Remote Work – Gemeinsam und nicht einsam

Remote-Arbeit ist auf dem Vormarsch. Die Corona-Pandemie hat das Arbeiten von zu Hause praktisch über Nacht für viele Berufsfelder zum Standard gemacht. Dabei war vor der Pandemie das Homeoffice nicht sehr verbreitet: 2019 nutzten nur 5,4 Prozent der Festangestellten in Europa ab und an die Heimarbeit [1]. Die meisten von uns haben also in kürzester Zeit eine "Zwangs-Remote-Umstellung" vollzogen, vielleicht auch mit dem ein oder anderen Veränderungsschmerz. Doch wie kamen wir eigentlich dazu, dass Arbeiten außer Haus die Norm ist, und warum fallen uns manche Aspekte der Remote-Arbeit auch nach über einem Jahr noch schwer? Dieser Artikel thematisiert sowohl Daten und Fakten, Hürden als auch Best-Practice-Beispiele aus meiner persönlichen Erfahrung und dem Austausch mit anderen Remote-Arbeitenden.
Wie ich zur Remote-Arbeit kam
Wie der Zufall es wollte, war ich der Zeit voraus: Im August 2019 wechselte ich den Arbeitgeber und arbeite seitdem bei Grafana Labs, einem Open-Source-Softwareunternehmen, das seine Mitarbeiter:innen remote first in über 40 Ländern auf 6 Kontinenten beschäftigt. Ich hatte vorher schon in einer Agentur gearbeitet, wo der Arbeitsort flexibel und Homeoffice kein Problem war, aber feste Bürotage und eine Vor-Ort-Kultur hatte es immer gegeben. Die Umstellung zu komplettem Remote Work passierte für mich also zu einer Zeit, als Corona für die meisten von uns noch ein Bier war. Während andere Unternehmen zu Beginn der Pandemie in einer Hauruck-Aktion auf Remote umstellen mussten, waren wir bei Grafana Labs kulturell und strukturell bereits remote aufgestellt und der Arbeitsalltag lief wie gewohnt.
Vor der Pandemie hatte ich bereits auf diversen Veranstaltungen Vorträge zu Remote Work allgemein und Remote-Workshops im Speziellen gehalten, beispielsweise auf dem Barcamp Rhein-Main 2019 oder auch als interne Veranstaltungen für die Deutsche Bahn und die Deutsche Public Relations Gesellschaft. Dabei entstand immer wieder Erfahrungsaustausch mit Menschen aus anderen Unternehmen, die noch am Anfang der Remote-Umstellung standen oder von ihren eigenen Hürden berichteten. Vor der Pandemie hatten sich viele noch nie mit komplett virtueller Zusammenarbeit beschäftigt und konnten sich so einen Alltag gar nicht vorstellen. Dabei gibt es durchaus wissenschaftliche Erkenntnisse zu Remote-Arbeit, die schon vor der Pandemie entwickelt wurden.
Vor- und Nachteile von Remote Work
Heutzutage ist es für die Mehrheit der Menschen Alltag, für die Arbeit das Haus zu verlassen. Doch wenn wir in der Zeit ein paar hundert Jahre zurückgehen, sah die Welt ganz anders aus. Damals lebten und arbeiteten die meisten Menschen am selben Ort, oft als Landwirt:innen oder Handwerker:innen. Seit dem Mittelalter hatte sich das Leben der Menschen nicht sonderlich verändert [2]. Erst die industrielle Revolution und damit verbundene Entstehung von Fabriken und Massenproduktion führte dazu, dass man zum Arbeiten an einen anderen Ort ging. Auch dieses System ist nun schon über 200 Jahre alt und die Arbeitswelt hat sich seitdem stark verändert. Es gibt einige Gründe dafür, warum Remote-Arbeit für so manche Berufsgruppen eine echte Alternative zum Büro darstellen könnte.
Auf einer Seite wären da wirtschaftliche Aspekte, denn Remote-Arbeit kann Kosten einsparen und die Produktivität erhöhen. Büroflächen in großen Städten sind teuer – selbst während der Pandemie sind die Spitzenmieten nicht gefallen, die Leerstandsquote für die 7 größten deutschen Städte liegt nach wie vor nur bei 3,9 Prozent [3]. Auch beim Bewerber:innen-Pool sorgen feste Standorte für Kosten und Einschränkungen: Durch die geografische Begrenzung, die mit Berufspendeln verknüpft ist, gibt es weniger Fachkräfte direkt vor Ort und neue Angestellte müssen umziehen. Remote-Arbeit kann das Recruiting spürbar vereinfachen, wie beispielsweise eine Harvard-Studie zur Einführung von Remote-Arbeit beim US-Patentamt belegt. Dort führte die Remote-Arbeit zu 4,4 Prozent Ersparnis bei den Recruiting-Kosten [4].
Auch was Infrastruktur und Produktivität angeht, birgt die Remote-Arbeit Vorteile. Im direkten Vergleich zwischen Remote-Arbeit und Arbeit vor Ort im Büro arbeiteten Remote-Angestellte mindestens einen ganzen Arbeitstag mehr, weil sie so viel produktiver waren [5].
Auf der anderen Seite wären da ethische Gründe, Klimaschutz und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen. Beschränkt man sich auf einen gewissen Standort, muss man sich auch fragen: Wer kann sich Wohnen hier am Standort leisten? Gerade in Ballungsgebieten ist Wohnen teuer und weniger privilegierte Fachkräfte werden unter Umständen durch dieses Kriterium ausgeschlossen. "Ich lebe in San Francisco, und viele Menschen können sich nicht leisten, hier zu leben. [...] Es fühlt sich moralisch falsch an, das Recruiting auf die wenigen Glücklichen zu beschränken, die die Bay-Area-Wohnungslotterie schon gewonnen haben", sagt beispielsweise Charity Majors, CTO und Gründerin der Softwarefirma Honeycomb [6].
Remote-Arbeit hat auch einen Vorteil beim ökologischen Fußabdruck: Menschen nutzen viel mehr Papier im Büro und verbrauchen die doppelte Elektrizität im Vergleich zur Arbeit von zu Hause. Jeder Kilometer, den ein:e Angestellte:r nicht fährt, verbessert den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens [7]. Und dann kommt noch eine gesteigerte Zufriedenheit hinzu: Laut einer Umfrage von 3.478 Angestellten lieben fast doppelt so viele Remote-Arbeitende ihren Job wie Präsenzarbeiter:innen [8]. Im direkten Vergleich zu Vor-Ort-Arbeit fielen die Kündigungsraten bei Remote-Arbeit um 50 Prozent und auch Krankmeldungen nahmen ab [5].
Doch es gibt auch Probleme, die durch Remote-Arbeit befeuert werden. Wie wir wissen, ermöglicht Remote-Arbeit mehr Flexibilität bei der Vereinbarkeit von Work und Life. Gleichzeitig verwischt die Arbeit zu Hause die Grenzen von Arbeit und Privatleben: In einer amerikanischen Umfrage empfanden 22 Prozent das Abschalten von der Arbeit im Remote-Umfeld als schwieriger. In derselben Umfrage klagten 19 Prozent der Befragten über Einsamkeit als Ergebnis fehlender sozialer Interaktionen im beruflichen Umfeld [9]. Und auch im Erfahrungsaustausch bei meinen Vorträgen wurden immer wieder Probleme angesprochen, die Remote-Arbeit aufwerfen kann. Bei Grafana Labs kennen wir diese Probleme auch, wir hatten nur vielleicht schon etwas mehr Zeit, aus ihnen zu lernen und Lösungsansätze zu entwickeln. Es folgen die unserer Erfahrung nach wichtigsten Faktoren, die über Gelingen oder Nicht-Gelingen der Remote-Arbeit entscheiden:
Zwischenmenschliches darf nicht zu kurz kommen
Das Fehlen von sozialen Interaktionen spüren viele Remote-Arbeitenden sehr bewusst – in der Pandemie umso stärker. In Diskussionen während meiner Vorträge wurde immer wieder angesprochen, dass es in Videocalls und bei der Remote-Arbeit allgemein schwierig ist, Emotionen und Körpersprache wie Gestik und Mimik wahrzunehmen – und manchmal ist die Kamera ja sogar komplett aus. Außerdem sieht man sich nicht zufällig in der Kaffeeküche oder beim Essen, es muss also alles in bewusst terminierten Telefonaten geklärt werden. Und dann heißt es, Smalltalk und Teambuilding in Videocalls zu ermöglichen, damit sich die Teammitglieder möglichst nicht einsam fühlen – aber ohne zu viel meetingfreie Arbeitszeit zu kapern. Klar ist also: Damit der Spagat zwischen sozialen Bedürfnissen und Produktivität gelingt, braucht es proaktive Planung und passende Formate.
Bei uns erreichen wir die Balance in diesem Bereich vor allem durch gute Kommunikationskultur. Im Remote-Kontext sollte man insgesamt lieber zu viel als zu wenig kommunizieren, nicht nur im Privatgespräch, sondern generell. Feedback-Formate sowie ein konstruktiver Umgang mit Fehlern können dazu ermutigen, offen anzusprechen, wenn etwas nicht klappt und einander ehrliches Feedback zu geben. Wir haben beispielsweise eine wöchentliche Feedback-Runde mit offener Agenda, frei für alle: Buch dir X Minuten, stell ein Problem vor, diskutiere Lösungsansätze. Und die meisten Teams haben regelmäßige Retrospektiven, sodass es einen festen Ort für Kritik und Verbesserungspotenziale gibt. Aber auch spontane Telefonate können im Tagesgeschäft hilfreich sein, wie für Senior Technical Writer Diana Payton: "Kurz in einen Videochat zu springen, hat für mich den Besuch am Schreibtisch der Kolleg:innen ersetzt."
Damit der Spagat zwischen sozialen Bedürfnissen und Produktivität gelingt, braucht es proaktive Planung und passende Formate.
Generell legt das ganze Team – Führungskräfte eingeschlossen – Wert aufs Zwischenmenschliche und zeigt das auch. Schon während des Onboarding-Prozesses animieren wir neue Teammitglieder, sich mit dem Rest des Unternehmens zu vernetzen. Aber auch für bestehende Mitarbeiter:innen sind in allen Meetings die ersten fünf Minuten für Smalltalk und Quatsch reserviert. Daneben versuchen wir in eigenen Formaten Orte fürs Soziale zu schaffen. Das können social hours und virtuelle Kaffeepausen für Teams oder Interessengruppen sein, oder auch gemeinsame Spiele während virtuellen Offsites. Zusätzlich kann man sich mit zufälligen Kolleg:innen zu einem Videocall verabreden, sich virtuell zum Mittagessen treffen oder einem der Slack-Kanäle zu persönlichen Interessen beitreten – ob #petsandbabies, #musicians, #photography, #pride, #maker oder #veggie-noms. Das Wichtige ist, sich Zeit für einander zu nehmen.
Um eine solche Kultur zu etablieren, ist besonders hilfreich, dass auch die Führungskräfte dieses Verhalten vorleben. Neue Mitarbeiter:innen werden sich wohler dabei fühlen, Arbeitszeit für Teambuilding zu verwenden, wenn Manager:innen mit gutem Beispiel vorangehen. Auch Führungskräfte sollten sich also Zeit fürs Zwischenmenschliche nehmen. Bei uns haben alle Kolleg:innen wöchentliche 1-zu-1-Termine mit dem/der direkten Vorgesetzten. Dabei wird man in der Regel proaktiv gefragt: Wie geht es dir? Wie können wir dich unterstützen? Das bewusste und achtsame Ansprechen der emotionalen Situation ist umso wichtiger, wenn man virtuell zusammen arbeitet und nicht wie im Büro anhand von nonverbalen Signalen die Stimmung der Person ablesen kann. "Besonders in Zeiten einer Pandemie ist es extrem wichtig, sicherzustellen, dass sich alle sicher und dennoch produktiv fühlen. Konkret versuche ich, nur 3–5 Minuten am Ende eines 1-zu-1 über die tatsächliche Arbeit zu sprechen. Die restliche Zeit versuche ich mir einen Eindruck zu machen, wie es der Person geht", schreibt David Kaltschmidt, Engineering Manager bei Grafana Labs [10]. Anekdoten zum Privatleben und Platz für die Themen, die einen gerade beschäftigen, gehören also mindestens genauso dazu, wie Gespräche über den Arbeitsalltag – sind vielleicht sogar wichtiger.
Produktivität erhalten trotz Meeting-Wahnsinn
In meinem vorherigen Job hatten wir Meetings komplett abgeschafft und es funktionierte wunderbar. Aber die dort genutzten Alternativen basierten darauf, dass alle zur selben Zeit am selben Ort zusammenarbeiten. Als ich bei Grafana Labs anfing, bemerkte ich schnell, dass bei Kollaboration über alle Zeitzonen hinweg feste Meetings der einzige Weg sind, um synchron zu kommunizieren. Das führt allerdings auch dazu, dass man sehr schnell Kalendertermine und Videotelefonate akkumuliert, die von der tatsächlichen produktiven Arbeitszeit abgezweigt werden müssen. Dazu kommt dann vielleicht noch digitale Ablenkung oder auch Offline-Ablenkung wie Hausarbeit oder Kinder – und schon beginnt man, sich selbst unter Druck zu setzen: Arbeite ich auch genug? Die Antwort ist ein ganz klares Ja! Die schon genannte Stanford-Studie hat schließlich erwiesen, dass man in der Remote-Arbeit bis zu einen vollen Arbeitstag produktiver ist. Außerdem führen Überstunden und Stress in der Regel nicht zu besseren Arbeitsergebnissen.
Dennoch möchte man vielleicht etwas gegen sein schlechtes Gewissen tun. Um seine Produktivität zu erhalten, kann es helfen, die Arbeitsbedingungen klar zu strukturieren und Grenzen zu setzen. Man kann sich einen festen Arbeitsplatz zu Hause einrichten, den man nach der Arbeit verlässt. Man kann sich meetingfreie Fokuszeit im Kalender blocken und dann konsequent Meetings absagen, die in diese Zeitslots fallen. Man kann auch Rituale für sich einführen, wie z. B. einen "Pendelweg", also einen kurzen Spaziergang vor und nach der Arbeit. Und von Unternehmensseite kann man versuchen, den Meeting-Wahnsinn und allgemein die Informationsflut der digitalen Kommunikation einzudämmen. Ein wichtiger Faktor dabei ist das Verhältnis von Pull- und Push-Kommunikation. E-Mail-Versand sollte auf die nötigsten und wichtigsten Informationen beschränkt werden. Alles andere kann per Chat oder in optionalen Meetings verteilt werden, so können die Angestellten individuell entscheiden, wann sie welche Informationen konsumieren. Im Chat kann man beispielsweise Kanäle auch stumm schalten und bei uns sind (fast) alle Meetings offen für alle, die Teilnahme aber freiwillig. Die Telefonate werden aufgenommen und es gibt Notizen. Wenn ich bei einem Projekt vorwärts kommen muss, dann sage ich weniger wichtige Meetings einfach ab und kann dann die Aufnahme später ansehen (im Zweifelsfall in doppelter Geschwindigkeit) oder die Notizen lesen. Und wenn ich digital zu sehr abgelenkt bin, dann schalte ich Slack eben für eine Weile aus.
Work-Life-Balance
Slack auch mal auszuschalten, ist nicht nur für die Produktivität wichtig, sondern auch zum mentalen Abschalten. Wenn 22 Prozent der Remote-Arbeitenden Probleme haben, sich zu Hause von der Arbeit zu distanzieren, helfen ständige Push-Benachrichtigungen eher nicht weiter. Entsprechend sollten auch Unternehmen Sorge tragen, dass ihre Mitarbeiter:innen sich nicht überarbeiten. Grafana Labs löst das über ein Work-life-balance-OKR [11] für jede:n Mitarbeiter:in, kostenlosen Zugang zur Meditations-App Headspace und Unterstützung für die psychische Gesundheit. Weiterhin haben wir seit 2020 immer wieder unternehmensweite Schließungstage. In unserer Erfahrung kann es schwierig für Mitarbeiter:innen sein, Urlaub zu nehmen, wenn im Team die Hütte brennt und alle anderen im Einsatz sind. An Tagen, wo wirklich alle frei haben, kommt niemand in Versuchung, den Urlaubstag doch abzusagen.
Und dann ist immer noch die Pandemie und die damit verbundene Zusatzbelastung. Wie auch Engineering-Manager David Kaltschmidt beschreibt, macht die Pandemie es schwieriger, sowohl der Arbeit als auch den privaten Verpflichtungen gerecht zu werden. "Wenn man sich mit der familiären Situation gestresst fühlt, sollte man sich die Zeit nehmen, um seine Familie zu unterstützen, statt Dienst nach Vorschrift zu leisten. Manchmal reicht eine Stunde; manchmal braucht es einen Tag. Diese Stunde oder dieser Tag sind für die Arbeit lange nicht so wichtig wie für das eigene Leben. Die Zeiten, wo man sich verpflichtet fühlen muss, bei der Arbeit anwesend zu sein, sind vorbei. Schlimmer noch, wenn man verzweifelt versucht, die Pflichtstunden abzuleisten (mit zusätzlichem Stress, haufenweise Kontextwechseln und Ablenkungen), leidet die Qualität der Arbeit. Dann hat man unterdurchschnittliche Arbeit abgeliefert UND sich selbst und seine Familie strapaziert, also sollte man das bleiben lassen." [12]
Teambuilding und Integration neuer Mitarbeiter:innen
Mein Unternehmen ist seit Beginn der Pandemie von 100 auf über 400 Angestellte gewachsen. Wir mussten uns also der Herausforderung stellen, Neuzugänge virtuell einzubinden und ihnen von Anfang an ein gutes Gefühl zu geben. "Remote-Onboarding ist schwer — es ist eine der schwierigsten Aufgaben, die ich aktuell zu bewältigen habe. Wie schafft man es, dass jemand sich dem Team zugehörig fühlt? Schritt für Schritt; es gibt keine Abkürzungen. Und im Remote-Kontext ist der Weg dahin noch länger", schreibt David Kaltschmidt.
Vor der Pandemie veranstalteten wir jedes Quartal Onboarding-Bootcamps und Team-Offsites in Person und flogen alle Neuzugänge dafür an einen Ort. Das war fürs fachliche Onboarding wichtig, aber noch viel wichtiger war das Kennenlernen. Seit der Pandemie finden auch Bootcamps und Offsites virtuell statt. Um Raum fürs Soziale zu geben, schließen unsere Bootcamps und Offsites Vorstellungsrunden, Diskussionen und Icebreaker immer mit ein. Außerhalb des Bootcamps sind neue Teammitglieder zu wöchentlichen Kennenlern-Telefonaten mit Personen aus dem ganzen Unternehmen angehalten und Manager:innen wie Kaltschmidt empfehlen, bei diesen Telefonaten das Zwischenmenschliche in den Fokus zu setzen: "Ich ermuntere unsere Neuzugänge stets, während dieser Gespräche nicht über die Arbeit zu sprechen. Nutzt die Zeit, um einander kennenzulernen und eine zwischenmenschliche Beziehung aufzubauen."
Sich innerhalb kürzester Zeit fachliches Domänenwissen anzueignen und gleichzeitig das Team kennenzulernen, kann überfordern. Besonders hilfreich ist es deswegen, Aufgaben und Informationen in Päckchen zu schnüren. "Neuzugänge bekommen einen detaillierten Onboarding-Plan für die ersten vier Wochen, mit klaren Zielen und Aufgaben für jede Woche. Das ist ein Grundstein unseres Onboarding-Prozesses: Der Plan zeigt ganz klar, was man tun soll, und hilft uns, dass keine unrealistischen Erwartungen entstehen", sagt Kaltschmidt. Die ersten Informationspäckchen bekommen neue Kolleg:innen schon vor dem ersten Arbeitstag, wie beispielsweise unsere Software Engineer Ivana Huckova: "Ungefähr zwei Wochen vor meinem ersten Tag bekam ich eine Anleitung, wie ich mich überall einlogge. Es gab Informationen dazu, wie meine ersten Tage aussehen würden und wer mein Onboarding-Buddy sein wird. Ich habe außerdem eine herzliche Willkommens-Mail von meinem Manager bekommen, die mit interessanten Artikeln, Themen zum Lernen, Videos und Informationen über das Unternehmen gespickt war." [13] Ab dem ersten Tag hat jeder Neuzugang einen Onboarding-Buddy, sodass es eine:n direkte:n Ansprechpartner:in für Fragen und Tipps zur Orientierung gibt. Klare, offene Kommunikation auf Augenhöhe hilft neuen Mitarbeiter:innen dabei, sich sicherer zu fühlen und ein Gefühl zu entwickeln, was sie im neuen Job erwartet.
Zeit für die Umstellung nehmen
Viele von uns mussten sich monatelang auf Remote-Prozesse umstellen – auf individueller Ebene genauso wie als ganzes Unternehmen. "Lass dich nicht davon stressen, wenn du nicht ab Tag Eins total produktiv bist", sagt Frontend-Software-Engineer Peter Holmberg. "Wenn Remote-Arbeit oder das ganze Unternehmen neu für dich ist, nimm Dir Zeit für die Umstellung", stimmt VP of Solutions Engineering Dave Russell zu. "Menschen haben ihre Routine, wie sie arbeiten. Remote-Arbeit von zu Hause ist anders und es kann eine Weile dauern, bis man seine Gewohnheiten auf die neuen Umstände angepasst hat." Ein paar zusätzliche Hacks dazu, wie wir effektiver und zufriedener remote arbeiten, sind in unserem englischsprachigen Blog zu finden [15].
"Der größte Faktor für mich war, meine eigene Art der Remote-Arbeit zu finden", sagt UX-Manager Diana Sarlinska. "Man bekommt so viele Tipps, aber nicht alle waren richtig für mich. Man muss einfach experimentieren." Ich bin sicher, die meisten Menschen und Unternehmen haben pandemiebedingt schon eine längere Experimentierphase hinter sich. Aber vielleicht war die ein oder andere neue Anregung zu Lösungsansätzen dabei. Genau wie das Coronavirus wird die Remote-Arbeit uns wohl auch in Zukunft begleiten, insofern wünsche ich weiterhin viel Erfolg dabei, eine tolle Arbeitskultur zu schaffen und zu erhalten – gemeinsam und nicht einsam, egal ob remote, in Präsenzarbeit oder gemischt.
- European Commission: Telework in the EU before and after the COVID-19: where we were, where we head to
- National Geographic: Industrialization, Labor, and Life
- JLL: Office Market Overview – Stable take-up in the German Big 7 cities
- Harvard Business School: How Companies Benefit When Employees Work Remotely
- Inc.com: A 2-Year Stanford Study Shows the Astonishing Productivity Boost of Working From Home
- angel.co: On Messing up Your Remote Team—and Then Getting It Right
- Gallup: Is Working Remotely Effective? Gallup Research Says Yes
- Entrepreneur: Four Reasons Working From Home Is The Future Of Working
- vox: How remote work is quietly remaking our lives
- D. Kaltschmidt, Grafana: What I've learned managing engineers — and my own work-life balance — during the pandemic
- Wikipedia: Objectives and Key Results
- Grafana Labs: What I've learned managing engineers — and my own work-life balance — during the pandemic
- Grafana Labs: What It’s Like Working Remotely as a Junior Dev
- Grafana Labs: How to work from home effectively: Tips from the remote-first Grafana Labs team
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