Architekturmanagement im Wandel
In vielen Unternehmen hat sich in den letzten Jahrzehnten die IT bedeutend gewandelt. Vom oft thematisierten Kostenfaktor, der unterstützend an einigen Stellen in der gesamten Wertschöpfungskette wirkt, hin zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Damit geht auch eine deutliche Zunahme der Größe und Komplexität der IT einher und somit wächst auch ihre Bedeutung im Unternehmen. Dadurch entstehen völlig neue Anforderungen und Herausforderungen für die Sicherheit, Stabilität und das Kostenmanagement. Um die benötigte Transparenz für die neuen Aufgaben zu erhalten und die IT zielgerichtet weiterzuentwickeln, bietet die Disziplin des Architekturmanagements die nötigen Prozesse und Werkzeuge. Aber auch sie muss sich an die immer höhere Agilität im IT-Umfeld anpassen. In diesem Kontext beleuchtet dieser Artikel insbesondere den zentralen Arbeitsschritt der Datenerfassung.
IT-Landschaften im Wandel
Der Wandel in der Bedeutung der IT wird vor allem daran sichtbar, dass es bei vielen Unternehmen nicht mehr nur darum geht ein Auto, eine Maschine, oder ein Bauteil zu fertigen, sondern zudem zugehörige IT-Dienste anzubieten. Mit diesen Diensten, die Daten aus eingebauten Sensoren verwenden, versuchen sich Anbieter am Markt abzugrenzen. Auch die schiere Menge der Startups, die mit innovativen technischen Lösungen den "alteingesessenen" Unternehmen potenzielle Kunden streitig machen, verdeutlicht diese Entwicklung.
Den Chancen, die sich aus neuen technologischen Möglichkeiten ergeben, steht jedoch eine Vielzahl von Herausforderungen gegenüber. Die Größe und der Vernetzungsgrad heutiger IT-Landschaften, gepaart mit der enorm hohen Dynamik in diesem Bereich, benötigt effiziente Mechanismen, um die Kontrolle und Transparenz zu behalten, so dass die IT weiterhin gezielt fortentwickelt und optimiert werden kann.
Dabei stehen insbesondere Kosten- und Security-Aspekte im Mittelpunkt. Auch der Trend hin zu immer stärker in Eigenverantwortung arbeitenden Teams erfordert Methoden zur Überprüfung unternehmensweiter Vorgaben und regulatorischer Bestimmungen.
Herausforderung durch Cloud-Computing und Agilität
Gerade im Cloud-Bereich ist die Dynamik sehr hoch. Durch die hohe Selbstständigkeit in der Entwicklung können neue Ressourcen sehr schnell hinzugebucht und wieder abgeschaltet werden. Zudem können sicherheitskritische Einstellungen von verschiedenen Nutzern verändert werden. Daher wird es immer wichtiger den Gesamtüberblick zu behalten und die Governance-Themen zu automatisieren.
Darüber hinaus gewinnt das Thema Kostentransparenz mit steigendem Cloud-Anteil enorm an Bedeutung. Dazu zählen beispielsweise Aspekte wie der Ursprung von Kosten oder die konkrete Zuordnung von Anwendungen und Endprodukten zu anfallenden Teilbeträgen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Cloud-Ressourcen kostenoptimal betrieben werden.
Bereits eine einmalige Bestandsaufnahme und Auswertung der Kosten oder Sicherheits-Aspekte in der Cloud kann in ein mehrwöchiges Projekt münden. Bedingt durch die fachlichen Anforderungen, z. B. möglichst kurze Produkt-Release-Zyklen und technische Rahmenbedingungen wie "Continuous Integration/Continuous Delivery", ändern sich Cloud-Landschaften auf täglicher Basis. Eine einmalige Analyse ist zwar hilfreich, allerdings wäre eine regelmäßige Durchführung dringend notwendig. Hier ist es entscheidend, dementsprechende toolgestützte Prozesse aufzubauen, die jederzeit die benötigten Informationen unternehmensweit zur Verfügung stellen. Damit können Kostentreiber schnell aufgespürt und bestehende Risiken optimal gesteuert und gemindert werden.
Architekturmanagement als Lösung
Architekturmanagement schafft die dafür nötige Transparenz und die Strukturen, um die Stabilität der Gesamt-IT sowie die Einhaltung der Grundwerte, Compliance- und Nachhaltigkeitsvorgaben sicherzustellen. Gleichzeitig unterstützt es dabei, neuen Anforderungen wie kurzen Innovationszyklen oder der Einführung von neuen Technologien gerecht zu werden. Natürlich bleibt dabei auch immer die "alte IT" mit ihren großen Legacy-Systemen im Blick, da sie in der Regel mittelfristig weiter existiert und im Einklang mit der neuen IT funktionieren muss. Aus diesem Grund spielt die Architektur der IT eine immer tragendere Rolle für die Gesamtstabilität und durchgängige Verfügbarkeit geschäftskritischer Dienste.
Dabei wird die bisherige Disziplin des Enterprise Architecture Managements, die sich diesen Herausforderungen annimmt, in den Unternehmen oft als "Bremser" oder "Verhinderer" wahrgenommen. Die unternehmensweiten Vorgaben einer zentralen Stelle werden vielfach aus Bequemlichkeit umgangen oder aufgrund fehlenden Hintergrundwissens nicht akzeptiert. Das zeigt sich besonders deutlich in der Software-Entwicklung, wo die zunehmende Agilität und immer eigenständiger arbeitende Teams scheinbar im Widerspruch zu einheitlichen Vorgaben stehen. Das führt schnell zu Konflikten zwischen aktuellen Projekten, die möglichst schnell eine "operative Wirkung" entfalten sollen, und der eher auf langfristige Ziele ausgerichteten Architekturarbeit.
Erfolgsfaktor "Wissen"
Das Potenzial aktueller Technologien kann nur dann optimal ausgenutzt werden, wenn man eine adäquate Balance zwischen Entscheidungsfreiheit in den Projekten und unternehmensweiten IT-Vorgaben findet. Hierbei ist es essenziell, dass den Entscheidungsträgern der Projekte alle relevanten Informationen zugänglich sind. Ein Projekt ist niemals eine Insellösung, sondern korreliert immer mit anderen Teilbereichen und Anwendungen des Unternehmens. In Projekten hilft es enorm, diese zu kennen und zu verstehen, so dass im Endeffekt die beste Entscheidung für das gesamte Unternehmen getroffen werden kann.
Die banal wirkende Anforderung "die relevanten Informationen zu haben" ist in den meisten Unternehmen allerdings nicht erfüllt. Die Daten werden oftmals in einem Architekturtool zusammengetragen, das als zentrale Informationsquelle dienen soll. Für die Erfassung der Informationen werden dabei verschiedene Ansätze verfolgt.
Zentrale manuelle Datenerfassung
Bei der zentralen Erfassung liegt die Verantwortung für das Sammeln der Informationen bei einem "zentralen" Architekturteam. Die Mitglieder dieses Teams sind dafür verantwortlich, die relevanten Daten zu Applikationen, Fachprozessen und Infrastruktur sowohl zusammenzutragen als auch durchgängig aktuell zu halten.
Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass die "aus einer Hand" erfassten Daten relativ gut zusammenpassen. Sie werden mit einer gemeinsamen Sprache dokumentiert und haben i. d. R. einen einheitlichen Detailgrad. Zudem können sie sehr zielgerichtet erfasst werden, da die zuständigen Architekten die zugrundeliegenden Use Cases und Beweggründe genau kennen.
Allerdings kostet dieser Ansatz viel Zeit und erfordert einen hohen Personaleinsatz. Abhängig von der Größe des Architekturteams – sowie dessen sonstiger Auslastung – ist es oft schon rein personell nicht möglich, die Daten ausschließlich zentral erfassen zu lassen. Außerdem sind die Architekten auch bei diesem Vorgehen auf die Zuarbeit der Mitarbeiter in den einzelnen Domänen angewiesen, um entsprechende Detailinformationen und Abhängigkeiten überhaupt dokumentieren zu können.
Dezentrale manuelle Datenerfassung
Bei der dezentralen Datenerfassung liegt die Verantwortung hingegen bei den einzelnen Domänen. Das heißt zum Beispiel, dass der jeweilige Verantwortliche die Daten über eine Anwendung im EA-Tool selbst einpflegen muss. Das Architekturteam ist hierbei lediglich dafür verantwortlich, das dafür nötige Tooling bereitzustellen und die zu erfassenden Daten sowie deren Verantwortliche zu bestimmen. Darüber hinaus müssen übergreifende Architekturelemente und Abhängigkeiten zusätzlich zentral erfasst werden. Hinzu kommt die kontinuierliche Aufgabe, die Qualität der dezentralen Daten sicherzustellen und in regelmäßigen Abständen eine Aktualisierung zu veranlassen.
Bei diesem Ansatz verteilt sich der Aufwand auf viele Personen, wodurch sich die Arbeitslast der Architekten – insbesondere für die Datenerfassung – erheblich reduziert. Hierbei wird aber nicht bloß Arbeitslast verteilt, sondern unweigerlich auch deutlich mehr Mitarbeiter in den gesamten Prozess eingebunden. Dies führt im Idealfall dazu, dass die Domänen-Verantwortlichen die durch sie erfassten Informationen und Zusammenhänge auch für ihre alltäglichen Aufgaben nutzen können.
Der Nachteil dieses Ansatzes ist, dass genau vorgegeben werden muss, welche Informationen in welchem Detailgrad zu erfassen sind. Wenn das nicht passiert, dann besteht die Gefahr eines am Ende sehr heterogenen Gesamtbilds, das durch das zentrale Architekturteam aufwändig vereinheitlicht werden müsste. Abseits davon kommt die Dokumentationspflicht im Alltag oft zu kurz oder geht völlig unter, weil sie von den Verantwortlichen allenfalls niedrig priorisiert wird, worunter dann wiederum die Gesamtqualität der erfassten Daten leidet.
Dezentrale integrative Datenerfassung
Eine weitere Möglichkeit zur Sammlung der benötigten Daten ist der integrative Ansatz, der auf der Idee der dezentralen Datenerfassung basiert. Hierbei ist es allerdings das Ziel, möglichst viele Daten automatisiert aus bereits bestehenden Tools auszulesen, angemessen aufzubereiten und direkt in das Architekturtool zu integrieren. Dies können beispielsweise Tools aus dem Infrastrukturbetrieb wie CMDBs oder Service Management Tools sein. Auf fachlicher Seite bietet sich Prozessmodellierungs-Software an, wobei auch Security- oder Projektmanagementlösungen oftmals für das Architekturmanagement relevante Informationen beinhalten.
Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass die Daten dort abgegriffen werden, wo sie im Alltag entstehen bzw. wo mit ihnen täglich gearbeitet wird. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass diese aktuell und gepflegt sind. Zudem entfällt der den Domänen-Verantwortlichen drohende doppelte Arbeitsaufwand.
Ohne weitere Konsolidierungsschritte entsteht bei diesem Ansatz ein unvollständiges und voraussichtlich auch vereinzelt widersprüchliches Bild. Daher müssen die aus Dritt-Tools erhaltenen Daten vom Architekturteam entsprechend aufbereitet und miteinander verknüpft werden, so dass ein einheitliches und konsistentes Bild entstehen kann. Zudem müssen die Daten an ungewollt vakanten Stellen nachgetragen werden. Um hier den Aufwand zu minimieren, sollten möglichst viele dieser Schritte – also das Erfassen, Zusammenführen und Bereinigen der Daten – automatisiert mit Software-Unterstützung durchgeführt werden.
Dezentralität als Erfolgsfaktor
Angesichts der steigenden Größe und Komplexität heutiger IT-Landschaften in Unternehmen stoßen zentrale Ansätze zunehmend an ihre Grenzen – insbesondere aufgrund des bereits erwähnten, nicht mehr stemmbaren Personalaufwands. Erschwerend kommt der Faktor des dafür nötigen Domänenwissens hinzu, damit die Relevanz von Sachverhalten für das Architekturmanagement korrekt eingeschätzt werden kann. Dieses Wissen kann nur mit erheblichem Mehraufwand in einem zentralen Architekturteam aufgebaut werden.
Bei einem dezentralen Ansatz werden hingegen nur so viele zentrale Vorgaben gemacht, sodass dann die Domänenexperten in der Lage sind, selbständig ihre Teilbereiche zu erfassen. Dabei soll dennoch ein einheitliches Bild entstehen. Im Hinblick auf die Datenerfassung bedeutet das, konkrete Methoden und Notationen vorzugeben, mit denen die Datenerfassung erfolgen soll. Dies kann zum Beispiel in Form von Checklisten, Eingabemasken oder Formularen für die manuelle Erfassung erfolgen. Bei der automatisierten Erfassung kann das Architekturteam hingegen selbst die finale Aufbereitung der Daten bestimmen. Dabei sollte es immer das Ziel sein, einen möglichst hohen Automatisierungsgrad zu erreichen und nur gezielt an bestimmten Stellen ergänzen zu müssen, z. B., um allgemein verständliche Namen für technische Komponenten zu vergeben.
Mit der Verwendung von "Tags" und Namenskonventionen kann der Integrationsschritt aus den unterschiedlichen Dritt-Tools heraus in das zentrale Architekturmodell effizient automatisiert werden. So wird vor allem die automatische Erkennung von Abhängigkeiten zwischen Elementen aus dem fachlichen und dem technischen Bereich ermöglicht.
Aktuelle Daten ermöglichen fundierte Entscheidungen
Die Kombination von automatisiert erfassten und dezentral manuell eingepflegten Daten führt zu einer deutlich verbesserten Qualität des finalen Architekturmodells. Der Personalaufwand wird reduziert und mithilfe geeigneter Datenanalysen können gezielt Lücken im Modell gefüllt werden. Dies ist insbesondere in einem agilen Umfeld von großer Bedeutung, da die sich schnell und häufig ändernden Daten auf technischer Ebene zumeist automatisiert erfasst werden können. Die Aktualität des Gesamtmodells kann somit auch in einem sehr dynamischen Umfeld sichergestellt werden.
Ein aktuelles, umfassendes und konsistentes Modell bietet in der Folge eine ideale Grundlage, um Transformationsprojekte zu planen und deren Fortschritt zu überwachen. So kann Schritt für Schritt die IT eines Unternehmens optimal auf die fachlichen Anforderungen ausgerichtet werden. Durch das sich zum Großteil selbst aktuell haltende Architekturmodell, kann dann jederzeit auf dieses Wissen zugegriffen werden. Es ermöglicht Abweichungen vom gewünschten Zielzustand festzustellen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Architekturmanagement im agilen Umfeld
Um optimal auf ein immer agileres und schnelllebigeres Umfeld vorbereitet zu sein, sollte auch im Bereich Steuerung und Vorgaben verstärkt auf Eigenverantwortung gesetzt werden. Dabei ist es wichtig, ein möglichst ideales Gleichgewicht zwischen Vorgaben aus dem Architekturmanagement und der Eigenverantwortlichkeit einzelner Unternehmensbereiche zu finden.
Von zentraler Stelle kommen unternehmensweit geltende Vorgaben ("Leitplanken"), innerhalb derer die Domänen dann für sich die eigentlichen Entscheidungen treffen, womit diese dann möglichst nah an die bereichseigenen Experten delegiert werden. Die Architekten fungieren dabei als Berater und stellen sicher, dass das Wissen über die Gesamtzusammenhänge und das gemeinsame Zielbild vorhanden ist und berücksichtigt wird. Die Vorgaben gewährleisten, dass sicherheitsrelevante Aspekte und regulatorische Anforderungen tatsächlich eingehalten werden.
Das Vorhandensein des Wissens bei den "lokalen" Entscheidungsträgern ist für ein derartiges Vorgehen essenziell. Ein aktuelles Architekturmodell, auf das alle zugreifen können, trägt hierbei entscheidend zur Wissensvermittlung bei. Ein wichtiger Baustein ist zudem die aktive Einbindung und stetige Informierung der Entscheidungsträger über Prioritäten und Ziele.
Rolle des Architekturmanagements
In diesem Zusammenhang hat das Architekturmanagement der Zukunft drei wesentliche Rollen, die es entsprechend ausfüllen muss:
Architekt als Rahmenvorgeber
Als zentrale Aufgabe verbleibt es bei den Architekten unternehmensweite Vorgaben zu definieren und zu kommunizieren. Diese zeigen die Handlungs- und Steuerbedarfe auf und geben den Rahmen vor, innerhalb dessen lokale Entscheidungen getroffen werden können. Diese Vorgabe stellt sicher, dass auch die lokal getroffenen Entscheidungen zum Erreichen des Gesamtbilds beitragen und somit kein "Flickenteppich" aus Insellösungen entsteht.
Architekt als Wissenssammler und -vermittler
Damit lokale Entscheidungen im Sinne des Gesamt-Unternehmens getroffen werden können, ist es eine weitere zentrale Aufgabe, die benötigten Information und das Wissen für eine fundierte Entscheidungsfinden auch lokal zur Verfügung zu stellen. Das beinhaltet eine fundierte Informationsbasis über existierende IT-Assets sowie deren Abhängigkeiten untereinander – sowohl in der IT selbst als auch zwischen IT und "Business". Zudem müssen diese Informationen bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt werden. Dies geschieht idealerweise mit leichtgewichtigen und pragmatischen Software-Tools für eine zweckmäßige Dokumentationen und Visualisierungen.
Architekt als Mediator
Ein wesentlicher Teil der Architekturarbeit besteht aus Kommunikation. Architekten müssen sowohl das Zielbild als auch die vorhandenen Richtlinien im Unternehmen klar vermitteln. Sie treten als Berater auf, wenn es darum geht Entscheidungen in den einzelnen Domänen zu treffen. Dabei fungiert der Architekt als Spezialist für übergreifende Zusammenhänge und die Domänen-Mitarbeiter als Spezialisten für ihren Bereich. Der gemeinsame Austausch ermöglicht dabei ein zielgerichtetes Vorankommen für beide Seiten.
Zusammenfassung
Um die Potenziale der eigenen IT optimal ausschöpfen zu können, müssen Prozesse und Methoden etabliert werden, die mit der zunehmenden Agilität und Komplexität skalieren. Ein wesentlicher Baustein ist dabei ein definiertes Unternehmens-Architekturmanagement, das einerseits die notwendige Transparenz über den derzeitigen "Ist-Stand" aufzeigt und andererseits dementsprechende Zielbilder und Vorgaben für die Zukunft macht. Um diese Aufgabe meistern zu können, muss sich das Architektenteam als "Enabler" begreifen und das gesammelte Wissen über die IT und ihren Abhängigkeiten den einzelnen Projekten und Bereichen zur Verfügung stellen. Nur dann können fundierte und datengetriebene Entscheidungen getroffen werden, die die langfristige Strategie des Unternehmens unterstützen.
Bei der Sammlung der IT-Informationen sollte möglichst auf automatisierte Mechanismen und bereits vorhandene Daten zurückgegriffen werden. Dadurch kann der manuelle Aufwand deutlich reduziert werden. Zudem wird das "Skalieren" der Architekturprozesse mit stark wachsenden IT-Landschaften ermöglicht. Eine solche Datenbasis bietet die optimale Grundlage für verschiedenste Informationsbedarfe, beispielsweise zur Erarbeitung von Architekturprinzipien, zur Planung von Projekten und zur Überwachung von Risiken und Sicherheitsvorgaben.
