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Elisabeth Breitenstein & Anja Wittenberger 17. März 2020

Zeit ist relativ – arbeiten jenseits von Effizienz und Zeitdruck

Ein Plädoyer für mehr Fortschritt und weniger Überforderung in der Wissensarbeit

Egal, wie man vorgeht bei der Neugestaltung von Organisationen: Man eckt an geltenden Normen und gesetzte Maßstäbe an, die über lange Zeiträume hinweg entstanden sind. Diese Normen sind an der einen Stelle nicht nur hilfreich, sondern engen oftmals ein, zwingen sie doch zum Systemerhalt und verstellen den Weg bei dem Wunsch nach Umgestaltung. Es regt uns auf und es regt aber auch an – weiterzudenken und in Frage zu stellen, was unverrückbar zu sein scheint. Uns beschäftigt, wie wir den Wandel der Arbeitswelt mitgestalten können. Solch eine Norm ist auch die Arbeitszeiterfassung als Bemessungsgrundlage der Arbeitsleistung und des -lohns.

Arbeitszeit, so die gängige Auffassung, ist die Zeit, in welcher der Arbeitnehmende seiner Arbeitspflicht nachkommt. Hierzu gibt es in Deutschland u. a. Gesetze und Vorgaben, die vor Ausbeutung schützen sollen. Die Gesetzgebung entsteht (verkürzt dargestellt) unter dem Eindruck der Gewerkschaftskämpfe und der harten körperlichen Fabrikarbeit Ende des 19. und zu Beginn des 20. Jahrhunderts. Seitdem haben sich die Arbeitskontexte und die damit verbundenen Beschäftigungsverhältnisse allerdings stark verändert. Es sind nicht zuletzt auch die kontroversen Diskussionen rund um das EuGH-Urteil von 2019 zur Arbeitszeiterfassung, die zeigen, wie sehr Gesetzgebung und gelebte Arbeitsrealität noch voneinander entfernt sind.

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Wissens- oder Kreativarbeit in komplexen Arbeitsumfeldern. Im Unterschied zur Arbeit am Fließband findet die Wissensarbeit im Kopf und nicht mit den Händen statt. Komplexität geht dabei mit wechselnden Anforderungen und entsprechend (teilweise neuen) kreativen Lösungen einher.  

Im Hinblick auf eine durch die Digitalisierung getriebene, sich stark verändernde Arbeitswelt und die damit verbundenen Chancen und Risiken bei der Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort, stellt sich die Frage: Welchen Zweck soll die Messung von Arbeit noch erfüllen, wenn der Begriff Arbeit selbst stark im Wandel ist?

Es ist motivierend zu sehen, dass viele Organisationen und Unternehmen – sowie die Forschung – sich auf den Weg machen, um neue Ansätze in der Erfassung und Bewertung von Arbeitszeit auszuprobieren. Dennoch ist es nach wie vor so, dass die Bemessungsgrundlage für die Vergütung und eine feste Determinante in den Arbeitsverträgen die geleisteten Arbeitsstunden sind. Doch das widerspricht oftmals der Arbeitsrealität: Entscheidend sind die Wirksamkeit und die Idee, das Richtige im richtigen Moment zu tun.

Das theoretische Fundament bei der Infragestellung der Zeiterfassung als reine Bemessungsgrundlage für Arbeitsleistung bildet McGregors "X-Y-Theorie": Grundannahme ist, dass der Mensch sich gern und selbstmotiviert mit anderen Menschen zusammentut, um gemeinsam Wertbeträge zu erbringen [1].

Unser Unternehmen folgt keinem explizit angestrebtem Umsatz- oder Wachstumsziel. Wirtschaftlicher Erfolg ist vielmehr das Ergebnis der Zusammenarbeit von Kolleginnen und Kollegen, Partnerinnen und Partnern sowie mit den Kundinnen und Kunden. Die Ausrichtung eines solchen Unternehmens erfolgt am gemeinsam gestalteten Kern des Unternehmens, am Markt und den Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden. Reale Erfolgsgeschichten bestätigen uns darin, dass dies keine romantische Vorstellung, sondern funktionierendes Unternehmertum ist.

Das 60-30-10-Prinzip

Das Unternehmen AviloX nutzt beispielsweise seit drei Jahren das 60-30-10-Prinzip zur Ausgestaltung der Arbeitszeit:

  • 60 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit fließen in die Arbeit, für die man explizit eingestellt wurde (z. B. Beratung) und wirkt damit auf die direkte Wertschöpfung ein.
  • 30 Prozent fließen in das Wirken in internen Kreisen (z. B. Kompetenz- oder Organisationsentwicklung, IT, usw.).
  • 10 Prozent sind Rüstzeit und allgemeine Organisationsaufwände.

Die erfassten Arbeitszeitdaten werden für die interne Prognose und Ressourcenplanung sowie für die Abrechnung von Beratungsleistungen verwendet – nicht aber zur Bewertung von Mitarbeitenden herangezogen. Bei jeder Entscheidung stellen wir uns die Frage: Brauchen wir diese Datensicht wirklich? Welcher Nutzen entsteht hierdurch?

Zweifel

Trotz des 60-30-10-Prinzips und dem reflektierten Umgang mit den erfassten Daten, wurden die Zweifel lauter: Braucht es überhaupt einen datengestützten Service? Nach längeren Diskussionen und bei genauerer Betrachtung folgte das Eingeständnis:

Ein rein zahlenbasierter Steuerungsmechanismus ist nicht mehr zeitgemäß.

Denn: Die Einführung von datenbasierten Systemen beeinflusst Verhalten in Organisationen und den darin agierenden Menschen: Es entsteht bei der Erfassung der Daten und im Umgang mit den Auswertungen das Gefühl, kontrolliert und bewertet zu werden. Daraus resultiert die Gefahr, dass sich die Aufmerksamkeit zu sehr auf rein zeitliche Bemessungsmaßstäbe richtet und die Mitarbeitenden dadurch in ihrer Handlung- und Entscheidungsfreiheit eingeschränkt werden.

Arbeitszeiterfassung dient nicht dem Unternehmen, das Unternehmen nutzt die Daten für einen Service

Unser Unternehmen versteht sich als dezentral funktionierender Organismus. Die Akteurinnen und Akteure in der Organisation folgen dem Prinzip der Selbstführung und agieren miteinander in dynamischen, agilen Strukturen. Im Zuge des Wachstums (aktuell 24 Kolleginnen und Kollegen), wurde damit begonnen, erste Services zu entwickeln, die jeden Kollegen/jede Kollegin (und damit den gesamten Organismus) sowohl bei der täglichen Arbeit als auch bei einem gesunden wirtschaften unterstützen soll. Ein Service verfolgt das Ziel, über verschiedene Sensoren (z. B. Daten, Fakten, Gespräche) eine Einschätzung der Lage vorzunehmen. Dabei wird auch die Wirtschaftlichkeit des Schaffens beleuchtet. Viel wichtiger bei dieser Auswertung ist jedoch die Frage, ob die gegenwärtige Entwicklung der Organisation und der darin arbeitenden Menschen den unternehmenseigenen Prämissen der Wertschöpfung-, Entwicklungs- und Innovationsorientierung folgt. Dies geschieht über eine Kennzahlenlogik, den Einsatz von Prognosewerkzeugen für den Ressourceneinsatz sowie die Vollzeiterfassung von Arbeitszeiten (mit geltender Arbeitszeitautonomie). Über diesen Weg nähert man sich experimentell einer rein digital gestützten Lösung an. Die Datenbasis bilden die Ist-Werte aus der erfassten Arbeitszeit (60-30-10) und die von jedem Mitarbeitenden prognostizierten Planwerte.

Die Suche ist hier noch nicht am Ende und die Entwicklung der eigenen Kennzahlenwerkzeuge wird als iterativer Prozess verstanden. Hierbei ist nicht nur eine Infragestellung der eingesetzten Instrumente von Relevanz, sondern auch die Sicht auf das große Ganze: Warum halten die Unternehmen – und letztendlich auch die Mitarbeitenden – an der Messung der Arbeitszeit fest? Woran haften sich die Zweifel und wie will man damit umgehen?

Die Veränderung der Wissensarbeit

Um zu verstehen, warum es zum Thema Arbeitszeiterfassung derzeit viele Fragen und wenig Antworten gibt und woher diese Problematik eigentlich rührt, lohnt sich der Blick in die jüngere Vergangenheit. Die gegenwärtigen Arbeits- und Lebensverhältnisse verändern sich permanent und in einem atemberaubenden Tempo. Gründe für diese Veränderungen sind nicht nur die Digitalisierung und die Globalisierung, sondern der generelle Wandel der Wissens- oder Kopfarbeit seit dem Ende des Zweiten Weltkriegs.

Die Welt ist komplex, schnelllebig, voller technischer Innovationen und Überraschungen. Neuerungen vollziehen sich in rasanten Schritten. Um in dieser Fülle an Innovationen als Unternehmen gesehen zu werden, braucht es gute Ideen, passende Lösungen und je nach Branche das Potenzial, den nächsten Trend zu setzen. Dabei gilt Kreativität als Kernkompetenz. Als planbare Ressource zur Sicherung des Wettbewerbsvorteils wurde sie seit Mitte des 20. Jahrhunderts immer wichtiger.

Sei mal kreativ, jetzt!

Die Halbwertzeit von Innovationen wird durch Beschleunigung verknappt. Kreativität wird so zum Reflex auf ökonomische Notwendigkeiten. Ein Problem, denn Kreativität lässt sich ebenso wenig befehlen wie die Spontaneität. Hierfür braucht es – wie bei allen Tätigkeiten – Pausen und Freiräume zum Ausprobieren, Scheitern, Verwerfen und Neudenken. Es ist Arbeit – Kreativarbeit – Ideen zu haben und diese Arbeit lässt sich nur schwer anordnen. Es zeigt sich, dass Pausen genauso wertvoll sind wie die Arbeitszeit an sich – allerdings nach wie vor selten als Positiv-Komponente in der Arbeitszeitbilanz gewertet werden. Gleichsam verschwimmen durch die permanente Verfügbarkeit von Arbeit, digitalen Informationsflüssen und Kommunikationskanälen die Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit.

Wenn mir eine tolle Idee in meiner Freizeit einfällt, ist das dann Arbeitszeit?

Und plötzlich stehe ich als Arbeitender vor dem Dilemma: Wenn mir eine tolle Idee in meiner Freizeit einfällt, ist das dann Arbeitszeit? Selbst wenn ich anfangs noch Spaß daran habe, Ideen in meiner Freizeit zu entwickeln, was passiert, wenn dem irgendwann nicht mehr so ist und ich ausgebrannt und unkreativ bin?

Arbeit ist das, was ich tue

Die Digitalisierung hat die Notwendigkeit eines festen Arbeitsortes und damit auch einer vorgegebenen Arbeitszeit, die man im Büro verbringt, für viele Berufe inzwischen aufgelöst. Arbeit ist heute zu jeder Zeit und von überall aus möglich und so ist Arbeit nicht mehr der Ort, an den ich gehe, sondern das, was ich tue und denke. Das birgt nicht nur Risiken, sondern vor allem viele Chancen!

Neben einer beschleunigten Arbeitswelt mit immer kürzer werdenden Innovationszyklen und dem Druck, flexibler auf Veränderungen zu reagieren, verändern sich auch die Menschen und ihre Vorstellungen über Arbeit. Die Generation Y trägt neue Ideen und Anforderungen an die Arbeitswelt heran: der Wunsch nach Partizipation, der Wille mitzugestalten und das Bedürfnis nach einer sinnstiftenden Arbeit.

Neue fluide Strukturen in Organisationen entstehen und die damit einhergehenden Arbeitsformen bieten ein hohes Maß an Flexibilität, setzen jedoch zugleich eine ausgeprägte Kompetenz in der Selbstkontrolle und Selbstführung voraus.

Die bekanntesten Probleme dieser noch jungen Entwicklung in Kombination mit der Digitalisierung und der Verkleinerung der Arbeitsendgeräte sind die Verschmelzung von Arbeitszeit und Freizeit, eine permanente Arbeitshaltung und -verfügbarkeit, Selbstausbeutung, Burn Outs und die große Frage, wie Arbeit in Zukunft nachhaltig definiert werden muss, damit sie nicht krank macht, sondern Wert- und Sinnvolles hervorzubringen vermag.

Welche Rolle dabei die Zeiterfassung spielen kann, wird im Resümee ausgeführt. Zunächst einmal werfen wir einen Blick auf eine Zeit ohne Arbeitszeit:

Dilemmata

Angenommen, die Arbeitszeiterfassung wird radikal abgeschafft, um freier und wirksamer arbeiten zu können: Welche Probleme und Dilemmata entstehen dadurch für die Unternehmen und die Angestellten?

  • Ausbeutung: Wenn Arbeitszeit kein Maßstab mehr ist und als Regulationsmechanismus vom Rechtsstaat in Form des Arbeitsschutzgesetzes hypothetisch nicht mehr genutzt werden würde, führt dies dann automatisch zu Ausbeutung bzw. Selbstausbeutung?
  • Grenzen: Wer setzt wann die Grenzen – das Unternehmen, das damit wieder in meine Freiheit eingreifen würde – oder ich? Und wenn ich meine Grenzen setze, woran orientiere ich mich? Und wann weiß ich, dass ich genug geleistet habe?
  • Bewerten: Woran werde ich gemessen, wenn Messgrößen wie die Arbeitszeit wegfallen? Etwa an meinen kreativen Ideen? Wann habe ich meine Arbeit gut oder schlecht gemacht? Woran wird mein Wertbetrag gemessen und meine Vergütung orientiert? Welches Ergebnis wird genau und wie gemessen? Woran erkenne ich, dass ich Erwartungen des Unternehmens nicht ausreichend erfülle?
  • Produktivität: Aber was passiert, wenn ich mehrere Monate einfach keinen guten Einfall habe oder wegen eines privaten Vorfalls häufiger eher das Büro verlasse als meine Kolleginnen und Kollegen?
  • Druck: Und was, wenn ich im Flow die letzten Wochen 60 Stunden gearbeitet habe – baue ich damit einen Erwartungsdruck auf die Kolleginnen und Kollegen auf, auch ohne dass die Zeiten offiziell erfasst wurden?
  • Recht: Wie lassen sich neue Organisationsansätze in Einklang bringen mit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung von 2019? Wie kann das Unternehmen rechtskonform handeln und den Mitarbeitenden trotzdem ausreichend Freiheiten ermöglichen?
  • Alle: Müssen diese Debatten nicht auch Berufsgruppen aus dem Niedriglohnsektor mitdenken, die vielmehr von Ausbeutung betroffen sind? Wie schaffen wir es in den aktuellen Überlegungen, möglichst viele Menschen mitzudenken und nicht einzelne Berufsgruppen oder Menschen, die sich feste Regelungen und Arbeitsverhältnisse wünschen, auszuschließen?
    Es zeigt sich, dass es noch nicht für alle Probleme Lösungen und nicht auf alle Fragen Antworten gibt. In Zukunft wird es immer wichtiger sein, allgemeingültige Normen vor dem Hintergrund einer sich verändernden Arbeitswelt in Frage zu stellen und im Diskurs für den jeweiligen Kontext passende Ansätze zu entwickeln.

Resümee

Die Arbeitswelt ist im Wandel und wir sind mittendrin. New Work beschäftigt uns nicht nur als Unternehmensberatung, sondern auch, weil wir als Unternehmen unsere eigene und die Arbeitswelten unserer Kundinnen und Kunden mit- und neugestalten. Dabei geht es immer wieder darum, Normen zu hinterfragen. Das allein genügt jedoch nicht. Es hat sich gezeigt, dass Arbeit weder messbar noch kontrollierbar ist, da die Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit zunehmend verschwimmen. Es geht um das Finden neuer Maßstäbe, die ein wertschöpfendes Verhalten einzelner Akteure sowie der gesamten Organisation unterstützen können.

Doch Vorsicht ist geboten: Eine einheitliche, finale Lösung zur Neugestaltung der Arbeitszeiterfassung als Bemessungsgrundlage der Arbeit kann es schon allein aufgrund der Vielfalt der gegenwärtigen Beschäftigungsverhältnisse nicht geben.

Der Faktor Arbeitszeit ist in vielerlei Hinsicht von besonderer wirtschaftlicher Bedeutung – nicht zuletzt, weil die Bemessung von Zeit als Maßstab zur Abrechnung von Leistungen am Markt zumindest im Dienstleistungssektor weit verbreitet ist. Die Arbeitsvertragsgestaltung orientiert sich ebenfalls an diesem Maßstab sowie die damit verbundene Gesetzgebung. Aus den genannten Gründen wird die Arbeitszeiterfassung als Bemessungsgrundlage wohl noch eine Zeit lang integrativer Bestandteil unserer Arbeit bleiben. Hier gilt es auf benutzerfreundliche Lösungen zu setzen, damit Zeiterfassung nicht selbst zum Zeitfresser wird.

Im Zuge der Überlegungen, was nach der Arbeitszeiterfassung als Bemessungsgrundlage kommen kann, soll Folgendes berücksichtigt werden: Arbeitnehmende stehen unter einem immer größeren Leistungsdruck. Motivation und Leistungsfähigkeit sollen so hoch sein, als gelte es das eigene Unternehmen zu vertreten. Den Wunsch nach aktiver Mitgestaltung gibt es auch seitens des Mitarbeitenden. Dieser beidseitige Wunsch wird gleichsam zur Bürde und es besteht die Gefahr, dass die Eigenverantwortung und -fürsorge dabei außen vor gelassen werden.

Dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihrer Arbeit als relevanter Faktor des Unternehmenserfolgs begriffen werden (zum Beispiel, weil sie mit ihren innovativen Lösungen dazu beitragen), sollte in der Konsequenz viel Vertrauen seitens des Unternehmens in jene, ihre Selbstorganisation und Eigenverantwortung zur Folge haben. Gleichsam darf dies nicht der Nährboden für Selbstausbeutung und unbezahlte Überstunden sein. Unternehmen müssen sich ihrer eigenen Verantwortung in einer sich verändernden Arbeitswelt bewusst werden.

So könnte Zeit und Geld, welches für die Überprüfung geleisteter Arbeitsstunden aufgebracht werden, auch in Schulungen zur besseren Selbstorganisation und Selbsteinschätzung der eigenen Fähigkeiten und Ressourcen investiert werden. Unternehmerische Verantwortung muss nicht zwangsläufig bedeuten, dass Mails von Mitarbeitenden im Urlaub gelöscht werden, um jene zu schützen. Vielmehr geht es um ein gemeinsames Aushandeln von ethischem Unternehmertum, von Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und um die Rahmenbedingungen der Zeiterfassung. Es kann ein Ziel sein, dass die Eigenverantwortung und Selbsteinschätzung so weit reicht, dass ein Gefühl dafür entsteht, wann genug gearbeitet wurde – im wirtschaftlichen Sinne für das Unternehmen und im individuellen Sinne für den Arbeitnehmenden, der selbst entscheidet, wie viel Arbeit gut ist. Dabei sollte die Unternehmensführung Unterstützung bereitstellen und beratend die Selbstführung und -fürsorge der Angestellten fördern. So lassen sich auch Überforderung und fehlerhafte (weil überschätzende) Prognosen verhindern. Im Zuge dessen geht es darum, bestehende Leistungsnormen zu überdenken und das offene Gespräch über Schwächen und Nicht-Machbares zuzulassen. Nur, wenn es möglich ist, offen über Aufgaben zu sprechen, die nicht in einem gesunden Maße zu bewältigen sind, kann es sicherere Prognosedaten im Controlling geben.

Mitgedacht wird also eine neue Unternehmenskultur voller Vertrauen und Kritikfähigkeit.

Es geht also nicht mehr so sehr um die Arbeitszeit, sondern um den Erhalt der Leistungsfähigkeit einer Organisation, die sich gegenüber ihren Mitarbeitenden dafür verantwortlich fühlen sollte, die eigenen Fähigkeiten einzuschätzen, zu halten und zu entwickeln. Eine Zeit nach der Arbeitszeiterfassung sollte nicht mehr von Kontrolle geprägt sein, sondern von Unterstützung und Vertrauen.

Quellen
  1. Wikipedia: X-Y-Theorie

Autorinnen

Elisabeth Breitenstein

Elisabeth Breitenstein begleitet mit Hilfe ihrer Kreativität und Kommunikationsstärke verschiedene Veränderungsprozesse. Im Rahmen des Forschungsprojekts "Digitale Teams" beschäftigt sie sich mit der Fragestellung, wie die…
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Anja Wittenberger

Anja Wittenberger ist die Fachfrau für moderne Arbeitsorganisation und Führung und berät Organisationen strategisch auf dem Weg zu digital vernetzten Arbeitsweisen.
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