet und bietet alle grundlegenden Funktionen zur Aufgabenverwaltung. Das Team-Paket für kleine bis mittelgroße Teams bietet weitere Funktionen wie Echtzeit-Benachrichtigungen und ein Rechtesystem zur Vergabe von Lese- und Bearbeitungszugriffsrechten. Im Business-Paket stehen ein persönliches Dashboard mit Echtzeit-Newsfeed, anpassbare Vorlagen, Gantt-Diagramme und weitere erweiterte Funktionen zur Verfügung. Die Professional-Version dient der Verwaltung größerer Teams, Abteilungen oder ganzer Unternehmen und bietet u. a. Funktionen für Leistungserfassung und Controlling sowie einen Kalender mit Outlook-Synchronisation.

Wimi

Wimi ist eine All-in-one-Lösung für die effektive Zusammenarbeit in Teams. Das Tool ist für Unternehmen jeder Größe geeignet, sehr einfach zu implementieren und verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche. Wimi bietet neben zahlreichen Kollaborationsfunktionen wie Kommentaren, Chat, Videokonferenzen usw. auch einen Kalender und Funktionen für Filesharing, Aufgabenmanagement, Portfoliomanagement und Zeiterfassung. Projekte können in Listen oder Gantt-Charts abgebildet werden, sodass Nutzer unkompliziert den Fortschritt eines Projekts überprüfen, den Status aller zugehörigen Aufgaben anzeigen sowie Termine und Meilensteine verfolgen können. Nutzer loben die vielen Features für die Teamzusammenarbeit. Vor allem macht die Zusammenarbeit in der Software Spaß. Das Tool bietet Integrationen mit Google Apps, Office 365, diversen Filesharing-Diensten, MailChimp, Slack, Asana, Trello, Jira, GitHub, Basecamp und vielen mehr. Ein weiterer Vorteil der Software ist der Sicherheitsaspekt: Wimis Datenzentren stehen in Frankreich und die Daten werden mit einer 256-Bit-SSL-Verschlüsselung übertragen. Das Tool kann auch auf deutsch genutzt werden.

Wimi kann für 3 Nutzer mit 10 GB Speicherplatz und 8 Workspaces kostenlos verwendet werden. In einer kostenpflichtigen, aber sehr günstigen Version erhalten Unternehmen eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern und Workspaces, 250 GB Speicherplatz und Integrationen mit Google Apps, Office 365 und Filesharing-Diensten. Für eine etwas teurere Version gibt es zusätzlich mehr als 20 weitere Service-Integrationen.   

CRM & ERP

weclapp ist ein Cloud-CRM-Tool, welches seinen Nutzern vielfältige Funktionalitäten aus den Bereichen Kundenmanagement, Marketing und Vertrieb bietet. Zum Angebot gehören unter anderem Kontaktmanagement, Kampagnenmanagement, Lead- und Chancenmanagement, Chat-Funktionen, Apps für Android und iPhone sowie Integrationen mit Magento, MailChimp, Shopware, Gmail und Office 365. Neben der Funktionsvielfalt und dem ansprechenden und modernen Design besteht ein weiterer Vorteil in der Möglichkeit, das Tool um ERP-Module zu ergänzen. Werden ERP-Funktionen im Unternehmen gewünscht, muss somit kein neues Programm eingeführt und erlernt werden.

Unternehmen, die an der weclapp-ERP-Lösung interessiert sind, erhalten alle Funktionen, die im CRM-Modul angeboten werden, automatisch und ohne Aufpreis dazu. weclapp bietet die zwei verschiedenen Module ERP Dienstleistung und ERP Handel an. ERP Dienstleistung ist auf IT-Dienstleister, Agenturen und Beratungen zugeschnitten und bietet Funktionen aus den Bereichen Auftragsmanagement, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Dokumentenmanagement, Zeit- und Leistungserfassung sowie Finanzbuchhaltung und Banking. ERP Handel richtet sich nach den Bedürfnissen von Händlern, Produzenten und Onlineshops und stellt zusätzlich zu allen Funktionen des Dienstleistungs-Moduls noch Funktionen für Beschaffung, Lagerverwaltung, Produkt- und Artikelverwaltung, Shopanbindung und POS bereit. Der größte Vorteil neben der Funktionsvielfalt ist die bedürfnisorientierte Bereitstellung spezifischer Funktionen. Dadurch können die Anforderungen der Handels- oder Dienstleistungsunternehmen besser erfüllt werden.

HubSpot CRM

HubSpot CRM ist für 1.000.000 Datensätze ohne Begrenzungen bei Nutzerzahl und Speicherplatz kostenlos. HubSpot bietet neben dem Kontakt- und Kundenmanagement das automatische Protokollieren von Vertriebsaktivitäten sowie Funktionen zur Vertriebsautomatisierung und bildet den Verkaufstrichter ab. Das CRM-System ist nicht das Produkt, mit dem HubSpot Geld verdienen will: Das Ziel des Anbieters ist es, über die kostenlose CRM-Software Unternehmen für die weiteren Produkte HubSpot Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub zu gewinnen. HubSpot zieht Daten über Personen unter anderem aus ihren Internetaktivitäten und aus E-Mail-Engagement-Raten. Dadurch müssen Daten nicht mehr von einem Vertriebsmitarbeiter in das CRM eingegeben oder hochgeladen werden. Das Tool konzentriert sich auf wesentliche CRM- und Vertriebsfunktionen und ist damit gut für Unternehmen geeignet, die vorher noch keine CRM-Software genutzt haben. Interessant ist außerdem die mögliche Integration mit weclapp. Mobile Apps sind für Android und iPhone verfügbar. HubSpot hat eine Niederlassung und somit einen Ansprechpartner in Deutschland.

 

Personalmanagement

rexx systems

Die Personalmanagement Software rexx systems aus Hamburg kann wahlweise als Cloud- oder On-Premise-Lösung betrieben werden. Die Anwendung optimiert Prozesse, schafft eine höhere Transparenz in Personalprozessen und übernimmt zeitaufwendige Routineaufgaben. So können Mitarbeiter Anträge auf Stammdatenänderungen, Urlaube oder Seminare selbstständig im Self-Service-Portal erstellen. Personalverantwortliche können diese Daten anschließend mit einem Klick in die digitale Personalakte übernehmen. Die Software erinnert Nutzer automatisch an wichtige Ereignisse wie den Ablauf von Probezeiten oder Jubiläen. rexx systems bietet neben dem Self-Service-Portal und den Erinnerungen vielfältige Funktionen aus den Bereichen digitale Personalakte, Stellenplan, Zeitwirtschaft, Gehaltsabrechnung und Enterprise Social Network.

Die digitale Personalakte von rexx systems enthält alle Informationen über die Mitarbeiter (Entwicklung, Organisationszugehörigkeit, Fehlzeiten, Urlaub, Kostenstelle, usw.) und bietet eine fortgeschrittene Suchfunktion an, mit der einfach und schnell nach Kontakt- oder Gehaltsdaten, Informationen zur Gehaltsentwicklung, Schriftverkehr, E-Mails und mehr gefiltert werden kann. Mit rexx Stellenplan können Planstellen, Stellenbeschreibungen und die Besetzungssituation des Unternehmens visuell im rexx Orgtree dargestellt werden. Mitarbeiter können per Drag-and-drop auf freie Planstellen gesetzt werden. Im Zeitwirtschafts-Tool von rexx systems lassen sich Arbeitszeiten über verschiedene Unternehmensstandorte hinweg erfassen. Mitarbeiter können Urlaube, geschäftliche Reisen usw. selbst eintragen und werden bei Genehmigung benachrichtigt. rexx systems hat Schnittstellen zu Gehaltsabrechnungs-Software wie DATEV, ADP, SAP, Exact, LOGA, Veda, Sage, BMD und Abacus. Weiterhin können Reporte über beispielsweise Durchschnittsgehälter und Gehaltsentwicklungen in rexx systems erstellt werden, die für das Talent-Management eine wichtige Rolle spielen. Im Enterprise Social Network von rexx system wird Mitarbeitern ein Newsfeed (ähnlich wie der Newsfeed bei Facebook) angeboten, in dem Mitarbeiter Beiträge posten können. Durch die sozialen Interaktionen wird die Mitarbeiterbindung gefördert.

rexx systems überzeugt durch seine Funktionsvielfalt, einfache Bedienung und schnelle Erlernbarkeit. Als großer Nachteil des Tools ist die fehlende Preistransparenz anzusehen. Preise werden vom Hersteller nicht angegeben. Außerdem sind einige Zusatzservices kostenpflichtig.  

Autorin

Ines Bahr

Ines Bahr führt Software-Studien durch und schreibt Artikel für den Capterra-Blog und diverse Magazine. Ihre Schwerpunkte liegen auf den Themen Projektmanagement, Cloud-Technologien und der digitalen Transformation von...
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