Verteilte und agile Softwareentwicklung – was wir gelernt haben

Die Saxonia Systems AG [1] ist ein IT-Beratungsunternehmen mit insgesamt sechs Standorten: Dresden, Leipzig, Görlitz, München, Hamburg und Berlin. Aufgrund der hohen Reisetätigkeit unserer Consultants und standortübergreifender Teams, begannen wir bereits Ende 2010 damit, uns Gedanken darüber zu machen, wie wir – trotz gegenteiliger Empfehlungen der agilen Community [2] – verteilte und agile Zusammenarbeit kombinieren können. Unseren Ansatz hierfür nennen wir "Ein Team Ein Office" (ETEO) [3,4] und verbinden damit den Anspruch, verteilte Teams annähernd so zusammenzubringen, als würden sie in einem gemeinsamen Büro an einem Ort arbeiten. Da uns als auschlaggebendster Punkt die fehlende Interaktion von Angesicht zu Angesicht erschien, statteten wir ein Team mit einer Videokonferenzanlage aus, welche dauerhaft und in Lebensgröße die Teilteams miteinander verband. Für unser Team war das ein riesiger Schritt, doch mit der Zeit lernten wir, dass noch mehr Dinge für die erfolgreiche verteilte Zusammenarbeit benötigt werden. 

Chancen der verteilten und agilen Zusammenarbeit

Ein Grund, sich mit verteilter Zusammenarbeit zu beschäftigen, war, Mittel und Wege zur Senkung der Reisetätigkeit zu finden. Einerseits belasten Reisen unsere Mitarbeiter, die Familie und Beruf vereinbaren möchten. Andererseits machen Reisen einen nicht unerheblichen Bestandteil der Gesamtkosten eines Projekts aus. Durch verteilte Zusammenarbeit können Mitarbeiter flexibler eingesetzt und schwer erreichbare Standorte erschlossen werden. Da agile Arbeitsmethoden sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei unseren Kunden eine zunehmend wichtigere Rolle einnehmen, stellt sich uns darüber hinaus die Frage, ob auch Scrum-Teams verteilt zusammen arbeiten können. Heute sind wir überzeugt davon, dass die kurzen Entwicklungszyklen, die tägliche Synchronisation und die kontinuierliche Verbesserung insbesondere die verteilte Zusammenarbeit maßgeblich positiv beeinflussen. Agile Prinzipien können helfen, dort Kreativität und Effizienz zu erhalten, wo sonst der Teamzusammenhalt bedroht ist. Unsere verteilten Teams sind ein praktisches Beispiel dafür, dass Scrum über mehrere Standorte hinweg funktioniert. Das ist die Hoffnung, die wir mit dem Konzept ETEO verbinden, welches aus den Erfahrungen unserer Teams ständig weiterentwickelt wird.

Schmerzen bei der verteilten und agilen Zusammenarbeit

Es ist offensichtlich, dass agile Zusammenarbeit eine enge Abstimmung im Team erfordert. Die räumliche Trennung oder der Einsatz von digitalen Kollaborationswerkzeugen kann dazu führen, dass sowohl auf der pragmatischen als auch der menschlichen Ebene Informationen wesentlich langsamer fließen. Unsere Mitarbeiter stellten fest, dass die Gefahr steigt, dass Kollegen nicht mehr in ausreichendem Umfang miteinander sprechen, weil Kollaborationswerkzeuge umständlich zu benutzen sind oder generell technische Probleme mit sich bringen. Darüber hinaus sind Videokonferenzen besonders in Gruppen anstrengend und ermüdend. Teambuilding und Konfliktlösung sind mühseliger und zeitraubender. So ist es nicht leicht, den Teamzusammenhalt und die Motivation zu halten. Verteilte Zusammenarbeit macht schnell deutlich, wenn in der Arbeitsorganisation oder im Team generell etwas nicht stimmt. Somit ist ein gut funktionierendes Team eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiche, verteilte Zusammenarbeit, gerade wenn man Selbstorganisation als Grundparadigma anerkennt.

Scrum-Teams nutzen normalerweise eine Zettelwand, welche die Aufgaben im aktuellen Sprint bereithält und deren Bearbeitungsstand visualisiert. Das Daily Stand-Up nutzen die Teammitglieder, um sich stehend von Angesicht zu Angesicht über den Arbeitsstand auszutauschen. Nicht zuletzt entstehen dabei Synergien, welche dabei helfen, Hindernisse zu identifizieren und aus dem Weg zu räumen. Das Team achtet gemeinsam darauf, dass die Arbeit fokussiert und zielgerichtet verläuft.

Verteilte Zusammenarbeit so gestalten, dass sie an das Gefühl der Zusammenarbeit an einem Ort herankommt.

Doch wie setzt man das in einem verteilten Team um? Mehrere Zettelwände an mehreren Standorten zu synchronisieren ist mühselig. Auch wenn die Teammitglieder vor einem digitalen Aufgabenboard am Bildschirm sitzen, ist das Meeting mit einem Standup vor einer Zettelwand nicht vergleichbar.

Möchte man Scrum in verteilten Teams anwenden, so kommt auch die Frage auf, wie die kritischen Rollen, insbesondere der Product Owner und der Scrum Master, wirken können, wenn sich die Personen nicht an mehreren Standorten gleichzeitig befinden können. Spontan könnte man meinen, man solle die Teams nach Features oder Funktion trennen, z. B. indem alle Tester an einem Standort arbeiten. Kurzfristig und bei klar abgegrenzten Aufgaben mag das gut funktionieren. Allerdings kann ein Prozess in Gang gesetzt werden, in dem das Team schleichend Kreativität und Dynamik verliert. Den Preis hierfür zahlt man häufig erst am Ende des Projekts. Deshalb streben wir an, das Paradigma der interdisziplinär arbeitenden Scrum-Teams auch in der Verteilung umzusetzen. Das Ziel ist, verteilte Zusammenarbeit so zu gestalten, dass sie sehr an das Gefühl der Zusammenarbeit an einem Ort herankommt. Dafür steht das Konzept ETEO.

ETEO - Ein Team Ein Office

Das erste über eine Videokonferenzanlage verbundene Team arbeitete von 2011 bis 2012 in Dresden, Görlitz und München. Ein weiteres Team startete 2012 und entwickelte das eteoBoard [5] an den Standorten Dresden und Görlitz. Gelegentlich wurde das Team durch Kollegen aus Budapest verstärkt. Schließlich startete ein weiteres Team im Jahr 2014 an den Standorten in Hamburg, Würzburg und Dresden. 2015 begann ein weiteres Team in Dresden und Görlitz zusammenzuarbeiten.

Die Voraussetzungen für gute Zusammenarbeit sind in einem verteilten Team zunächst nicht viel anders als in einem Präsenzteam, dessen Mitglieder gemeinsam an einem Ort zur gleichen Zeit arbeiten. Die Kollegen müssen einander vertrauen und gemeinsam an einer konstruktiven Zusammenarbeit interessiert sein. Da bestehende Probleme in verteilten Teams viel leichter zu Leistungseinbrüchen führen, ist von allen Beteiligten etwas mehr Anstrengung gefordert, um die gleiche Qualität der Zusammenarbeit zu erreichen. Die Ursache ist die reduzierte Bandbreite der Kommunikation: die gemeinsame Kaffeeküche fehlt, Videokonferenzen geben nur ein verzerrtes Bild wieder und die Intensität der Kommunikation ist meist reduziert.

In unseren Teams haben wir erfahren, dass der Schlüssel für eine gute Zusammenarbeit in einem ganzheitlichen Ansatz liegt. Wir haben verstärkt mit Videokonferenzsystemen experimentiert und sind der Meinung, dass ein gemeinsamer Projektraum für ein verteiltes Team wichtig ist. Weiterhin nutzt ein verteiltes Team zahlreiche Kollaborationswerkzeuge, welche die Kommunikation unterstützen und nicht hemmen dürfen. Die Ausgestaltung der Rollen in einem verteilten Team erfordert ebenfalls Aufmerksamkeit: wie kann ein Scrum Master an unterschiedlichen Standorten wirksam werden? Schließlich ist das Team selbst gefordert, aktiver zu sein und die Hürden der Kommunikation aktiv zu überwinden bzw. zu kompensieren. Hierzu haben wir Lösungen aus unseren Teams gesammelt und mit ETEO ein ganzheitliches Konzept für verteilte, agile Teams entwickelt.