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Christian Siebert 09. Mai 2023

Erfolgreiche Existenzgründung mit der passenden ERP-Software

Im Rahmen einer Existenzgründung müssen unzählige Entscheidungen getroffen werden. Darunter gibt es viele, die damit zusammenhängen, wie das eigene Unternehmen in Zukunft arbeiten soll. Viele junge Gründende machen dabei den Fehler, der Auswahl der passenden Software nicht genug Bedeutung beizumessen oder sie auf später zu verschieben. Dabei ist ein leistungsfähiges ERP-System eine wichtige Voraussetzung für Ihren unternehmerischen Erfolg.

ERP-Software – Was ist das überhaupt?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Ressource Planning. Damit handelt es sich bei ERP-Software um ein Programm, das zum Verwalten von Geschäftsprozessen und Ressourcen zum Einsatz kommt. Die Anwendung integriert dabei alle wichtigen Geschäftsprozesse:

  • Finanzen
  • Personalwesen
  • Beschaffung
  • Produktion
  • Vertrieb
  • Lagerhaltung

Dadurch, dass alle wichtigen Vorgänge im Unternehmen über eine einzige Software auf einen Blick verfügbar sind, lassen sie sich besser aufeinander abstimmen und verwalten. Dabei bestehen ERP-Systeme in der Regel aus einzelnen Modulen. So kann sich jedes Unternehmen die Funktionen heraussuchen, die für es wichtig sind.

Im Rahmen einer Existenzgründung ist es daher sinnvoll zu entscheiden, welche Bereiche die ERP-Software abdecken soll. Diese Festlegung ist dabei aber keinesfalls in Stein gemeißelt. Auch später lassen sich einzelne Funktionen ergänzen oder auslagern – das ist allerdings mit einem größeren Aufwand verbunden, als wenn das ERP-System von Anfang an alle relevanten Felder abdeckt.

ERP-System im Einsatz: Diese Aufgaben übernimmt die Software

Zur Veranschaulichung der Möglichkeiten von ERP-Software betrachten wir ein ERP-System in einem beliebigen E-Commerce-Unternehmen mit Online-Shop:

  1. Ein Kunde bestellt einen oder mehrere Artikel. Dabei erstellt er ein neues Kundenkonto, das von der ERP-Software automatisch in die Kundendatenbank integriert wird.
  2. Das ERP-System erstellt außerdem automatisch eine Rechnung, druckt den Lieferschein und das Versandetikett aus.
  3. Beim Versenden aktualisiert die ERP-Software den Lagerbestand. Falls dieser niedrig ist, wird zudem automatisch ein Bestellvorschlag gemacht und bei Bestätigung an den Lieferanten weitergeleitet.
  4. Die Kundenrechnung landet in der Buchhaltung und wird dort über das ERP-System mit der Zahlung des Kunden verbucht.
  5. Über das Modul für Kundenzufriedenheit und -service erhält der Kunde nach Abschluss des Kaufs eine Mail mit der Möglichkeit, den Online-Shop zu bewerten. Hat er den Newsletter abonniert, wird er darüber hinaus in Zukunft auf dem Laufenden gehalten.
  6. Der Kauf fließt in die Statistiken ein, die das ERP-System automatisch erstellt und mit denen sich die Prozesse im Unternehmen einfach und übersichtlich darstellen und analysieren lassen.

Dieses Beispiel zeigt anschaulich, wie das ERP-System unterschiedliche Abteilungen und Bereiche eines Unternehmens miteinander verknüpft und die Zusammenarbeit erleichtert. Durch die automatisierten und optimierten Prozesse wird die Bestellung nicht nur schneller abgewickelt. Es entstehen auch weniger Fehler und Missverständnisse.

In welchen Bereichen kann ERP-Software eine Rolle spielen?

Im Alltag kommt ERP-Software in vielen verschiedenen Geschäftsbereichen zum Einsatz. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Finanzen und Buchhaltung: Mit einem ERP-System lassen sich Buchhaltungsprozesse automatisieren. Obendrein erstellt die Software vollautomatisch Berichte aus den vorhandenen Finanzdaten und liefert damit einen detaillierten Überblick für diesen Bereich. Eine leistungsstarke ERP-Software unterstützt die Angestellten bei der Verwaltung von Konten, der Buchhaltung, dem Forderungs- und Kreditorenmanagement, der Budgetierung, der Steuerberechnung und vielen weiteren Aufgaben im Buchhaltungsalltag.
  • Beschaffung und Materialwirtschaft: Mit ERP-Software lassen sich Beschaffungsprozesse optimieren und automatisieren [1]. Das gilt sowohl für die Inventarverwaltung als auch für Bestellungen und Lieferketten. So lassen sich über das ERP-System nicht nur Lieferanten verwalten und Einkäufe planen, sondern auch Materialbestellungen abwickeln und Bestände managen. Eine umfangreiche ERP-Software ersetzt im besten Fall spezialisierte Lager- und Bestellungsanwendungen und integriert diese Bereiche vollumfänglich.
  • Produktion: Über ein ERP-System lassen sich Lager- und Bestellprozesse nicht nur verwalten, sondern auch mit der Produktion verknüpfen. Das gilt auch für einzelne Produktionsprozesse, sodass ERP-Software in diesem Bereich großes Potenzial für Optimierungen und verbesserte Abläufe bietet. Indem Unternehmen diese Effekte bereits bei der Existenzgründung nutzen, starten sie effizient und sparen jede Menge Produktionskosten ein.
  • Vertrieb: Nicht nur Material, sondern auch Kundenbestellungen lassen sich in ein ERP-System integrieren und darüber verwalten. Indem Unternehmen ihr Kundenmanagement in die ERP-Software integrieren, erleichtern sie die Fertigung individueller Bestellungen und ermöglichen eine auf den Vertrieb zugeschnittene Produktion. Dabei ermöglicht die ERP-Software einerseits typische Funktionen wie das Verwalten von Kundendaten und Bestellungen. Andererseits bietet ein ERP-System mit seiner Vielzahl an Daten auch zahlreiche Möglichkeiten zur Analyse und Auswertung der Geschäftszahlen. So lassen sich Verkaufs- und Vertriebsprozesse genau untersuchen und optimieren.
  • Kundenservice: Wenn Kunden durch ein Vertriebsmodul sowieso im ERP-System angelegt sind, können auch die Kommunikation, der Kundenservice und die Kundenbindung über die ERP-Software laufen. Dafür lässt sich diese beispielsweise mit einem E-Mail-System oder -Service koppeln, sodass auch automatisierte Nachrichten und Kampagnen möglich sind.
  • Personalwesen: Über ein ERP-System lassen sich Personaldaten verwalten und HR-Prozesse automatisieren. Dazu gehören zum Beispiel digitale Stundenzettel, Arbeitszeitkonten, die Urlaubsplanung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung – hier in Verbindung mit der Buchhaltung.

Die Vorteile einer ERP-Software

Ein ERP-System [2] bringt zahlreiche Vorteile mit sich, mit denen die leichte Existenzgründung dank passender ERP-Software gelingt. Insgesamt sind es vor allem die folgenden fünf Argumente, die für die Implementierung einer ERP-Software sprechen:

  • Höhere Effizienz durch Optimierung und Automatisierung
  • Effektivere Zusammenarbeit und Verknüpfung einzelner Bereiche
  • Höhere Rentabilität dank optimierter Prozesse
  • Bessere Entscheidungsfindung durch detaillierte Unternehmensdaten
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch besseren Service

Indem sie die verschiedenen Geschäfts- und Aufgabenbereiche eines Unternehmens miteinander verbindet und Prozesse automatisiert, steigert eine ERP-Software die Effizienz und Rentabilität eines Unternehmens. Gerade viele administrative Aufgaben des Arbeitsalltags lassen sich mittels ERP-System automatisch erledigen. Das spart natürlich die Zeit, die die Angestellten sonst dafür aufwenden müssen. Gleichzeitig ist die Software meistens zuverlässiger und die Fehlerquote bei solchen Prozessen sinkt. Ein leistungsfähiges ERP-System ermöglicht es Angestellten, weniger Zeit mit der puren Verwaltung zu verbringen und mehr Zeit in die Innovation und Verbesserung von Prozessen zu investieren.

Wird bereits bei der Existenzgründung eine ERP-Software implementiert, profitieren Unternehmensgründer von Anfang an von schlankeren und schnelleren Prozessen. Durch die Automatisierung administrativer Tätigkeiten ist weniger Personal nötig, was wichtige Kosten einspart. Gleichzeitig geht im Tagesgeschäft weniger Energie verloren und es bleiben mehr Zeit und Ressourcen für das Kerngeschäft sowie die Weiterentwicklung des jungen Startups. Gerade wenn gewisse Prozesse von Anfang an automatisiert und optimiert sind, müssen diese bei einer Vergrößerung des Unternehmens nicht mehr mühsam umgestellt werden. Ein ERP-System schafft daher von Beginn an beste Voraussetzungen für ein gesundes Wachstum, ohne dass der Betrieb sich nach und nach in ein Bürokratiemonster verwandelt.

Effektivere Zusammenarbeit und Verknüpfung einzelner Bereiche

Indem Teams und Abteilungen über das ERP-System auf die Daten der anderen zugreifen können, verbessern sich die Zusammenarbeit und die interne Abstimmung. Daten, Fakten und Prozesse müssen nicht mehr mühsam kommuniziert werden, sondern sind über die ERP-Software immer und überall in Echtzeit verfügbar. Besonders Unternehmen mit sehr komplexen Prozessen, die detaillierte Absprachen benötigen, profitieren von dieser Funktion eines ERP-Systems. Gleichzeitig steigt durch das einheitliche System die Kompatibilität von Daten und Dateien, die in mehreren Abteilungen und Unternehmensbereichen verwendet werden.

Auch wenn es bei einer Existenzgründung noch nicht so viele verschiedene Teams und Abteilungen in einem Unternehmen gibt, schafft auch hier ein ERP-System entscheidende Vorteile: Weil weniger Zeit für aufwendige Kommunikationsprozesse verwendet werden muss, arbeiten die wenigen Angestellten effektiver. Dadurch lässt sich der am Anfang üblicherweise sehr hohe Workload gut bewältigen, wodurch das junge Unternehmen agiler ist und sich rascher auf dem Markt behaupten kann. Durch die schnellere und höhere Rentabilität kann ein ERP-System eine Existenzgründung letztendlich sogar vor dem Scheitern bewahren.

Höhere Rentabilität dank optimierter Prozesse

Durch die Automatisierung und Optimierung vieler administrativer und Geschäftsprozesse geht mit einem richtig genutzten ERP-System fast unweigerlich eine höhere Produktivität einher. Dadurch steigt in der Regel automatisch auch die Rentabilität des Unternehmens – schließlich sind die Anschaffungs- und Unterhaltskosten für die ERP-Software vergleichsweise gering.

Gerade für junge Unternehmen im Rahmen einer Existenzgründung ist eine höhere Rentabilität oft ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg: Denn in der Anfangszeit müssen Sie viel Zeit in die Kundenakquise stecken. Mit optimierten Prozessen lässt sich das Tagesgeschäft schneller und effizienter abwickeln, sodass der Kundenstamm im Idealfall schneller wächst und schon bald zu Gewinnen führt. Auch für die dann nötigen Expansionen bleibt mit einem leistungsfähigen ERP-System mehr Zeit.

Bessere Entscheidungsfindung durch detaillierte Unternehmensdaten

Mit den Echtzeitdaten und automatisch erstellten übersichtlichen Berichten, die die meisten ERP-Systeme bieten, lassen sich komplexe Zahlen und Zusammenhänge einfach darstellen. Anstatt im Vorfeld von wichtigen Entscheidungen aufwendige Analysen anfertigen zu müssen, haben Entscheidungsträger alle wesentlichen Kennzahlen und Entwicklungen stets gut im Blick. Das hilft auch, den Kurs des Unternehmens regelmäßig leicht zu korrigieren, anstatt sich aufgrund eines falsch eingeschlagenen Wegs plötzlich in einer Sackgasse wiederzufinden.

Gerade in den ersten Jahren nach der Existenzgründung ist es besonders wichtig, den Fortschritt und die Entwicklung der Unternehmung genau zu verfolgen. Aufgrund des geringen Kapitals und der zuerst nur spärlich vorhandenen Kunden sind viele Startups nur eine große falsche Entscheidung von ihrem Aus entfernt. Wer im ERP-System alle Prozesse hingegen genau im Blick hat, sieht, was den Unternehmenserfolg fördert und was eher hemmt. So lassen sich die Abläufe und Vorgehensweisen von Anfang an perfekt optimieren und in die entscheidende Richtung lenken – hin zum Erfolg. So werden nicht nur Risiken minimiert, sondern auch Chancen genutzt.

Höhere Kundenzufriedenheit durch besseren Service

Optimierte Geschäftsprozesse helfen einerseits, Kosten einzusparen. Andererseits erhöhen sie in der Regel aber auch die Kundenzufriedenheit. Führen perfekt aufeinander abgestimmte Produktions- und Vertriebsabläufe beispielsweise zu kürzeren Lieferzeiten, ist das ein durchschlagendes Argument für dieses Unternehmen als Geschäftspartner. Indem die Firma Kunden mit überragender Performance überzeugt, lassen sich teilweise sogar höhere Preise rechtfertigen, die die Rentabilität noch weiter verbessern.

Viele Firmen stehen der Zusammenarbeit mit jungen Unternehmen kritisch gegenüber. Existenzgründungen werden häufig mit holprigen Abläufen und unzuverlässigen Ergebnissen in Verbindung gebracht. Indem potenzielle Geschäftspartner dank ERP-Systems und des perfekten Überblicks vom Gegenteil überzeugt werden, lassen sich diese deutlich leichter als langfristige Kunden und Partner gewinnen – ein Grundstein für den Erfolg der Existenzgründung.

So finden Sie das richtige ERP-System

Da es in allen wichtigen Geschäftsbereichen zum Einsatz kommt und die Grundlage für den Erfolg der Existenzgründung bilden soll, ist die Auswahl des ERP-Systems nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Stattdessen gilt es, den Bedarf genau mit dem Angebot zu vergleichen und die ERP-Software zu wählen, die am besten zur entsprechenden Existenzgründung und dem damit verbundenen Geschäftsmodell passt.

Stationäre ERP-Software oder Cloud-Lösung?

Die ersten ERP-Softwares waren ausschließlich über das firmeninterne Netzwerk miteinander verbunden. Dafür musste die Software auf jedem Rechner im Unternehmen installiert sein. Mit dem Ausbau des Internets haben hingegen auch cloudbasierte Lösungen an Beliebtheit gewonnen. Diese verbrauchen einerseits weniger Speicherplatz. Andererseits sind sie auch über mobile Endgeräte abrufbar und ermöglichen damit mobiles Arbeiten und Remote-Work.

Natürlich bringt die Verlagerung des ERP-Systems in die Cloud aber nicht nur Vorteile mit sich: Unternehmen, die sich für eine Online-Lösung entscheiden, sind jederzeit zum Arbeiten auf das Internet angewiesen. Ausfälle im Netz, beim Provider oder Anbieter legen den gesamten Betrieb lahm – auch wenn sie äußerst selten sind. Gleichzeitig ist bei ausländischen Anbietern eventuell mangelnde Datensicherheit ein wichtiges Thema. Existenzgründer sollten sich im Vorhinein Gedanken machen, welche Ansprüche sie diesbezüglich haben und Vor- und Nachteile sorgfältig gegeneinander abwiegen.

ERP-Software auswählen – So gelingt es

Diese schrittweise Anleitung gibt einen Überblick über die wichtigsten Punkte, aus denen der Auswahlprozess für eine ERP-Software bestehen sollte.

1. Unternehmensanalyse: Bedarf ermitteln

Über den für die Existenzgründung essenziellen Businessplan lässt sich auch herausfinden, ob und inwiefern Bedarf für ein ERP-System besteht. Noch leichter geht es mit einer Unternehmensskizze, die alle Abteilungen und deren Aufgaben umfasst. So wird auf einen Blick klar, wo durch ERP-Software Prozesse optimiert, gekoppelt und automatisiert werden können.

2. Ziele und Bedürfnisse definieren

Aus dem in Schritt 1 ermittelten Bedarf lassen sich die Ziele und Bedürfnisse an das ERP-System ableiten: Welche Aufgaben soll die ERP-Software übernehmen? Welche Funktionen und Services sind dazu nötig? Notieren Sie die Antworten auf diese Fragen am besten mit absteigender Wichtigkeit. Machen Sie sich ein klares Bild davon, was Sie von einem ERP-System erwarten, um später eine kluge Wahl zu treffen.

3. Auswahlkriterien festlegen

Natürlich sind die Funktionalität und Möglichkeiten, die ein ERP-System bietet, keinesfalls das einzige Auswahlkriterium. Meistens spielt auch der Produktpreis eine zentrale Rolle – vor allem in der Existenzgründung. Dabei geht es nicht nur um einmalige Anschaffungskosten. Für die meisten ERP-Programme müssen auch laufende Kosten eingeplant werden, entweder für Updates oder für ein Abonnement.

4. Angebote einholen

Anhand der Ziele, Bedürfnisse und Auswahlkriterien müssen sich Unternehmensgründer anschließend auf dem Markt für ERP-Systeme umsehen. Dabei kann sowohl ein großer und bekannter Anbieter als auch ein kleines Nischenprodukt die richtige Wahl sein. Am besten holen Sie sich erst einmal einige Angebote ein und vergleichen die Konditionen.

5. Vorauswahl treffen

Anhand der vorhandenen Angebote, die am besten die konkreten Kosten für die Einführung und die laufenden Kosten für das ERP-System beinhalten, lässt sich eine Auswahl treffen, welche davon für die Existenzgründung infrage kommen. Viele Anbieter von ERP-Software ermöglichen Unternehmen kostenlose Demos oder Testphasen. So können diese sichergehen, dass die Lösung auch wirklich zu ihnen passt.

6. Passendes ERP-System auswählen und aufsetzen

Überzeugen Angebot und Demoversion, lässt sich guten Gewissens ein fester Vertrag mit dem Softwareanbieter abschließen. Danach sollte das gewählte ERP-System so schnell es geht auf allen Rechnern im Unternehmen installiert und eingerichtet werden. Falls erforderlich, müssen die Angestellten in der Benutzung geschult werden. Dadurch lässt es sich verhindern, dass einige Mitarbeiter das ERP umgehen und dadurch Probleme auftreten.

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