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Ignatz Schels 27. März 2017

Projektmanagement mit Excel

Für die Planung und Steuerung von Projekten bietet der Softwaremarkt ein reichhaltiges Angebot. Das meist verbreitete Produkt dieser Gattung ist MS Project, die erste, vor 30 Jahren von Microsoft eingeführte PM-Software. Viele weitere Anbieter preisen ihre Programme als die ultimative Lösung an und das Angebot wächst ständig. Aber Microsoft hat einen Konkurrenten im eigenen Lager: Excel, die Tabellenkalkulation eignet sich hervorragend als PM-Software, behaupten zumindest Ignatz Schels und Uwe Seidel, die Autoren des Buches "Projektmanagement mit Excel".

Spreadsheets an Stelle von GANNT-Charts, geht das?

Erfahrene Projektmanager rümpfen die Nase und sprechen Excel jede Kompetenz ab, verfügt das elektronische Rechenblatt doch weder über automatische Vorgangsberechnungen noch über Netzpläne oder integrierte Ressourcen- und Kostenverwaltung. Schließlich hält sich eine PM-Software wie Project streng an die PM-Methodik, zwingt den Planer zum Abschluss seiner Planung und berechnet anschließend die Auswirkungen von Verzögerungen auf Termine und Kosten (was der Normalfall in Projekten ist). In Excel dagegen ist alles nur eine große Tabelle, die spaltenweise mit Anfangs- und Endzeit, Ressourceneinsatz und Kosten gefüllt wird und Funktionen für Berechnungen zur Verfügung stellt.

Einfache Lösung, flexible Werkzeuge

Aber genau darin liegt der Reiz. Viele Anwender ziehen das einfache Handling mit Tabellenblättern und Diagrammen dem streng reglementierten Projektplan mit Gantt-Charts und Netzpläne vor. Zumal Projekte sowieso nie so abgeschlossen werden, wie sie geplant wurden. Planänderungen sind die Regel, nicht die Ausnahme, und mit agiler Softwareentwicklung und Scrum gehen die Unternehmen längst neue Wege. Außerdem ist Excel kein simples Rechenblatt. Mit dem Einsatz von Formularelementen, bedingter Formatierung, PivotTables zur Analyse, PivotCharts und Datenschnitten lässt sich auch ein Projektplan interessant und transparent gestalten. Daten werden dynamisch per ODBC, mit PowerQuery und PowerPivot integriert und relational verknüpft. Hier einige Beispiele:

Was nicht geht, geht mit VBA

Mit der Makrosprache VBA wird der Projektplan zum Projektportfolio. VBA ist ein Derivat von Visual Basic, wesentlich einfacher zu erlernen als andere Sprachen, weil dem alten BASIC-Dialekt noch sehr nah aber mächtig in seinen Möglichkeiten. Ein Makrorecorder nimmt dem Anwender die meiste Arbeit ab. Datenimport und -export automatisieren Makros, Dialoge sind spielend einfach über UserForms realisierbar und mit wenigen Codezeilen entsteht eine Portfolio-Steuerung für Multiprojektmanagement mit Versand der Projektpläne per Outlook-Mail.

Warum Projektmanagement mit MS Excel und nicht MS Project?

Kosten und Know-how sind als zentrale Aspekte für den Einsatz des MS Excel-Templates im Projektmanagement ausschlaggebend. Während die Lizenzkosten bei MS Project relativ hoch und oft individuell zu beschaffen sind, verfügt nahezu jeder Mitarbeiter ab initio über ein MS Office-Paket incl. Excel. Des Weiteren sind die Mitarbeiter im Umgang mit Excel, im Vergleich zu MS Project, um vielfaches sicherer. Hieraus ergeben sich beim Einsatz des Excel-Templates deutlich kürzere Einarbeitungszeiten als bei vergleichbarer Planungstiefe mit MS Project.

Welche Projekte, welcher Umfang sind für das Excel-Template geeignet?

Ob IT- oder reine Fachbereichsprojekte, grundsätzlich ist der Einsatz der Excel-Variante bei Projekten niedriger bis mittlerer Komplexität zu empfehlen. Als Kenngröße hat sich das Template für die Planung von Projekten mit folgenden Parametern bewährt:

  • Weniger als 10 Projektmitarbeiter
  • Weniger als 5 zeitliche Abhängigkeiten
  • Weniger als 1 Jahr Projektdauer
  • Einfache Kostenstrukturen & einfache Ressourcenstrukturen
  • Ressourcenplanung, High Level Roadmap

Vorteile

Neben den bereits genannten Treibern für den Einsatz des Excel-Templates im Projektmanagement, können folgende weitere Vorteile hervorgehoben werden:

  • Einfachheit/Ergonomie: Projektplanung und grafische Darstellung auf einen Blick
  • Individualisierbarkeit: Planung kann mit einem Click um neue Spezifika erweitert werden
  • Kompatibilität: Firmen- und plattformübergreifender Einsatz möglich
  • Skalierbarkeit: Vielseitige Funktionalitäten des MS Excel Umfangs möglich

Nachteile im Vergleich zu MS Project

  • Abbildung Abhängigkeiten: Echtzeit-Verknüpfung von Aktivitäten nur über Makros realisierbar
  • Detailtiefe: Keine Darstellung kritischer Pfade und der Arbeitszeit-Kostenkorrelation
  • Zusatzfunktionen: Kein Projektreporting
  • Keine Anbindung an MS Sharepoint

Fazit

Das Excel-Template ist universal einsetzbar und stellt eine kostengünstige Alternative zu MS Project dar, wenn es um kleinere Projekte geht. Bei komplexen Projektstrukturen sowie starken Abhängigkeiten zwischen zahlreichen Aktivitäten/Arbeitspaketen, kommt der Projektleiter jedoch nicht an einer professionellen Projektmanagement-Software vorbei.

Autor

Ignatz Schels

Ignatz Schels ist Technik-Informatiker, Spezialist für Microsoft Office-Programme, VBA-Programmierer und zertifizierter Projekt-Fachmann (GPM/IPMA).
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