10 Tipps für Zeitmanagement im agilen IT-Alltag
Mehr Zeit für mich!
Unser Alltag ist schneller geworden. Komplexer. Und unplanbarer. Nicht nur im Beruf – auch privat hat unser Lebenstempo angezogen. Es fällt vielen Menschen zunehmend schwer, die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen. Und dann noch Zeit für sich selbst zu haben. In 10 Schritten können Sie Ihren Stress in den Griff bekommen.
Schritt 1: Entdecken Sie Ihr persönliches Stresslevel
Was antworten Sie auf die Frage eines Kollegen oder Bekannten "Wie geht es Dir?" Fallen Sie – wie die meisten Zeitgenossen – fast schon automatisch in die Floskel "Ich bin im Stress!"? Achtung! "Im Stress" zu sein ist heutzutage fast schon ein Aushängeschild für "Ich bin wichtig!" und scheint immer mehr die einzig richtige Antwort zu sein. Denn Menschen, die antworten "Alles gut, bin total entspannt!" werden nicht nur seltsam angeschaut. Sondern müssen gleich noch mit Zusatzaufgaben rechnen ("Du hast ja Zeit!"). Seien Sie sich selbst mal ganz ehrlich gegenüber: wie gestresst sind Sie tatsächlich? Woran Sie das merken? Hier ein paar Hilfsfragen:
- Ich kann abends gut abschalten.
- Ich treffe mich regelmäßig mit Freuden und genieße die gemeinsame Zeit.
- Ich trinke keinen oder nur wenig Alkohol.
- Ich habe Zeit für meine Hobbys.
- Ich verbringe ausreichend Zeit mit meiner Familie.
- Ich schlafe nachts durch.
- Meine Arbeit macht mir Spaß.
- Ich fühle mich insgesamt betrachtet ziemlich gut.
Sie haben alle 8 Fragen mit "Ja" beantwortet? Glückwunsch. Ihr Stresspegel ist auf einem gesunden Niveau. Klar hat jeder von uns mal viel um die Ohren, mal Termindruck oder schläft schlecht. Sie haben öfters als viermal "Nein" geantwortet? Nehmen Sie diesen Artikel zum Anlass, über Ihre Belastungen nachzudenken und JETZT den Schalter umzulegen!
Schritt 2: Entdecken Sie Ihre persönlichen Stressfaktoren
Lösen Sie sich davon, wovon "man" gestresst ist. So unterschiedlich wir Menschen sind, so unterschiedlich ist auch das, was "unter Druck" bringt. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre persönlichen Stressfaktoren, beispielsweise mit der "Stresslandkarte".
Und die geht so: Nehmen Sie ein großes Blatt Papier (DIN A3) und schreiben Sie in die Mitte des Blattes Ihren eigenen Namen. Notieren (oder skizzieren) Sie um Ihren Namen herum alle Bereiche, Personen, Themen, Aktivitäten und Aufgaben, die in Ihrem Leben eine Rolle spielen. Dicht an Ihren Namen schreiben Sie, wer und was Ihnen nahe steht. Je weiter nach außen zum Blattrand Sie kommen, desto weniger berühren diese Dinge und Personen Sie.
Bewerten Sie anschließend jeden Eintrag (Bereich, Aufgabe, Person …) mit 0 bis 5 Punkten. Dabei stehen 5 Punkte für einen hohen Stressfaktor, 0 Punkte für keinen Stress. Markieren Sie mit einem Minus- beziehungsweise Pluszeichen, ob Sie jeweils Kraft in den entsprechenden Bereich investieren müssen (−) oder ob Sie Kraft daraus schöpfen (+).
Diese Zeichnung verschafft Ihnen einen guten Überblick über Ihre größten Kraftfresser und zeigt Ihnen wie eine Landkarte, wo für Sie der richtige Weg für mehr Energie und Zufriedenheit liegt.
Schritt 3: Entdecken Sie Ihre persönlichen Zeitfresser
Erkunden Sie zudem, wohin Ihre wertvolle Lebenszeit (Arbeitszeit, aber auch Zeit im Privaten) fließt. Und welche Aktivitäten Sie dabei als echte Zeitverschwendung einstufen. Hilfreich ist dabei die schlichte Frage: "Womit vergeude ich derzeit meine Zeit?" Sammeln Sie Ihre Antworten schriftlich und seien Sie maximal ehrlich. Werfen Sie bei Ihrem Brainstorming den inneren Kritiker, der sagt "Da kannst Du doch eh nichts ändern!" weit weg. Zum Ändern kommen wir später – jetzt geht es zunächst um eine Bestandsaufnahme.
Schritt 4: Kreativer Chaot oder Systematiker? Entdecken Sie Ihren individuellen Organisations-Stil
Sind Sie eher der Kreative Chaot oder der systematische Macher? Kreative Chaoten beißen sich am klassischen Zeitmanagement (Listen schreiben, Prioritäten vergeben, abarbeiten) die Zähne aus. Der Grund? Diese Herangehensweise widerspricht so völlig ihren Präferenzen, wie sie Aufgaben am liebsten lösen. Denn als flexible, spontane Ausprobierer oder als empathische Unterstützer sind die klassischen Methoden zu starr und erzeugen statt Entlastung nur mehr Frust. Lösen Sie sich in Ihrem persönlichen Zeitmanagement davon, wie "man" es macht. Gerade als Kreativer Chaot, als Out-of-the-Box-Denker und Bunter Vogel brauchen Sie viel Abwechslung. Finden Sie heraus, wie Sie ticken, und was das für Ihr individuelles Zeitmanagement bedeutet – dafür gibt es einen Selbst-Check mit Sofort-Tipps für Ihr individuelles Zeitmanagement [1].
Schritt 5: Agil oder planbar? Nehmen Sie Rücksicht auf die Farbe Ihres Alltags
Agil. Dynamisch. Komplex. So ist der IT-Alltag. Und damit auch Ihr persönlicher Alltag. Vorbei die Zeiten, als man langfristig unternehmerische Pläne machte, und diese stoisch durchzog. Vorbei die Zeiten, in denen Projekte lange entwickelt, geprüft und dann implementiert wurden. Scrum und "Rapid Prototyping" sind längst nicht mehr nur Methoden aus der IT – sie haben unser gesamtes Leben auf den Kopf gestellt. Und das bedeutet auch, das sich die Farbe Ihres Alltags verändert hat. Kaum noch Berufstätige in der IT, deren Alltag planbar und strukturierbar ist. Wo Sie heute wissen, was Sie im Laufe der Woche zu erledigen haben. Und das bedeutet auch, dass Sie die Methoden Ihres persönlichen Zeitmanagements an die Herausforderungen Ihres Alltags anpassen dürfen. Hören Sie auf, zu akkurate Zeit- und Prioritäten-Pläne zu erstellen! Ihr Alltag ist nicht mehr so planbar, wie es zu Zeiten der Erfindung von "Zeitmanagement" war. Für Kreative Chaoten, die eh nicht gerne planen, ist das eine gute Botschaft! Für Systematiker bedeutet das, ein Stück weit gegen den natürlich Impuls zu gehen. Und nach dem Motto "Weniger ist mehr!" die Tage und Aufgaben zu gestalten
Schritt 6: Entwickeln Sie Ihren persönlichen Zeitmanagement-Stil
Verknüpfen Sie Schritt 4 und Schritt 5 und leiten Sie daraus IHREN Weg zu mehr Zeit und Produktivität ab. Das bedeutet konkret:
- Kreativer Chaot in einem agilen Umfeld: Machen Sie eine Reisende To-Do-Sammlung statt einer To-Do-Liste. Das bedeutet: entkoppeln Sie Terminkalender und Aufgabensammlung. Geben Sie sich bewusst die Erlaubnis, alles aufzuschreiben, was Sie tun müssen und was Sie tun könnten. Picken Sie sich ein To-Do heraus, erledigen Sie es. Alles Nichterledigte reist automatisch mit in die nächsten Tage. Und Sie ersparen sich wertvolle Zeit und Nerven, das Nichterledigte jeweils auf die folgenden Tage zu übertragen [2].
- Kreativer Chaot in einem planbaren Umfeld: Nutzen Sie die Vorhersehbarkeit der Ereignisse, um sich Ruhephasen für Kreatives und Neues zu schaffen. Schotten Sie sich in diesen Zeit gegen Störungen ab. Das macht Sie zum Produktivitäts-Turbo.
- Systematischer Macher in einem flexiblen Umfeld: Planen Sie weniger! Halten Sie sich viel Freiräume und Luft für die unvorhergesehenen Aufgaben und für Störungen. Ihr Alltag ist NICHT planbar – also versuchen Sie es auch nicht. Das schont Ihre Nerven und bewahrt vor Burn-Out.
- Systematischer Macher in einem planbaren Umfeld: Machen Sie es so, wie es das klassische Zeitmanagement lehrt: Listen machen, Prioritäten vergeben, Zeiten planen, diszipliniert abarbeiten.
Schritt 7: Packen Sie Ihre persönlichen Stressfaktoren gezielt an
Welche Ihrer derzeitigen Tätigkeiten erledigen Sie widerwillig? Wo vergeuden Sie subjektiv zu viel Zeit? Welche Aktivitäten rauben Ihnen Energie? Schlagen Sie eine Schneise in Ihren Aufgaben-Dschungel mit folgenden Aktivitäten:
- Hören Sie auf! Fragen Sie sich, welche Aufgaben Sie ab sofort streichen könnten: welchen Auftraggeber können Sie als Freelancer aufgeben, um Raum zu schaffen für neue Möglichkeiten? Welche Aufgaben können Sie als Angestellter oder als Führungskraft streichen? Welchen Aktivitäten müssen Sie derzeit nicht nachgehen? Im Job, aber auch zuhause?
Zielen Sie beim "Aufhören" nicht auf eine Lösung, die für alle Ewigkeit gelten muss. Streichen Sie Aufgaben einfach mal für die nächsten paar Wochen oder Monate. Und wenn Sie dann wieder alle Zeit der Welt haben, dann könnten Sie diese Aktivität wieder aufnehmen. Wenn Sie das dann noch wollen!
Seien Sie dabei auch bereit, Geld zu investieren. Sehen Sie das Geld für einen Dienstleister, der Ihnen unangenehme Aufgaben abnimmt (virtuelles Sekretariat, Buchhaltungsdienst) als sinnvolle Investition in Ihren dringend benötigten Freiraum. In dem Sie dann beispielsweise als Freelancer zusätzlichen Umsatz generieren können. Oder sich als Angestellter wertvollen Freiraum für Ihre Kernaufgaben schaffen können. - Geben Sie ab! Welche Ihrer unleidigen Aufgaben könnten Sie an andere Menschen abgeben, die das schneller und besser als Sie erledigen? Schauen Sie sich in Ihrem Netzwerk um und delegieren Sie an Menschen, die Sie bereits kennen. Oder suchen Sie sich gezielt Unterstützer.
- Geben Sie Gas! Bei vielen Tätigkeiten können wir das gleiche Ergebnis mit deutlich weniger Aufwand erreichen. Betrachten Sie deshalb Ihre Aktivitäten und fragen Sie sich:
- Wo können wir Prozesse optimieren?
- Wo können wir Mehrarbeit verhindern?
- Wie können wir bestimmte Aufgaben effizienter erledigen?
- Wo machen beispielsweise Textbausteine Sinn in unseren Dokumentationen oder in den Mails?
- Wo können wir mit Lifehacks schneller werden?
- Wie können wir unsere Meetings effizienter UND effektiver gestalten?
- Wo können wir Abstimmungsprozedere vereinfachen?
- Wie können wir Zeit sparen, indem wir weniger suchen?
Schritt 8: Planen Sie mit viel Luft
Berufstätige in der IT arbeiten wie gesagt häufig in einem agilen, schnellen Umfeld. Und das bedeutet auch, dass Sie schnell reagieren müssen, wenn Kunden, Kollegen oder Vorgesetzten etwas brauchen. Aus diesem Grund sind ausgefeilte Wochenpläne für Ihre Aufgaben völlig sinnlos. Denn diese werden ja eh ständig über den Haufen geworfen.
Wollen Sie heute eine Nuss knacken?
Im Umkehrschluss bedeutet das aber jetzt nicht, dass Sie sich nur mehr von dem überrollen lassen, was kommt. Denn dann fallen ja sehr schnell langfristige Projektschritte unter den Tisch. Planen Sie pro Woche nur wenige Zeitinseln fix ein – am besten für störungsfreies Arbeiten. Und lassen Sie viel Luft und Freiraum in Ihrem Kalender für all die Aufgaben die "critical incident" sind.
Sorgen Sie mit "Goldenen Nüssen" dafür, dass Ihnen wichtige Themen und Projekte immer wieder Raum erhalten! Bringen Sie langfristige Projekte erfolgreich weiter – die Goldenen Nüsse helfen Ihnen dabei. Das ist eine meiner Lieblingsideen, die ich entwickelt habe und die bereits von vielen meiner Leser und Seminarteilnehmer erfolgreich angewendet wird. Und so geht's:
- Sammeln Sie auf einer Extraseite in Ihrer Reisenden-To-Do-Sammlung Aufgaben aus drei Kategorien:
- Goldene Nuss Nummer 1: Aufgaben, die Sie Ihren beruflichen oder persönlichen Zielen näher bringen.
- Goldene Nuss Nummer 2: Aufgaben, die Sie ekelhaft unangenehm finden.
- Goldene Nuss Nummer 3: Aufgaben, die Sie schon lange vor sich herschieben.
- Streuen Sie jetzt wahllos in Ihren Kalender Goldene Nüsse ein. Wenn Sie mit Papier arbeiten, dann zeichnen Sie goldene Nüsse auf beliebige Tage in den kommenden Wochen. Kommende Woche z. B. auf Dienstag und Freitag. Dann auf Mittwoch. Dann auf Montag und Donnerstag. Dann kommt eine Woche ohne Goldene Nuss. Arbeiten Sie elektronisch, dann tragen Sie "Goldene Nuss" als Termin ein, und formatieren Sie den Eintrag in gelb.
- An Tagen, an denen Sie eine Goldene Nuss begrüßt, fragen Sie sich: will ich heute eine Nuss knacken? Wenn ja, dann suchen Sie sich eine aus Ihrer Sammlung aus. Und knacken Sie diese – also erledigen Sie die Aufgabe. Ohne Hadern. Ohne Nachdenken. Einfach tun. Wenn Sie keine Lust haben, dann bedanken Sie sich für die nette Erinnerung und sagen: gerne beim nächsten Mal!
Wenn Sie morgens schon eine der "Drei Goldenen Nüsse" geknackt haben, gibt Ihnen das Power für den ganzen Tag. Sie können stolz auf sich sein und das beflügelt Sie, die anderen Aufgaben des Tages mit Elan zu erledigen.
Achtung: Natürlich sind die "Drei Goldenen Nüsse" keine Pflicht, sondern ein Angebot, kurz nachzudenken. Sie sollten nicht jeden Tag einen Dreierblock auf der Agenda haben. Starten Sie hin und wieder mit den "Drei Goldenen Nüssen" oder einer davon in den Tag, besonders wenn Sie gerade ein Motivationsloch haben. Ich habe mir in meinen Chancenplaner goldene Nüsse willkürlich verteilt. Kommt ein Tag mit einer goldenen Nuss, dann frage ich mich: Willst du heute eine knacken? Ja? Welche? Nein? Danke für das Angebot, vielleicht wieder beim nächsten Mal.
Schritt 9: Wenn Sie mehr schaffen wollen – tun Sie weniger!
Was ist der häufigste Fehler, den wir machen, wenn wir viel schaffen wollen? Richtig! Wir verzichten auf die Pausen. Nach dem Motto "Ich arbeite jetzt durch, dann kann ich heute pünktlich gehen!" Tja, damit lügen wir uns leider gewaltig in die eigene Tasche. Oder haben Sie das schon mal geschafft? Vermutlich eher nicht. Nebeneffekt: wenn wir pausenlos arbeiten, dann sinkt im Laufe des Tages auch unser Arbeitstempo. Messbar. Aus diesem Grund bin ich in den letzten Jahren ein großer Freund von Pausen und Auszeiten geworden. Denn die Zeit, die wir hier investieren, holen wir uns 1000fach zurück.
Zeit ist einfach da und sie tut nur eines: vergehen.
Der Beweis: Chronobiologen haben erforscht, dass wir im Schnitt biologisch gesehen 70 Minuten am Stück konzentriert und leistungsfähig arbeiten können. Danach geht unsere Kurve automatisch in den Keller. Dann puschen wir uns zwar mit viel Koffein, Nikotin und Adrenalin und sind wieder einigermaßen fit. Nach 70 Minuten rutschen wir jedoch wieder ab, pushen uns wieder hoch……und so eiern wir durch die Woche. Mit dem Ergebnis, dass wir Freitagabend völlig platt auf der Couch enden – anstatt uns spontan mit Freunden zu treffen. Machen Sie deshalb lieber rund alle 70 Minuten eine Minipause. Schauen Sie aus dem Fenster, z. B. mit der 20-6-20-Regel [3] und atmen Sie tief durch. Und machen Sie in jedem Fall mittags eine längere Pause. Das lädt den Akku perfekt.
Schritt 10: Besiegen Sie die Hetzkrankheit
Sie arbeiten in einem schnellen Umfeld. Und müssen schnell reagieren. Doch leider führt das allzu häufig dazu, dass das "Schnell-Schnell" auch auf unsere anderen Lebensbereiche übergreift.
Und so sind viele Menschen heute von dem hohen Tempo des Lebens und dem Effizienzwahn in vielen Unternehmen infiziert. Sie hetzen nur mehr durch ihre Tage und versuchen ständig Zeit zu sparen. Zeit sparen geht ja ohnehin nicht. Zeit ist einfach da und sie tut nur eines: vergehen. Wir können sie nicht auf ein Konto für schlechte Zeiten einzahlen oder sie uns von anderen Menschen leihen. Zeit ist das einzige Gut auf Erden, das gerecht verteilt ist. Jeder Mensch hat täglich 24 Stunden, 1.440 Minuten oder 86 .400 Sekunden.
Was wir aber tun können, ist, diese uns geschenkte Zeit sinnvoll zu nutzen und Zeitqualität zu erleben. Wir können Hetzfaktoren ausschalten und bewusst mit diesem wertvollen Gut umgehen. In der griechischen Mythologie ist Chronos der Gott der Zeit, der sinnbildlich für den Ablauf der Zeit (auch Lebenszeit) steht und dem wir den Namen der Uhren – Chronometer – zu verdanken haben. Ihm gegenüber steht der nicht ganz so bekannte zweite Gott der Zeit – Kairos. Kairos ist der Gott der Zeitqualität und des günstigsten Zeitpunktes und damit eigentlich der Gott der kreativen Chaoten [4].
Rücken Sie Kairos mehr in den Mittelpunkt Ihres Tuns. Und reduzieren Sie bewusst Ihre Drehzahl mit folgenden Tipps:
- Legen Sie in der Freizeit Ihre Uhr ab. Essen, schlafen, arbeiten oder spielen Sie ausschließlich nach Ihrer inneren Uhr.
- Machen Sie bei Freizeitverabredungen so oft wie möglich keine festen Uhrzeiten, sondern dehnbare Zeiträume aus. Halten Sie es wie die Inuit, die sich "bei Dämmerungsbeginn" treffen.
- Setzen Sie sich jeden Tag bewusst einige Minuten lang hin und tun Sie – nichts! In der Regel haben wir das Nichtstun total verlernt. Nur sitzen und dabei schauen, träumen, denken. Herrlich.
- Betrachten Sie unterwegs die vorüberziehenden Dinge (Bäume, Häuser) bewusst länger, circa drei Sekunden lang. Dadurch nehmen Sie bewusster wahr und entschleunigen automatisch.
Achten Sie mehr auf Kairos-Zeiten und Sie erleben eine neue Fülle an Zeit. Verlangsamen Sie hin und wieder Ihren Rhythmus und genießen Sie, was passiert.
- Selbst-Check mit Sofort-Tipps für Ihr individuelles Zeitmanagement
- Reisende To-Do-Sammlung
- 20-6-20-Regel
- Wikipedia: Chronos und Kairos
