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Anna Wörner 21. Juni 2022

Effiziente Retrospektiven

Impulse, wie sie Ihnen wirklich Nutzen bringen

Die Retrospektive bietet einem (Scrum-)Team die Möglichkeit, Probleme zu identifizieren und hilfreiche Änderungen in der Zusammenarbeit anzustoßen. Doch nicht immer gelingt es Teams, sich durch regelmäßiges Reflektieren wirklich weiterzuentwickeln. Das kann unterschiedliche Gründe haben. In diesem Artikel finden Sie Impulse zu drei Ursachen, die mir in meiner Zeit als Softwareentwicklerin und später als Scrum-Masterin immer wieder begegnet sind:

  1. Das Team steht unter hohem Zeitdruck und möchte die Zeit lieber anders nutzen.
  2. Das Team ist sehr harmoniebedürftig, wodurch wichtige Verbesserungspotentiale nicht angesprochen werden.
  3. Hindernisse werden nicht gesehen oder nicht eingestanden.

1. Gute Retrospektiven trotz hohem Zeitdruck im Projekt

Wenn der Zeitdruck im Projekt hoch ist, kommen schnell die ersten Stimmen auf, die statt einer Retrospektive die Zeit lieber für die "richtige Arbeit" verwenden möchten. Doch gerade bei hohem Zeitdruck ist es besonders wertvoll, wenn Teams Wege finden, ihre Effizienz zu steigern. Damit Retrospektiven und damit die Effizienzsteigerung auch unter hohem Zeitdruck gelingen können, benötigt es... Zeit für die Retrospektive, das ist doch paradox.

Im Folgenden finden Sie 4 Praxis-Tipps, mit denen Sie Ihre Retrospektiven effizient gestalten können:

  • Asynchron sammeln: Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen, durch die die Retrospektive kurz und dennoch zielführend gestaltet werden kann. Beim eigenen Austesten habe ich den folgenden Tipp am meisten zu schätzen gelernt: Viele Teams beginnen erst in der Retrospektive selbst damit, zu sammeln, was im vergangenen Sprint gut lief und wo es Probleme gab. Sammeln Sie diese Punkte stattdessen schon während des Sprints. Das verkürzt nicht nur die Retrospektive, sondern bringt auch Punkte hervor, die ansonsten bis zur Retro wieder in Vergessenheit geraten wären.
  • Zentral sammeln: Anstatt jedes Teammitglied seine Punkte in seinem eigenen Notizheft oder seiner eigenen App sammeln zu lassen, kann die Sammlung bereits an einem gemeinsamen Ablageort entstehen, an dem später auch in der Retro über die Punkte gesprochen wird. Ein Miro- oder Mural-Board eignet sich für Remote-Teams, vor Ort kann das die Wand im Büro sein. Das vorzeitige Sammeln an einem gemeinsamen Ort ermöglicht es, dass einzelne Teammitglieder die Ideen schon vorzeitig clustern und über die Inhalte nachdenken können. Im Vergleich zum Sammeln in der Retrospektive kann dies aber asynchron passieren, das heißt, jede:r schaut beim Board vorbei, wenn er/sie sowieso eine kurze Verschnaufpause braucht oder kurz vor dem Feierabend steht.
  • Konkret formulieren: Das asynchrone Sammeln während des Sprints gelingt am besten, wenn Sie diesen Vorschlag so konkret wie möglich formulieren. "Wann habt ihr ein Problem?" ist eine sehr abstrakte Frage. Formulierungen wie "Ein Moment, in dem ihr genervt seid: Was ist hier der Auslöser?" oder "Eine Aufgabe, bei der ihr euch frustriert fühlt: Was genau verursacht den Frust?" sind da schon konkreter und erhöhen somit die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Einzelne im entsprechenden Moment daran erinnert, sich den Auslöser zu notieren. Das konkrete Formulieren funktioniert selbstverständlich auch für positive Erlebnisse: "Momente, in denen ihr euch richtig stolz fühlt. Was genau macht euch stolz?", "Tage, an denen ihr in den Feierabend geht und den Laptop zufrieden und mit einem Lächeln zuklappt: Was bringt euch zum Lächeln?"
  • Retro-Board präsent halten: Erfahrungsgemäß kann es bei einigen Teams auch eine Weile dauern, bis diese Chance regelmäßig genutzt wird. Hier hilft es, das Retro-Board immer wieder präsent zu haben. Vor Ort sollte es eine Wand sein, an der die Teammitglieder regelmäßig vorbeikommen, bei einem digitalen Board hilft es, im Internetbrowser immer den Tab offen zu haben, der zum Retro-Board führt. Die Hemmschwelle, etwas festzuhalten, ist geringer, wenn nicht zuerst noch der passende Link gesucht werden muss. Auch hin und wieder im Daily auf das Retro-Board zu verweisen, kann eine Hilfe sein. Aber Vorsicht: Wenn das Sammeln ein zu großes Thema wird, lenkt es wieder von der "eigentlichen" Arbeit ab. Das richtige Mittelmaß finden Sie durch die Absprache im Team und mit der Zeit durch die erste Erfahrung mit den asynchronen Sammeln.

2. Harmoniebedürftige Kuschel-Teams zur Äußerung kritischer Punkte bewegen

Eine Retrospektive ist nicht dann effizient, wenn sie kurz ist. Sie ist dann effizient, wenn in dieser Zeit auch tatsächlich wertvolle Lösungen angestoßen werden, die eine echte Effizienzsteigerung der Teamarbeit bedeuten. Auch Unstimmigkeiten oder Konflikte können der Effizienz des Teams im Weg stehen. Doch leider werden Unstimmigkeiten und Konflikte nicht immer angesprochen, vor allem, wenn Menschen Angst davor haben, andere zu konfrontieren oder vielleicht zu verletzen. Ich erlebe das immer wieder: Das Teammitglied, das mehr fachliche Orientierung braucht und sich vom Product Owner mehr Klarheit und Kommunikation wünscht, die Entwicklerin, die das Gefühl hat, ihr Kollege schnappt sich gerne die spannenden Aufgaben, sodass an ihr übermäßig viele unbeliebte Bugs hängen bleiben oder der Designer, der sich von seinem sonst technischen Team nicht ausreichend wertgeschätzt fühlt. In manchen Fällen wirkt sich der Konflikt schneller aus, in anderen steigt die innere Unzufriedenheit nur ganz langsam, kann aber früher oder später Auswirkungen auf die ganze Teamarbeit haben.

Also: Was tun? Wenn ich in Einzelgesprächen oder durch die Beobachtung des Teams zunehmend von unausgesprochenen Konflikten und Unzufriedenheiten erfahren habe, habe ich dem Thema "Konflikte" eine ganze Retrospektive gewidmet. Für ein sensibles Thema braucht es dabei natürlich einen sensiblen Umgang, darum finden Sie im Folgenden einige Bausteine, die für mich gut funktioniert haben. Suchen Sie sich gerne die Tipps heraus, die zu Ihnen passen und kombinieren Sie sie mit Ihren eigenen Ideen:

  • Rollen klären: Um Konflikten zwischen Einzelpersonen die Schärfe zu nehmen, packe ich die Retrospektive nicht offiziell unter das Motto "Konflikte". Offiziell lautet das Motto des Events "Rollen". Dann geht es nicht mehr darum, "Wie gut kommt Monika eigentlich mit Bernd klar?", sondern vielmehr darum, "Wie füllen wir unsere Rollen aus? Welche Erwartungen haben wir an die Rollen im Team? Was davon läuft aktuell nach unserer Erwartung? Wo möchten wir eine Rolle nachschärfen oder über sie sprechen?" Am Ende des Tages sind es natürlich ganz konkrete Personen, die die Rollen ausfüllen. Und dennoch habe ich die Erfahrung gemacht, dass Teams sich leichter tun, über dieses Rollenkonstrukt zu sprechen, das eine zusätzliche Abstraktionsebene darstellt.

Ablauf-Skizze

Im Folgenden skizziere ich ein Beispiel, wie der Austausch über bisher unausgesprochene Konflikte in einer Retrospektive nach einem kurzen Check-in ablaufen kann:

  • Schritt 1 – Sammeln: "Wir arbeiten jetzt schon seit x Wochen(/Monaten) zusammen, langsam(/schon lange) haben wir uns in unseren Rollen eingefunden. Und dennoch macht es Sinn, diese immer wieder zu überprüfen. Heute möchten wir einen Blick auf die Rollen im Team werfen und betrachten, welche Erwartungen wir eigentlich aneinander haben, welche davon erfüllt sind und wo wir nochmal nachschärfen und uns austauschen möchten. Ihr seht hier auf dem Board die drei Rollen: die Entwickler, den Scrum Master, den Product Owner. Bitte sammelt in den nächsten 10 Minuten auf euren Post-its Erwartungen, die ihr an die Rollen habt – einen Punkt pro Zettel – und klebt sie zur entsprechenden Rolle."
  • Schritt 2 – Sortieren und ergänzen: "Es sind nun einige Punkte zusammengekommen. Ich möchte euch bitten, dass ihr nun eine aktuelle Bestandsaufnahme macht. Von den Zetteln, die ihr geschrieben habt: Mit welchen Punkten seid ihr richtig zufrieden? Hängt diese Punkte bitte ganz nach rechts. Bei welchen Punkten habt ihr das Gefühl, dass es hier Redebedarf gibt? Hängt diese Punkte bitte ganz nach links."
    Um die Aufgabe zu verdeutlichen, hänge ich links und rechts zwei Symbole auf: Rechts einen Daumen, der nach oben zeigt und links eine Sprechblase. Wichtig ist mir hier die Symbolik: Links hängt kein Daumen nach unten und auch kein trauriger Smiley – die Sprechblase für den Redebedarf ist ein neutrales Symbol, das es leichter macht, Punkte nach links zu hängen.

  • Schritt 3 – Priorisieren: "Wir treten nun alle einen Schritt zurück. Betrachtet gerne in Ruhe die Wand und lest euch alle Punkte durch. Überlegt euch im Stillen, über welche beiden Punkte ihr in der Gruppe gerne sprechen möchtet." – Nachdenken und Betrachten – "Jeder von euch bekommt jetzt zwei Klebepunkte, ich zähle auf drei und dann geht ihr einen Schritt auf die Wand zu und befestigt eure Punkte an den Zetteln, für die ihr euch zuvor entschieden habt." Wenn die Teammitglieder zuerst überlegen und dann erst ihre Punkte kleben, trifft jeder seine Auswahl unbeeinflusst von den anderen Teammitgliedern.

  • Schritt 4 – Diskussion: Jetzt geht’s zum eigentlichen Teil! Nun können die Zettel diskutiert werden, die die meisten Punkte erhalten haben. Je nachdem, wie lange die Retrospektive angesetzt ist, haben wir hier zwischen zwei und fünf Zetteln diskutiert. Bei der Diskussion ist es hilfreich, als Moderator:in einige Dinge im Blick zu haben. Zum einen: Geben sich die Teilnehmenden das Feedback auf eine faire und wertschätzende Art? In Teams, die eher konfliktscheu sind, ist das meist sowieso der Fall. Dann ist der zweite Punkt relevanter: Wenn Teammitglieder davon sprechen, welche ihrer Erwartungen nicht ganz erfüllt sind, immer wieder die Frage nach dem Ziel, nach der Lösung zu stellen: "Was wünschst du dir denn stattdessen?", "Was bräuchtest du?", "Wie sollte Thema xy denn aus deiner Sicht aussehen, damit du gut arbeiten kannst?" Denn: Häufig fallen hier Formulierungen, die beschreiben, was nicht mehr gewünscht ist. Noch hilfreicher ist es hier, zu formulieren, wie wir stattdessen zusammenarbeiten möchten. Und der dritte Punkt, der für die Moderation vielleicht sogar der wichtigste ist: Die Wertschätzung! Gerade dann, wenn Teammitglieder sich gegenseitig offenlegen, welche Erwartungen ein anderer nicht erfüllt, ist eine wertschätzende Moderation unverzichtbar. Sie moderiert mit der Haltung, dass jedes Verhalten einen guten Grund hat. Sie macht keine unterschwelligen Vorwürfe, sondern hat Interesse daran, zu unterstützen, wo sie kann, um dem ganzen Team ein gutes und effektives Arbeiten zu ermöglichen.

  • Schritt 5 – Maßnahmen: Nach der Diskussion eines jeden Punkts frage ich in die Runde: "Wer von euch möchte an dieser Stelle eine Maßnahme für sich ableiten?" Wenn die Personen, von denen zuvor eine Verhaltensänderung gewünscht wurde, den Punkt verstanden haben, melden sie sich hier oft von selbst und sagen so etwas wie: "Also ich habe eben verstanden, dass es euch hilft, wenn ich die User Storys zukünftig noch genauer ausformuliere, bevor ich mit euch ins Gespräch darüber gehe. Das schreibe ich mir gleich auf." Meine zweite Frage ist dann, wann und wie wir nochmal checken können, ob die Maßnahme erfolgreich umgesetzt wurde, so, wie ich das in anderen Retrospektiven auch mache.

3. Ein Auge auf sensible Themen haben

Im vorherigen Impuls haben wir betrachtet, wie Teams dazu gebracht werden können, sich gegenseitig zu Verbesserungen anzuregen. Ab und an erlebe ich es allerdings auch, dass Teammitglieder sich selbst ein Problem nicht eingestehen können.

Ein Beispiel dafür ist das Thema Selbstmanagement. Es kostet Überwindung, sich selbst und auch anderen gegenüber einzugestehen, dass man es nicht schafft, sich gut zu organisieren. "Ich bekomme meine Aufgaben einfach nicht auf die Reihe, weil ich sie nicht priorisieren kann, mich ständig verzettele und ablenken lasse", ist in meiner Beobachtung kein Geständnis, das Menschen gerne ablegen. Das eigene Selbstmanagement empfinden viele als zu grundlegend, als dass man daran scheitern möchte.

Und das gilt natürlich nicht nur fürs Selbstmanagement: Damit Retrospektiven effizient sein können, müssen die Teammitglieder in der Lage sein, sich selbst und anderen Effizienz-Verhinderern jeder Art diesen Mangel einzugestehen. Dabei helfen Ihnen diese Praxis-Tipps:

  • Beobachten und Enttabuisieren: Wenn ich als Scrum Masterin das Gefühl habe, dass dieses Thema mehreren Personen im Team schwer fallen könnte, behalte ich diese These zunächst für mich und beobachte einige Zeit lang bewusst, ob sich meine Vermutung bestätigt. Wenn sie das tut, veranstalte ich eine Retrospektive konkret zum Thema Selbstmanagement. Ich leite den thematischen Fokus sachte ein und begründe ihn damit, dass die Situation im Homeoffice und das Thema Selbstmanagement für die meisten Menschen herausfordernd sind. Damit können wir das Thema enttabuisieren.
  • Sich selbst verletzlich zeigen: Ich lege dabei zunächst meine eigenen Stolperfallen offen, mache mich also selbst verletzlich und werfe den Ball dann in die Runde: "Was sind denn im Homeoffice eure größten Herausforderungen?"
  • Fallberatung: Die so gestartete Retrospektive eignet sich dazu, im nächsten Schritt in eine kollektive Fallberatung überzugehen, das heißt, den Teammitgliedern den Raum für gegenseitige Tipps zu geben, die ihnen bei bestimmten Herausforderungen geholfen haben. Am Ende der Fallberatung können statt Teammaßnahmen dann Einzelmaßnahmen abgeleitet werden, basierend auf den anfangs genannten Herausforderungen und den Lösungen der Teammitglieder, die am passendsten zur eigenen Situation erschienen.
  • Gespräch unter vier Augen: Bei einem sensiblen Thema, das nur eine einzelne Person betrifft, suche ich das Gespräch unter vier Augen. Auch hier gilt es, den Gegenüber zu schätzen, die Herausforderung ernst zu nehmen und der Person das ehrliche Gefühl zu geben, das für jede Retrospektive gilt: Ich gehe davon aus, dass du mit den gegebenen Ressourcen unter den gegebenen Rahmenbedingungen das beste gegeben hast, das dir möglich war.

Dieser letzte Praxis-Tipp ist ein runder Abschluss für die vorausgegangenen Impulse. Denn egal, ob Zeitdruck, Harmoniebedürfnis oder sensible Themen – wer mit einer aufrichtig wertschätzenden Haltung auf sein Team zugeht, tut sich sicherlich in jedem Fall leichter dabei, hilfreiche Änderungen anzustoßen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Autorin

Anna Wörner

Anna Wörner hat den Weg als Entwicklerin hinter sich gelassen und unterstützt ihre Kunden als Scrum Masterin, Facilitator und Trainerin dabei, Zusammenarbeit sinnvoll zu gestalten.
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