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Ernst Tiemeyer 10. Oktober 2017

Enterprise Mobility Management (EMM) [Teil I]

Neue Herausforderungen für das Management der digitalen Transformation

Handlungsnotwendigkeiten für das Managen mobiler IT-Systeme

Herausforderungen	Folgen und nötige Handlungskonsequenzen
Anforderungen der vorhandenen bzw. potenziell neuer „mobile workers“ identifizieren und ganzheitlich managen	- Klare Identifikation der Nutzergruppen, die mobile Systeme in bestimmter Profilierung in der Unternehmenspraxis zur Aufgabenerfüllung benötigen (incl. Netz- und Datenzugriffe) - Übergreifendes Enterprise Mobile Management (EMM) einführen
Mobile IT-Systeme in die Unternehmenspraxis (die IT-Landschaft) strategisch nachhaltig integrieren	- Entwicklung und Bereitstellung mobiler IT-Systeme (Endgeräte/Apps), die hohen Nutzen für die Beschäftigtenprofile stiften (eingebettet in eine Enterprise-Mobility-Strategie) - MDM-Lösungen (Mobile Device Management) zu EMM-Lösungen erweitern
Hohe Anzahl und Vielfalt der eingesetzten mobilen Systeme	- Transparenz zur mobilen Systemlandschaft via IT-Assetmanagement herstellen - Standards zu den einzuführenden mobilen IT-Systemen vereinbaren (für Auswahl und Nutzung) - Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Systemen definieren, Übergänge sichern und Insellösungen vermeiden
Bring Your Own Device-Lösungen	- Integration der privaten Mobil-Geräte in die Unternehmensorganisation ermöglichen (Nutzung und Betreuungskonzept gewährleisten) - Lösungen für BYOD entwickeln und Nutzungsrichtlinien vereinbaren
Zunahme von Sicherheits- und Rechtsrisiken	- Sicherheitsmanagement (etwa für Datenzugriffe von mobilen Geräten) etablieren - IT-Risikomanagement einbeziehen - Rechtsfragen zur Nutzung mobiler IT-Systeme klären und beachten (IT-Compliance-Management)

Digitalisierung managen (= Plattform-Management)

Mit dem digitalen Zeitalter, den damit verbundenen innovativen Technologien und Applikationen gilt es, neue Geschäftsmodelle, Geschäftsprodukte und digitale Prozesse zu realisieren. Im Wettbewerb bzw. in hoher Geschwindigkeit sind immer wieder darauf bezogene digitale Lösungen zeitnah zu entwickeln und zu implementieren (die IT wird in immer mehr Unternehmen Teil des Geschäfts). Damit verbunden sind neue Anforderungen an die Service-Bereitstellung durch die IT, beispielsweise:

• kürzere Release-Zyklen bei den Applikationen,
• einfach skalierbare und modulare Architekturen,
• schlankere Entscheidungs- und Projektmanagementprozesse und
• effizientere Prozesse im Anforderungs-, Change- und Release-Management.

Enterprise-Architekturen sowie Enterprise-Architecture-Management gewinnen im digitalen Zeitalter an Bedeutung. Durch nachhaltige Plattform-Entscheidungen über die Bereiche IT-Infrastrukturen (Devices), Anwendungen (digitale Applikationen), Cloud-Services sowie Geschäftsfunktionen/Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens lassen sich Potenziale für die Digitalisierung erkennen und die Konsequenzen für innovative Architekturen und Technologien ziehen. Bestehende IT-Architekturen (und damit verbundene Systeme) müssen dazu "entrümpelt" werden. Offenen Schnittstellen (APIs) und DevOps gehört die Zukunft, weshalb ein professionelles Produkt-Lebenszyklusmanagement für (mobile) IT-Systeme und digitale Produkte wesentlich ist.

Im Kern haben heute verschiedene IT-Plattformen eine zentrale Rolle zur Umsetzung der digitalen Transformation übernommen. Neben klassischen Mainframe-Plattformen sowie Virtualisierungsplattformen sind dies im Rahmen von Digitalisierungslösungen Cloud Computing-Plattformen, IoT-Plattformen sowie die Enterprise Mobility-Management-Plattformen. Unternehmen, die digitale Transformation erfolgreich realisieren wollen, müssen auf diesen Plattformen "präsent" sein oder sogar selbst eine eigene Plattform entwickeln und betreiben (sog. Digital Platform Management).

Mobile Enterprise – Nutzergruppen und Einsatzbereiche

Durch den vermehrten Einsatz mobiler Technologien sind im Rahmen digitaler Produkte und Prozesse für Unternehmen vielfältige Vorteile zu erwarten: sie reichen von effizienteren Geschäfts- und Arbeitsprozessen, vereinfachte Zusammenarbeit im Unternehmen sowie zu den Geschäftspartnern, schnellerer Entscheidungsfindung bis zu höherer Produktivität der Beschäftigten. Um diese Nutzenpotenziale zu erschließen, ist mittlerweile Konsens, dass dazu in den Unternehmen eine Mobility-Strategie formuliert und erfolgreich umgesetzt werden muss.

Wie sieht heute die typische Anforderungssituation im Hinblick auf eine Nutzung mobiler IT-Systeme in der Unternehmenspraxis aus? Unter dem Stichwort "Digital Workplace" werden aktuell die Zukunftskonzepte der Arbeit von morgen diskutiert. Und dabei ist es eben wesentlich, dass künftig vermehrt außerhalb von eigenen Büros produktiv gearbeitet werden muss und demgemäß Benutzer aller Ebenen sowie aller Bereiche (Fach- und Führungskräfte der Fachbereiche) auch für unterwegs Devices und Zugriffe auf spezifische Unternehmens-Anwendungen und Unternehmens-Daten benötigen. Neben mobilen E-Mail-Lösungen und weiteren Kommunikationslösungen werden oft zahlreiche weitere Anwendungen benötigt: Webanwendungen und native mobile Anwendungen, sowohl in der Cloud als auch im eigenen DataCenter.

Im Rahmen einer Enterprise-Mobility-Strategie gilt es unter anderem zu identifizieren und differenziert zu entscheiden, welche Typen von mobilen Nutzern im Unternehmen vorhanden sind. Solche Gruppen mobiler Nutzer sind beispielsweise:

• Führungskräfte (Management): Sie müssen jederzeit auf aktuelle Unternehmensinformationen verschiedener Art zugreifen können. Daher ist hierfür festzulegen, welche Informationen für die jeweiligen Führungskräfte notwendig sind und wie diese sicher und gezielt über mobile Systeme erfolgen können. Besonders wichtig sind für diese Nutzergruppe natürlich eine angepasste Usability sowie die umfassende Integration von Sicherheitsmaßnahmen.
• Beschäftigte mit hohem Unterstützungsbedarf durch mobile Systeme: Dies sind beispielsweise Vertriebsmitarbeiter/Außendienstler aber auch die Bereiche Marketing, Beschaffung und Logistik. Dementsprechend muss ein angepasster mobiler Zugang zum Unternehmensnetz sowie zu den Geschäftspartnern der Supply-Chain realisiert werden und geeignete Anwendungen und Datenzugriffe bereitgestellt werden.
• Projektpersonal: Gerade Projektleiter sowie in Projekten tätige Mitarbeiter sind oft "unterwegs" tätig und benötigen daher für die mobilen Devices Realtime-Zugriffe zu den Projektdaten sowie umfassende Kommunikationsfunktionen. Dies erfordert geeignete mobile Devices und Apps, die auch den Zugriff auf zentrale Projektinformationen (Dokumente) erlauben.
• Mitarbeiter mit gelegentlichen mobilen Zugängen: Wird nur gelegentlich ein mobiler Zugang zu Daten und Anwendungen im Unternehmensnetz benötigt (klassische Workplace-Beschäftigte), brauchen diese Nutzer in der Regel keine speziellen mobilen Apps auf ihrem Gerät. So reicht es, hierfür Web Apps zu verwenden, um von den Mobilsystemen aus auf Cloud-Applikationen oder On-Premise-Anwendungen des Unternehmens zuzugreifen.

In allen Anwendungsfällen müssen in Unternehmen Grundsatzentscheidungen im Hinblick auf das geeignete Endgerät bzw. die geeigneten Endgeräte getroffen werden. Sind Smartphones wegen der in der Regel kleinen Displays dafür (etwa Produktdarstellungen) ungeeignet, bietet es sich beispielsweise für Vertriebsanwendungen vielfach an, sich von Anfang an auf Tablets als mobile Devices zu konzentrieren. Der Vorteil: Tablets können sehr gut als Brücke für Kundengespräche dienen und einen intensiven Austausch zwischen Kunde und Vertrieb ermöglichen. Dies betrifft beim Vertrieb etwa den mobilen Zugriff auf einen Produktkatalog (mit visualisierter Darstellung ausgewählter Artikel und Dienstleistungen) sowie die Möglichkeit der mobilen Nutzung eines Produktkonfigurators.

Mobiles CRM gewinnt als Applikation ebenfalls zunehmend an Bedeutung. Dies liegt unter anderem darin begründet, dass eine wachsende Anzahl von Außendienstmitarbeitern in Vertrieb und Service durch mobile CRM-Anwendungen (mCRM) im Rahmen von Verkaufsgesprächen vor Ort mit dem Kunden realtime mit wesentlichen Geschäftsinformationen (zu Produkten und Perspektiven) versorgt werden kann. Mobiles CRM beschreibt die Unterstützung von Außendienstmitarbeitern durch mobile Endgeräte im Rahmen des Kundenkontaktes ("Indirekte Ansprache"). Dazu gehört beispielsweise das Abrufen aktueller Auftragsinformationen durch den Mitarbeiter anhand eines mobilen Endgerätes, um diese im Kundengespräch bei Bedarf mitteilen zu können.

Enterprise-Architecture-Entscheidungen für mobile Lösungen und Konsequenzen für das Systemmanagement

Es gibt Unternehmen, die von einer strikten Reglementierung der Nutzung der mobilen Endgeräte bzw. der dazu gehörigen Applikationen absehen. Solche Ansätze, die auf ein hohes Vertrauen in das Verhalten der Beschäftigten setzen, können für die Praxis durchaus sinnvoll sein. Allerdings müssen diese durch geeignete Technologien zum Managen flankiert werden, um

• einerseits die Sicherheitsrisiken zu minimieren und
• andererseits eine vernünftige Wartung bzw. Weiterentwicklung der mobilen Systemlandschaft zu gewährleisten.

Mittels des Einsatzes von EMM-Systemen ist also – trotz einer zunehmend dezentralen Verwaltung von Geräten und Anwendungen durch die Mitarbeiter – ein Mindestmaß an Kontrolle sicherzustellen (Vertrauen ist gut, aber eine gewisse Kontrolle unverzichtbar).

Mittlerweile ist es allein mit einer Verwaltung der mobilen Systemlandschaft (im Sinne eines Asset-Managements) natürlich nicht getan. Insbesondere Themen wie Rechte- und Zugriffsmanagement, aber auch bei Kosten- und Lizenzmanagement bis hin zum klassischen Service- und Supportmanagement sind heute gesamtheitliche Unterstützungs-Lösungen für EMM gewünscht. Insellösungen sind demgegenüber nicht angezeigt. Technologieanbieter im Mobility-Umfeld müssen sich zukünftig daran messen lassen, inwieweit ihre Lösungen eben gesamtheitlichen Ansätze unterstützen.

Eine besondere Herausforderung stellt darüber hinaus ohne Zweifel das Gewährleisten der Sicherheit von Daten und Inhalten auf den bereitgestellten Smartphones und Tablets dar. Nur mit geeigneten EMM-Systemen kann heute gewährleistet werden, dass notwendige Sicherheitsregeln (z. B. zum Passwortschutz oder zum Verhalten bei Verlust mobiler Geräte) in der Praxis auch um- bzw. durchgesetzt werden. 

Als zentrale Aufgaben bezüglich Aufbau und Betreuung einer mobilen IT-Systemorganisation werden gesehen:

• Verwalten der beschafften und in Nutzung befindlichen mobilen System-Konfigurationen (Bestandsübersicht über Benutzer, Endgeräte und Anwendungen anfertigen)
• Bereitstellung/ Deployment der Systeme für die Fachbereiche/ Nutzergruppen (zur dauerhaften oder fallbedingten Nutzung)
• Konsolidierung und integrale Verankerung der mobilen Systeme in die Netzwerkinfrastruktur des Unternehmens bzw. in öffentliche Netze
• Monitoring der Nutzung der mobilen Systeme (Endgeräte, Anwendungen sowie Daten- und Netzzugriffe)
• Organisation von Sicherheitsvorkehrungen für die Nutzung der Endgeräte, Anwendungen und Daten/ Dokumente (Mobile Security)

Wo liegen besondere Herausforderungen in der Umsetzung dieser Aufgaben?

Eine Herausforderung für das Systemmanagement stellt in jedem Fall die Vielfalt mobiler Betriebssysteme dar. Und das dürfte sich so schnell nicht ändern. Aus Befragungen geht hervor, dass in der Unternehmenspraxis für mobile Systeme mehrere Betriebssysteme für mobile Systeme zu managen sind. Auch in der Mehrheit von KMUs kommen mobile Geräte auf mindestens zwei verschiedenen mobilen Plattformen zum Einsatz. Hierbei sind unterschiedliche Systemversionen oder verschiedene Android-Betriebssysteme noch gar nicht berücksichtigt. Auch für die Zukunft ist eine Koexistenz verschiedener Betriebssysteme wahrscheinlich.

Eine weitere Herausforderung stellen die vorhandenen privaten Mobilgeräte der Beschäftigten dar. Hier gibt es nach wie vor unterschiedliche Positionen, wie damit umgegangen werden sollte: Aus meiner Sicht sollte im Regelfall dem geschäftlichen Einsatz privater mobiler Geräte oder Applikationen nicht mit Verboten begegnet werden. Im Gegenteil: es wäre hilfreich, wenn es gelänge, diese in das Gesamtsystem zu integrieren. Denn damit könnten die Chancen in puncto Produktivität und Mitarbeitermotivation noch besser ausgeschöpft und Befürchtungen hinsichtlich zusätzlichem Administrationsaufwand und Sicherheitsrisiken stärker eingedämmt werden.

Neben Erfahrungen zu BYOD gibt es auch positive Erfahrungen mit Choose Your Own Device (CYOD)-Konzepten. Dabei können Mitarbeiter ihr mobiles Gerät aus einer Liste freigegebener Geräte wählen. Die IT kommt somit den Wünschen der Anwender entgegen, bleibt dennoch Eigentümer der Geräte. Neben dem Vorteil der Rechtssicherheit gibt die IT-Abteilung die zu unterstützenden Geräte und Betriebssysteme vor und kann somit die Vielfalt der vorhandenen Systeme im Unternehmen steuern.

Weitere Herausforderungen ergeben sich im Hinblick auf Cyber Security. Die Gewährleistung der Sicherheit von mobilen Geräten, Applikationen und Inhalten stellt aktuell eine der größten Herausforderung für Unternehmen dar, da jedes mit dem Firmennetz verknüpfte mobile Gerät letztlich ein mögliches "Einfallstor" für Fremdzugriffe darstellt. Das IT-Management steht deshalb unter Zugzwang, geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie beispielsweise Anti-Malware, verschlüsselte Verbindungen und Dateien, Container-Lösungen oder einen Fernzugriff auf Geräte umzusetzen.

Insgesamt zeigt die Praxis, dass die Vorherrschaft nur eines Akteurs im Mobility-Markt auch zukünftig eher unwahrscheinlich ist. Unternehmen, die mit dem Innovationstempo im Mobility-Markt Schritt halten und sich über mobile Lösungen Wettbewerbsvorteile verschaffen wollen, müssen in der Lage sein, ihre Endgerätelandschaft flexibel anzupassen. Eine Lösungsplattform, die sowohl mobile Arbeitsplatz- und Prozessanwendungen als auch das mobile Device- und Application-Management für unterschiedliche Betriebssysteme unterstützt, ist hierfür unabdingbar.

Fazit

Enterprise Mobility Management ist im digitalen Zeitalter – das zeigen die Ausführungen im 1. Teil des Beitrags – zu einer besonderen Herausforderung für das IT-Management aber auch für nahezu alle Fachbereiche eines Unternehmens geworden. Der Trend zur Mobile Enterprise ist in vielen Organisationen jedenfalls nicht mehr aufzuhalten.

Um den damit verbundenen Herausforderungen gerecht zu werden und differenzierte Lösungen für den Arbeitsplatz der Zukunft anzubieten bzw. zu realisieren, ist eine ganzheitlichen Toollösung für das Enterprise Mobility Management unverzichtbar. Über welche Kernfunktionalitäten solche Plattformen heute verfügen, wie eine erfolgreiche Einführung und Nutzung sowie eine kontinuierliche Weiterentwicklung von EMM auch mit Integration in die gesamte digitale Plattformlandschaft gelingt, zeigt Ihnen Ernst Tiemeyer im 2. Teil seines EMM-Beitrags (Enterprise Mobility Management (EMM) [Teil II]).