RPA – Die Technologie der Zukunft schon heute erleben
Die digitale Revolution hat uns viele wunderbare Dinge gebracht, aber sie verursacht auch viele Qualen. Früher wurden Formulare dreifach ausgefüllt, heute werden Informationen mit hunderten oder tausenden von mühseligen, sich wiederholenden Tastenanschlägen kopiert und eingefügt. Um diese langwierigen Prozesse zu vermeiden, kommt Robotic Process Automation (RPA) zum Einsatz. Im Folgenden erfahren Sie genau, was RPA ist, welche Schritte dazu erforderlich sind und welche Vorteile RPA gegenüber herkömmlichen Methoden hat.
Definition Robotic Process Automation (RPA)
Im Wesentlichen ist RPA eine Methode zur Automatisierung von Prozessen, bei der sich wiederholende und manuelle digitale Aufgaben von Softwarerobotern ausgeführt werden. Diese werden als RPA-Bots oder digitale Assistenten bezeichnet. Die Natur eines RPA-Bots besteht darin, menschliches Verhalten in Softwareschnittstellen nachzuahmen. Generell wird zwischen zwei Arten der Automatisierung unterschieden.
"Attended" RPA
Dabei handelt es sich um eine beaufsichtigte Automation. Diese kommt hauptsächlich dann zum Einsatz, wenn der gesamte Prozess nicht gänzlich ohne menschliche Interaktion automatisiert werden kann. Das heißt, in manchen Fällen muss die Automation durch einen Menschen ausgelöst werden, beispielsweise durch das Drücken auf eine Schaltfläche. Hierbei wird häufig der Begriff Robotic Desktop Automation (RDA) bzw. "digitaler Assistent" verwendet, da "attended" Bots meist auf Front-House-Aktivitäten ausgerichtet sind und die Aktivitäten auf dem Desktop nachverfolgbar sind.
- Voraussetzung ist die Kommunikation mit Mitarbeitern.
- Mitarbeiter koordinieren Interaktionen zwischen Personen und Bots innerhalb des Unternehmens.
- Bots laufen sowohl auf privaten Servern als auch in der Cloud.
"Unattended" RPA
Bei dieser Form der Automatisierung wird keine menschliche Aktion gefordert, da diese automatisch durch bestimmte Ereignisse ausgelöst wird. "Unattended" Bots fungieren meist bei Back-Office-Aufgaben ohne das Bemerken des Benutzers. Diese können für den Mitarbeiter große Datenmengen analysieren und strukturiert zur Verfügung stellen. Hierbei wird von "Digital Worker" gesprochen.
- Automatisiert umfangreiche Backoffice-Prozesse.
- Bots folgen festgelegten Verfahren, ohne menschliche Anleitung.
- Bots werden durch bestimmten Befehl in der Prozesskette ausgelöst.
- Bots laufen sowohl auf privaten Servern als auch in der Cloud.
Vor- & Nachteile von RPA
Die RPA-Technologie bietet vielen Unternehmen erhebliche Vorteile. Einfach gesagt ist der größte Nutzen die gesteigerte Geschäftsleistung. Dies liegt an mehreren Faktoren:
- effizientere Arbeitsabläufe
- geringere Personalkosten durch Arbeitszeitverkürzung bzw. Stellenabbau
- Minimierung von menschlichen Fehlern in der Datenverarbeitung
- bessere und einheitliche Datenqualität
- mehr Zeit für innovative Aufgaben durch Entlastung im Back-Office-Bereich
- keine Ausfälle/ Krankheiten/ Ermüdungen
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
- gesteigerte Attraktivität für qualifizierte Fachkräfte
- gesteigerte Datensicherheit, Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Da der Prozess der RPA-Implementierung aufgrund unzureichenden Wissens über Automatisierungen vielen schwer fällt, ergeben sich auch einige Nachteile. Dieser sollte man sich schon im Vorfeld klar werden, um Komplikationen frühzeitig und bestmöglich zu umgehen:
- Schaden der Reputation bei Arbeitsplatzabbau
- Risikopotential bei der Implementierung in altbewährte Arbeitsabläufe
- Konfiguration eines Bots nicht immer flexibel
Welche Prozesse eignen sich für RPA?
- Öffnen von E-Mails und Anhängen
- Anmeldungen in Anwendungen
- Verschieben von Dateien und Ordnern
- Kopieren und Einfügen
- Ausfüllen von Formularen
- Auslesen von Daten aus dem Intranet
- Kommunikation mit bestehender API
- Daten abgleichen und Berechnung
- Extrahieren von Daten
- Sammeln von Statistiken
Wie gelingt die erfolgreiche Einführung in Ihrem Unternehmen?
Um den Prozess der Automatisierung zu ermöglichen und nachhaltig effizient zu gestalten, gilt es, die folgenden 6 Phasen zu durchlaufen.
Verstehen:
Der erste Schritt besteht darin zu verstehen, was RPA ist und welche Vorteile es bietet. Außerdem ist die Sondierung des Marktes unerlässlich, um einen geeigneten Anbieter zu finden. Jeder Anbieter hat andere Schwerpunkte, diese sollten mit den eigenen langfristigen Zielen übereinstimmen.
Identifizieren:
Die Prozesslandschaft eines Unternehmens setzt sich aus vielen Mischprozessen zusammen. Diese sind in der Regel unvollständig dokumentiert oder die Dokumentation fehlt gänzlich. RPA erfordert jedoch ein vordefiniertes Vorgehen. Deshalb ist es wichtig, die Prozesse richtig zu identifizieren und dann festzustellen, welche überhaupt für RPA geeignet sind.
Auswahl:
Nachdem die für RPA in Frage kommenden Verfahren identifiziert wurden, sollten sie nach ihrer spezifischen Priorität geordnet werden. Hierbei ist es günstig, sich anfänglich auf Prozesse mit der geringsten Komplexität und Einfluss auf das Unternehmen zu fokussieren.
Pilotieren:
In der vierten Phase wird zusammen mit dem Unternehmen einer der zuvor definierten Abläufe automatisiert. Zu diesem Zeitpunkt sollte das Unternehmen den Prozess bereits ohne große Unterstützung durch einen IT-Profi automatisieren und so intern neues Wissen generieren können. Zu Beginn werden wichtige Kennzahlen identifiziert, anhand derer dann der Erfolg des Piloten beurteilt werden kann.
Bewerten:
Nach einer vierwöchigen Testphase sind die Ergebnisse entweder positiv oder negativ. Diese Bewertung dient als Grundlage für eine Entscheidung über die regelmäßige Nutzung oder Abschaffung des Verfahrens. Alle Daten müssen ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Skalieren:
Hat das Unternehmen den ersten Piloten erfolgreich umgesetzt und ausreichend Erfahrung gesammelt, gilt es, eine langfristige Automatisierungsstrategie zu entwickeln, die im Einklang mit der digitalen Transformation des Unternehmens steht. Gleichzeitig sollte ein Center of Excellence (CoE) entstehen. In dieser Phase ist Managementunterstützung notwendig, da der Übergang zu einem automatisierten Unternehmen durch ein Change-Management begleitet werden sollte.
Warum braucht man zwingend ein Center of Excellence (CoE)?
Ein RPA-Center-of-Excellence ist eine zentrale Gruppe im Unternehmen, die den Erfolg aller RPA-Initiativen überwacht. Diese Kategorie umfasst verschiedene Personen: vom Prozessmanager über IT-Spezialisten bis hin zu verschiedenen Vertretern des Unternehmens. Bestenfalls wird die Gruppe Einblick in alle RPA-Initiativen haben, was es ihr ermöglicht, genaue RPA-Standards und -Praktiken zu etablieren, die sicherstellen, dass sich die RPA-Investition der Organisation lohnt.
Das RPA-CoE kann unter anderem folgende Verantwortlichkeiten haben:
- RPA-Service und Support
- Schulung von Mitarbeitern
- Festlegung von RPA-Standards
- Etablierung einer unternehmensweiten RPA-Strategie
- Überwachung des Erfolgs aller RPA-Prozesse
Betrachten Sie das CoE als eine entscheidende Komponente Ihres RPA-Projekts und beginnen Sie so früh wie möglich mit der Implementierung. Ein gut organisiertes und gemanagtes CoE stellt sicher, dass sich Ihre RPA-Investition auch langfristig lohnt und Sie Ihren Wettbewerbern immer einen Schritt voraus sind.
Die größten Technologiepartner am Markt
Die Nachfrage nach Anbietern von Robotic Process Automation ist in den letzten Jahren stark gestiegen. Allein die Recherche nach RPA-Anbietern kann zu über 15 verschiedenen Anbietern führen. Viele dieser Unternehmen sind seit langem in der Testautomatisierung tätig und haben sich seitdem auf die Prozessautomatisierung ausgeweitet. Heutige Anbieter haben andere Schwerpunkte bzw. Zielgruppen. Hier den Überblick zu behalten ist schwierig. Vor allem die Wahl des falschen Anbieters kann teuer werden und der beabsichtigte Erfolg stellt sich nicht ein. Für ein besseres Marktverständnis veröffentlicht Gartner jährlich den Magic Quadrant, um einen aktuellen Überblick zu geben.
Anbieter UI-Path
UI-Path ist wahrscheinlich der bekannteste Anbieter von RPA-Software auf dem Markt. Das Unternehmen wurde 2005 gegründet, konzentriert sich primär auf Automatisierungsskripte und widmete sich im Laufe der Zeit immer mehr dem Thema Prozessautomatisierung. UI-Path wurde speziell für Windows entwickelt und erfordert die Installation einer umfangreichen Software. Es gibt jedoch auch eine abgespeckte Community-Version, die für Unternehmen kostenlos ist. Die kostenpflichtige Version von UI-Path verfügt über zahlreiche unterschiedliche Lizenzen, die individuell auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten werden müssen. Es gibt vorgefertigte Pakete, aber einige davon erfordern zusätzliche Lizenzen.
Anbieter Automation Anywhere
Automation Anywhere ist der wohl beliebteste Anbieter von RPA-Software. Ein Alleinstellungsmerkmal des Anbieters ist seine Plattformunabhängigkeit. Das bedeutet, dass die Anwendung direkt über den Internetbrowser aufgerufen wird und keine umfangreiche Installation auf dem Computer erfordert. Um einen Vorgang zu automatisieren, muss jedoch eine kleine Software auf dem Computer installiert werden. Diese Installation erfordert keine zusätzlichen Berechtigungen. Aufgrund dieser Einfachheit wird Automation Anywhere als benutzerfreundliches Tool bezeichnet und eignet sich für Unternehmen jeder Größe.
Fazit
Unternehmen, die intelligente Automatisierung einsetzen, können RPA nutzen, um Prozesse zu automatisieren, die effizient, genau und im Einklang mit den Geschäftszielen sind. Anstatt die Zeit der Menschen mit sinnlosen und unproduktiven Aktivitäten zu verschwenden, wie z. B. der Verwendung von Software, die nur wenige Lösungen verwendet, bewältigt intelligente Automatisierung immer komplexere Aufgaben mit unendlicher Flexibilität, besserer Konnektivität und größerer Genauigkeit.
Letztendlich ist klar, dass sich RPA weit entfernt von Künstlicher Intelligenz bewegt, aber derzeit ein grundlegendes strategisches Werkzeug ist, das Unternehmen ermöglicht, die heutigen Geschäftsanforderungen kostengünstig zu bewältigen und bei der Integration von Legacy-Systemen ohnehin nicht mehr wegzudenken ist.
Chris
am 01.02.2023Gerade dieses erlaubt mit lebendigen Flußdiagrammen ein sehr einfaches und schnelles Prozessdesign.
Marcel Altmann
am 06.03.2023Ich hab hier mal noch ein paar Informationen ergänzt
https://www.rewion.com/robotic-process-automation-rpa-mit-blue-prism/