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Prof. Dr. Peter Daiser 10. März 2020

Besser präsentieren: Wirkung statt Information Overload

Viele Präsentationen leiden an einem Information-Overload-Syndrom: Wir reden viel zu viel um den heißen Brei, anstatt auf den Punkt zu kommen, schaffen uns mit Formalismen ein künstliches Gefühl der Sicherheit, anstatt unsere Zuhörer mutig emotional abzuholen und erschlagen das Publikum mit vollgepackten Folien, anstatt sie mit spielerischer Leichtigkeit von unseren Argumenten zu überzeugen. Darüber hinaus machen uns oft auch kommunikationsunerfahrene Vorgesetzte sowie praxisfremde Marketing- und PR-Abteilungen das Leben schwer, wenn sie uns in wenig hilfreiche Präsentationsmaster zwingen. Mit diesem Zustand dürfen wir uns nicht zufriedengeben – wir müssen es besser machen.

First things first

Um was geht es überhaupt beim Präsentieren? Eine Präsentation ist eine Kommunikationsform, bei der Inhalte mündlich und visuell einem bestimmten Publikum zielgerichtet und empfängerorientiert mit dem Zweck vermittelt werden, zu informieren und/oder eine Entscheidung und/oder eine Aktion anzustoßen. Sie ist ein Kommunikationswerkzeug, das uns in spezifischen Anwendungsfällen beim Erreichen unseres Kommunikationsziels unterstützt. Falsch eingesetzt, kann eine Präsentation die Zielerreichung jedoch massiv behindern. Manchmal kann es deutlich effizienter und effektiver sein, eine andere Form der Kommunikation zu wählen. Beispielsweise kann ein kurzes formloses Treffen in der Kaffeeküche ausreichen, um ein Thema in einer kleinen Gruppe zu klären. Oder ein großes Plakat am Firmeneingang kann deutlich effektiver sein, um der Belegschaft eine Message mit auf den Weg zu geben.

Vor diesem Hintergrund müssen wir uns zuerst über das Ziel im Klaren sein, das wir mit unserer Präsentation verfolgen. Auf welche Art und Weise wir dieses Ziel am effizientesten erreichen, hängt maßgeblich von unseren Inhalten und den Empfängern ab. Welche Botschaften möchte ich kommunizieren? Eignen sich die Inhalte für eine Präsentation? Wenn dies beispielsweise nicht der Fall ist, liegt ein Formmangel vor; mit anderen Worten, die Inhalte und/oder die Situation erfordern eine andere Kommunikationsform als eine Präsentation.

Die Konsequenz: Egal wie sehr wir uns anstrengen, wir haben das falsche Werkzeug – und das ist ineffizient. Wir werden unser Ziel entweder nicht erreichen oder nicht so effizient erreichen, wie es auf andere Weise möglich gewesen wäre. Deswegen sollten wir uns zuerst Gedanken machen, ob die gewählte Form die richtige ist. Ansonsten leisten wir möglicherweise von Anfang an einen Beitrag zum Information Overload. Darüber hinaus müssen wir verstehen, wer unsere Empfänger sind: Was motiviert sie? Was ist ihnen wichtig? Was sind ihre Ziele? Und wir dürfen nicht vergessen, dass viele unserer Zuhörer den ganzen Tag mit Informationen bombardiert werden. Daher müssen wir unsere Kommunikationsform, unsere Argumente und unsere Botschaften auf die erwartete Situation maßschneidern.

Wir vermitteln unsere Inhalte mit so wenig Details wie möglich.

Doing better with less

Meine Grundphilosophie, um dieser Herausforderung zu begegnen, entspringt dem Konzept des Minimalismus. Bekannte Aussagen wie "Less is more" von dem Architekten Ludwig Mies van der Rohe [1] oder "Doing more with less" des Designers Buckminster Fuller [2] spiegeln den Kern des Minimalismus wider: "Alles auf das Wesentliche reduzieren". Die dahinterstehende Idee ist, dass das Gesamtwerk in Summe mehr Aussagekraft erhält, indem weniger wichtige Aspekte eliminiert werden. Auf diese Weise helfen wir dem Betrachter, die relevanten Punkte schneller und besser zu erkennen. Matthew E. May geht in seinem großartigen Buch "The Laws of Subtraction" noch einen Schritt weiter [3]: Er bezeichnet diesen Ansatz als nicht zu Ende gedacht, da es nicht darum ginge, mehr mit weniger zu erreichen, sondern durch Reduzierung zu verbessern: "Doing better with less". Das sollte auch unsere Devise sein.

Doch wie erreichen wir dieses Ziel bei unseren Präsentationen? Indem wir die Zuhörer zu Zuschauern machen. Wir vermitteln ihnen unsere Inhalte mit klaren Botschaften, schlüssigen Argumenten, eingängigen Visualisierungen und so wenig Details wie möglich: Wir eliminieren das Offensichtliche und stellen das Aussagekräftige in den Mittelpunkt.

Die drei tödlichen V für gute Präsentationen

Drei Aspekte, die schnell dazu führen, dass unsere Präsentation den Informationstod stirbt, sind

  • Vorgaben wie maximal fünf Folien,
  • Vorgesetzte, die immer noch denken, dass Schriftgröße 10 in Präsentationen verwendet werden kann oder
  • Vorlagen, die es einem im Grunde genommen unmöglich machen, wirksam und professionell zu präsentieren.

Sich diesen Aspekten zu entziehen ist jedoch nicht einfach: zu verbreitet ist der Aberglaube daran und zu mächtig sind oft deren Quellen. Die Vorgabe der Anzahl der Folien ist eine dieser Legenden, die nie auszusterben scheint und die häufig zu einem Information Overflow führt, da die Vortragenden aufgrund der Einschränkung der Folienanzahl dazu gezwungen werden, möglichst viel Information auf eine Folie zu packen. Das ist jedoch eine sinnlose Vorgabe. Ich erläutere das an einem Beispiel. Hierfür wähle ich bewusst zwei Extreme, damit der Unterschied ins Auge sticht: Stellen wir uns vor, zwei Abteilungen (Finanzen und Vertrieb) werden gebeten, unabhängig voneinander eine Präsentationsunterlage mit fünf Folien zu erstellen. Die Finanzabteilung bereitet eine Präsentation mit detaillierten Tabellen in Schriftgröße 7 vor, in der der geneigte Leser jede erdenkliche Information zur finanziellen Situation des Unternehmens findet. Der Vertrieb präsentiert fünf großflächige Bilder mit knappem Text, die vor allem Emotionen transportieren. Sind diese Präsentationen miteinander vergleichbar? Nein. Was haben sie gemeinsam? Die Anzahl der Folien. Die Anzahl der Folien vorzugeben ist wie der Vergleich von Äpfel mit Birnen. Eine gute Präsentation muss nicht zwingend aus wenigen Folien bestehen – auch wenn zehn Folien mit wenig Inhalt meist hilfreicher als eine Folie mit viel Inhalt sind. Trotzdem hängt es letzten Endes von den jeweiligen Gegebenheiten und Anforderungen ab. Die einzigen, die die Fragen "Wie viele Folien werden verwendet?" und "Wie viel darf auf den Folien stehen?" beantworten können, sind wir selbst. Daumenregeln wie "man muss zwei Minuten pro Folie einplanen" machen den Äpfel-Birnen-Fehler. Es kommt immer auf den Inhalt der Folien an!

Ein anderes Problem stellen Vorgesetzte dar, die uns das Leben bei Präsentationen schwer machen. Hierzu habe ein schönes Beispiel aus meinem Berufsleben: Vor einigen Jahren hatte ich selbst einen Disput mit einem Vorgesetzten, der es liebte, kleinteilige Leseunterlagen zu erstellen, die gleichzeitig als Präsentationsfolien genutzt wurden. Die Leseunterlagen waren optisch ansprechend aufbereitet; keine Frage. Jedoch eigneten sie sich keinesfalls zur Projektion auf eine Leinwand oder zur Unterstützung des gesprochenen Wortes. Es waren eben Lesefolien und keine Präsentationsfolien. Daher habe ich meinem Vorgesetzten gegenüber erwähnt, dass sich die Schriftgrade (Arial 6 für die Fußnoten, 8 für die Abbildungen, 10 für den Text und 12 für die Überschrift) meines Erachtens nach nicht für eine Präsentation eignen. Diese Anmerkung gefiel ihm nicht. Schnippisch fragte er, wie ich mich zu so einer haltlosen Aussage hinreißen lassen könne? Ich erwiderte, dass ich diese Aussage auf Grundlage der Empfehlungen einiger Präsentationsexperten getroffen habe, deren Bücher ich kürzlich in Händen hatte. Wer diese sogenannten Experten denn seien, wollte er wissen. Zum Beispiel Nancy Duarte, Gene Zelasny oder Garr Reynolds [4]. Die kenne er nicht und daher werde es weiter so gemacht, wie wir es immer gemacht haben.

Vor diesem Hintergrund kann ich das Problem nachfühlen, vor dem unzählige Menschen stehen, die in ihren Unternehmen bessere Präsentationen halten wollen, aber nicht können: Die Experten sagen uns, dass unsere Folien im besten Fall gar keinen Text enthalten sollten und wir unsere Zuhörer ausschließlich mit bewegenden Bildern und Stories überzeugen. Das wird uns bei vielen Inhalten schwer fallen: Beispielsweise wenn wir vor der Herausforderung stehen, einen Finanzbericht zu präsentieren. Falls wir an solch ein Thema mit der Erwartungshaltung ran gehen, sie genauso mitreißend und unterhaltsam zu präsentieren wie Steve Jobs ein neues iPhone präsentierte, werden wir voraussichtlich eine große Enttäuschung erleben.

Auch ich kann meine Folien nicht immer so schlicht und knapp halten, wie ich das gerne würde. Es gibt weiterhin auch Themen und Zuhörer, die ein gewisses Maß an Information auf den Folien erfordern. Davon auszugehen, dass jede gute Präsentation lediglich wunderschöne, emotionale Folien enthält, von denen jede ein erstauntes Raunen im Publikum erzeugt, ist weltfremd. Mindestens genauso weltfremd wie manche Präsentationsvorlage, die uns von Marketing- und PR-Abteilungen manchmal vorgesetzt wird. Davon dürfen wir uns jedoch nicht irritieren und vor allem nicht entmutigen lassen. Salvador Dalí hat uns mit auf den Weg gegeben, dass wir nur keine Angst vor der Perfektion haben sollen, da wir sie nie erreichen werden [5]. Getreu diesem Motto sollten wir auch an unseren Präsentationen arbeiten. Es ist im Zweifel viel wichtiger, sich der drei tödlichen V bewusst zu sein, um auf diese proaktiv reagieren zu können, und sich kontinuierlich mit kleinen Schritten zu besseren Präsentationen zu bewegen, als mit dem Kopf durch die Wand zu wollen.

Schwach anfangen, dann stark nachlassen

Die drei tödlichen V für gute Präsentationen sind jedoch nicht allein unterwegs. Es haben sich in den vergangenen Jahren leider viele Präsentationsroutinen dazugesellt, die uns eher schaden als nutzen. Eine schlechte Angewohnheit, die sich heute wie ein Krebsgeschwür durch die Präsentationslandschaft frisst, ist das Anlegen von Inhaltsverzeichnissen in Präsentationen. Welchen Sinn macht es, dass die Zuhörer wissen, wo wir uns in der Präsentation befinden? Alle kennen die Dauer des Vortrags und es liegt an uns, diese Zeit so zu füllen, dass keiner der Zuhörer auch nur auf die Idee kommt, wissen zu wollen, ob wir bald fertig sind.

Eine konsequente Weiterführung der Inhaltsverzeichnisangewohnheit ist, die Überschriften der Folien dazu zu missbrauchen, den jeweiligen Punkt aus dem Inhaltsverzeichnis aufzuzeigen. Ich stelle mir bei solchen Präsentationen immer vor, dass der Referent dies noch kommentiert: "Bitte liebe Zuhörer, schnallen Sie sich an. Ich habe jetzt die Einleitung beendet und gehe mit Ihnen nun in den Analysepart". Wow, was für eine Message. Das ist unnötig, langweilig und verschwendet Platz auf der Folie. Falls sich auf der Folie noch eine umfangreiche Kopf- und Fußzeile, ein Slogan und ein auffällig positioniertes Unternehmenslogo befinden, ist wahrscheinlich schon ein Viertel der Folie mit Punkten gefüllt, die keinen Mehrwert für die Kommunikation liefern. Das macht keinen Sinn. Daher halten wir uns mit diesen offensichtlichen Informationen zurück und räumen unseren Botschaften den Platz ein, den sie verdienen: so viel wie möglich. Mit anderen Worten, wir begeistern und überzeugen unser Publikum mit wirkungsvollen Inhalten und geben dann am Ende unserer erstklassigen Präsentation so richtig an: Groß und fett packen wir unser Logo und unseren Slogan auf eine Folie, die während des Applauses prahlend an der Wand strahlt: "Ja Leute, diese Meisterleistung war wieder mal von uns."

Details, Details, Details

Eine weitere Unart ist in meinen Augen der leider häufig genutzte Folienaufbau nach dem wissenschaftlichen Trichter. Die Zuhörer werden Schritt für Schritt durch die Folie geführt bis sie endlich – am Schluss der Folie – die Kernaussage erhalten. Für den Folienaufbau eignet sich aber das pyramidale Prinzip deutlich besser. Der Vorteil ist, unsere Zuhörer müssen bei der pyramidalen Gestaltung nur die Kopfzeile jeder Folie lesen und haben damit die Kernaussage wahrgenommen. Das erhöht die Chancen, verstanden zu werden und unsere Botschaften beim Publikum nachhaltig zu verankern.

Wir können das Prinzip einer solchen Kommunikation, die es dem Empfänger leicht macht, die wesentlichen Inhalte schnell zu erfassen, jeden Tag beobachten. Institutionen, die das Prinzip des Nachrichtenaufbaus perfekt beherrschen, sind zum Beispiel Werbe- und Nachrichtenagenturen. Schauen wir uns die Bildzeitung oder die Tagesschau an: Bei beiden Formaten erkennt man auf Anhieb die Kernaussage der Nachricht, da beide nach dem pyramidalen Prinzip vorgehen. Bei der Bildzeitung kommt zuerst die Schlagzeile, dann der Vorspann, der die Zusammenfassung des Nachrichtenteils übernimmt, und zum Schluss der Bericht. Bei der Tagesschau steht die Kernbotschaft oben neben dem Sprecher und eine übersichtliche Abbildung oder ein Foto vermittelt die wesentlichen Inhalte.

Aus dem zugrunde liegenden Konzept können wir eine sinnvolle Gestaltung unserer Folien ableiten: die Kernbotschaft steht in der Überschrift und eine aussagekräftige Abbildung unterstreicht diese Botschaft. Falls es sich nicht vermeiden lässt, steht dazwischen noch ein sehr kurzer Vorspann, der unabdingbar für das Verständnis der Abbildung ist. Das Ziel der Gestaltung ist immer, dass unsere Zuhörer die Folie ohne Erläuterungen in ein paar Sekunden überblicken und verstehen.

Unkonkret, unemotional und überladen

Ein überaus wichtiger Aspekt für empfängerorientierte Kommunikation ist die bewusste und präzise Verwendung von Sprache. Sie sollte spezifisch und konkret, emotional und plastisch sowie vorteils-, nutzen- und empfängerorientiert sein. Was bedeutet das? Wer überzeugend wirken möchte, muss aufpassen, dass er sich nicht selbst ein Bein stellt. Leider gehen viele Menschen in der mündlichen wie schriftlichen Kommunikation sehr unachtsam mit Sprache um. Das führt nicht nur zu Missverständnissen, es führt auch dazu, dass aus guten starken Botschaften unkonkrete, wenig emotionale Aussagen werden. Wenn wir daher Formulierungen lesen wie "nicht viel", "sehr hoch" oder "weitreichend" sollten bei uns alle Alarmglocken angehen. Unsere Kommunikationsempfänger müssen wissen "Wie viel?", "Wie hoch?" und "Wie weit?". Darüber hinaus zeigen wir die Größenordnungen vorstellbar auf: Mit der Zahl 755428542,00 Euro kann beispielsweise niemand ad-hoc etwas anfangen. 755.428.542 Euro sind schon besser, aber mal unter uns: es geht um rund 750 Mio. € oder in Textform einfach eine dreiviertel Milliarde Euro. Die Zahl übersteigt ohnehin die menschliche Vorstellungskraft – wieso sollen wir es uns damit noch schwerer machen, als es ohnehin schon ist?

Klein, unscharf und kompliziert

Last but not least sind die Folien so zu gestalten, dass alle Zuhörer die Inhalte mühelos erkennen und lesen können. Dazu beherzigen wir die drei "S" der Folienerstellung: Size, Sharpness & Style. Dazu gehören beispielsweise die folgenden Aspekte, die wir zwingend beachten müssen:

  • Die Schrift muss groß genug sein, damit jeder Zuhörer die Folien problemlos lesen kann.
  • Bilder müssen scharf sein (in Zeiten von Ultra-HD-Auflösung wirkt ein unscharfes Bild wie aus dem vorherigen Jahrhundert – daher lieber kein Bild als ein unscharfes).
  • Und wir nutzen ausschließlich Abkürzungen, die selbsterklärend, und Schriftarten, die gut und einfach lesbar sind.

Reduzierung auf das Notwendige

Woran erkenne ich Folien, die noch nicht auf das Notwendige reduziert sind? Wie viel Information notwendig ist, um eine Botschaft zu transportieren, lässt sich naturgemäß nicht pauschal beantworten. Das hängt vom Zielpersonenkreis, der Situation und vom Sachverhalt ab. Hierfür sind ein bisschen Fingerspitzengefühl und Präsentationserfahrung erforderlich. Darüber hinaus sollten wir uns in der Materie auskennen, um die es geht. Mit Blick auf unsere Präsentationsfolien gibt es einige Attribute, die wir schnell und einfach überprüfen können. Falls eines oder mehrere erfüllt sind, spricht einiges dafür, dass die betroffene Folie Optimierungspotenzial aufweist: Die Folie enthält …

  • mehr als eine Kernbotschaft,
  • mehr als eine Abbildung oder Tabelle,
  • eine Überschrift mit mehr als zwei Zeilen,
  • mehr als zwei Gliederungspunkte und/oder
  • der Leser benötigt länger als ein paar Sekunden, um die Kernbotschaft der Folie zu erkennen.

Ein weiterer hilfreicher Tipp zur Reduzierung auf das Notwendige ist das Nichts, das viele Vortragende oft vernachlässigen. Mit dem Nichts meine ich den Hintergrund unserer Folien. Wir sollten stets versuchen, dem Nichts viel Platz einzuräumen: "Doing better with less."

Quellen
  1. Wikipedia: Ludwig Mies van der Rohe
  2. Wikipedia: Ephemerisierung (Richard Buckminster Fuller)
  3. Matthew E. May; 2012: The Laws of Subtraction: 6 Simple Rules for Winning in the Age of Excess Everything
  4. Wikipedia: Nancy Duarte
    Gene Zelasny; 2001: Das Präsentationsbuch.
    Garr Reynolds: Garr Reynolds Official Site
  5. Wikipedia: Salvador Dalí

Autor

Prof. Dr. Peter Daiser

Prof. Dr. Peter Daiser lehrt und berät zu den Themen "Digitale Transformation", "Management" und "Rhetorik" und unterstützt Organisationen bei wichtigen Deals und Präsentationen.
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