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Christian Botta 25. Juni 2019

Business-Visualisierung

Kennen Sie Bleiwüsten? Also diese 100 Seiten starken langweiligen Konzepte, diese immer gleichen Meeting-Protokolle und diese unsägliche Flut an E-Mails und die immer nach Schema F aufgebauten PowerPoint-Präsentationen? Und glauben Sie darüber hinaus, dass etwas mehr Emotionalität, Farbe und Kreativität unserem Business-Alltag gut tun würden? Dann sollten Sie sich einmal auf das Terrain der Business-Visualisierung begeben. Denn mit dem Einsatz von visuellem Denken und den damit verbundenen Techniken schaffen Sie es, mehr Transparenz, besseres gemeinsames Verständnis und folglich eine bessere Kommunikation in Ihren Projekten und Unternehmen zu etablieren.

Leider sind visuelle Techniken in unserer Geschäftswelt oft verpönt, da Informationen stets akkurat und "schön" dargestellt werden sollten. Aber einmal Hand aufs Herz: Sind überfrachtete Präsentationen "schön"? Sind kilometerlange E-Mails zielführend und ermüden endlose Strategiepapiere nicht? Visualisieren wird oft mit Zeichnen gleichgesetzt. Und wenn Sie in ihrem beruflichen Umfeld die Frage stellen würden, wer von sich behaupten würde, zeichnen zu können, würden Sie vermutlich wenig positive Rückmeldung erhalten. Die weitverbreitete Meinung ist also, dass Visualisierungen einen künstlerischen Touch haben müssen. Ja, Sie müssen "schön" sein. Vergessen Sie diesen Irrglauben. Es geht nicht um Schönheit, oder gar Kunst, sondern um die adäquate Vermittlung von Informationen und Wissen.

Warum sind soziale Medien, wie Instagram oder Facebook so erfolgreich? Nicht weil sie durch Textlastigkeit bestechen. Warum machen wir im Urlaub Fotos und zeigen sie unseren Freunden? Sie könnten ja auch ein Textalbum präsentieren. Sie sehen, wir nutzen visuelle Tools in unserem Privatleben, nur wenn es darum geht, diese Techniken in unseren beruflichen Kontext zu integrieren, haben wir Angst. Angst, es wäre unprofessionell, kindlich oder nicht angebracht. Dass dem nicht so ist, möchte ich Ihnen in diesem Artikel vermitteln. Ich werde Ihnen visuelle Methoden für fünf typische Bereiche unserer Arbeitswelt vorstellen.

Moderation

Präsentations- und Moderations-Skills werden in der heutigen Zeit immer wichtiger. Da sich gerade komplexe Problemstellungen oft nur mit kollektiver Intelligenz lösen lassen. World-Café ist ein kreativer und kollaborativer Ansatz, der die Ideenfindung von Großgruppen adressiert. In einer möglichst angenehmen Atmosphäre tauschen hierfür kleine Gruppen an Stehtischen ihr Wissen (zu einem vorgegebenen Thema) aus und verknüpfen dieses. Dieser Vorgang bzw. die Dokumentation der Ergebnisse der Kleingruppen erfolgt in Form von Visualisierungen oder Texten auf Papier-Tischdecken, die über die Stehtische gelegt sind. Um den Diskurs weiter anzuregen bzw. zu vertiefen, wechseln die Teilnehmer während der World-Café–Veranstaltung die Tische. Nur der Moderator jedes Stehtisches bleibt an seinem Platz, um die Teilnehmer der sich neu bildenden Kleingruppe über die bisherigen Erkenntnisse zu unterrichten. Ferner ist es seine Aufgabe, die Aufmerksamkeit der Gruppe immer wieder auf das zu bearbeitende Thema zu lenken und auch die ruhigeren Teilnehmer zu animieren, ihren Beitrag zum Ergebnis zu leisten. Durch den Wechsel der Teilnehmer erreichen Sie, dass ein Thema aus unterschiedlichen Blickwinkeln gleichberechtigt und auf Augenhöhe beleuchtet wird. Zudem werden alle Beteiligten einer Großgruppe paritätisch an einer Ideenfindung beteiligt.

Die Ergebnisse des World-Cafés können entweder in einer Galerie präsentiert werden oder in einer zusammenfassenden Dokumentation den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Aber nicht nur bei Großgruppen-Events können visuelle Techniken hilfreich sein, nein auch bei ganz einfachen Meetings. Ein Thema welches ich für Sie anschneiden möchte, ist das Thema Verwendung von Flipcharts und die Gestaltung einer Agenda. Bestimmt kennen Sie das typische Agenda-Flipchart in deutschen Meetings. Eine Überschrift (z. B. das Wort Agenda) gefolgt von drei bis fünf Aufzählungspunkten. Das Ganze meist lieblos und in nur schwer entzifferbarer Schrift. Es geht aber auch anders. Versuchen Sie doch einmal einen Rahmen um Ihr Flipchart zu machen und experimentieren Sie mit anderen Farben als schwarz, rot, grün und blau. Oder setzen Sie die Überschrift in einen Kasten. Experimentieren Sie mit der Position Ihrer Überschrift oder bringen Sie ein paar einfache Symbole auf Ihrem Flipchart an. Verwenden Sie einen grauen Stift, um Container, Rahmen und Symbole mit Schatten zu versehen. Sie werden sehen, mit wie wenig Handgriffen Sie Ihr Flipchart aufpeppen können und es damit schaffen können, Ihre Teilnehmer besser abzuholen.

Stehen Sie manchmal auch vor der Frage, wie Sie ein Meeting strukturieren? Wie Sie dessen zeitlichen Ablauf sinnvoll gestalten und welche Themen-Reihenfolge am besten geeignet ist?

Dann empfehle ich Ihnen, die Pie-Chart-Agenda einmal auszuprobieren. Wie den nachfolgenden Beispielen zu entnehmen ist, symbolisiert der Kreis eine Uhr. Ein Umlauf repräsentiert die Dauer eines Meetings. Sie starten und enden folglich um 12 Uhr. Nun gilt es, den Kreis in sinnvolle Themenblöcke aufzuteilen um so ein schnelles Gefühl für die Verteilung der einzelnen Zeitfenster zu bekommen. Lassen Sie es mich Ihnen am Beispiel eines wöchentlichen Regelmeetings oder eines Jour fixe genauer erklären. Teilen Sie hierfür den Kreis in drei Segmente. Das erste Segment könnte für neue Themen stehen. Im zweiten – umfangreichsten Segment – werden alte oder aktuelle Themen besprochen und den dritten Teil reservieren Sie sich für anstehende Themen.

Sie sehen, die Planung eines Meetings oder eines Workshops mithilfe der Pie-Chart-Agenda hilft Ihnen, schnell ein Gefühl dafür zu bekommen, ob die von Ihnen angedachten Zeitblöcke in einem guten Verhältnis zu einander stehen, ohne dabei zu sehr auf die Minuten achten zu müssen. Ein weiterer Tipp: Malen Sie Ihre Pie-Chart-Agenda auf ein Flipchart und haken Sie abgelaufene Segmente während des Meetings ab. Dies hilft den Teilnehmern, sich besser am Ablauf zu orientieren. Außerdem bemerken sie sehr schnell, wenn ein Zeitfenster überschritten wird.

Problemlösung

Um Problemstellungen zu lösen, wird in der Praxis gerne auf Methoden wie Mindmapping, Kartenabfragen oder Brainstorming zurückgegriffen. Alternativ zur visuellen Methode Mindmap möchte ich Ihnen im Rahmen dieses Artikels die Concept Map vorstellen. Diese Visualisierung erfolgt durch die Bildung eines Netzes basierend auf Begriffen und Ihren Zusammenhängen. Im Gegensatz zur Mindmap gibt es aber nicht einen zentralen Begriff, sondern möglicherweise mehrere Zentren. Der besondere Nutzen dieser Methode liegt im Entstehungs- und Entwicklungsprozess der Concept Map. So reift im Laufe der Zeit nicht nur die Qualität der Darstellung, sondern auch der Erkenntnisgewinn innerhalb der Gruppe. Grundsätzlich ist das Erstellen einer Concept Map oft aufwändiger als das Erstellen einer Mindmap, da es während des Generierungsprozesses häufig zu Neukreationen und Umstrukturierungen kommt.

Am Markt gibt zahlreiche elektronische Werkzeuge zur Erstellung von Concept Maps. Angefangen bei einfachen Grafiktools bis hin zu Modellierungswerkzeugen wie dem Imodeller oder Cmap [1].

Ideenfindung

Canvas-Modelle sind ein wunderbares visuelles Tool, um Ideen zu entwickeln, Sachverhalte zu klären und Transparenz zu schaffen. Ich möchte Ihnen das Role Model Canvas im Detail vorstellen, welches es seit Mai 2019 in der neuen Version 2.0 gibt. Das Role Model Canvas hilft Ihnen beim Thema Rollenklärung. Unsauber definierte Rollen-und Tätigkeitsbeschreibungen sind ein häufiger Grund für Unstimmigkeiten im Team oder gar scheiternde Projekte. Aus diesem Grunde habe ich das Canvas entwickelt, welches es Ihnen ermöglicht, Rollen schnell, einfach und visuell zu definieren. Das Role Model Canvas oder deutsch Rollen-Canvas ist ein Template, welches eine Rolle über 7 Felder definiert.

In der Mitte befindet sich das Feld Ziele & Mission. Hier notieren Sie, was der Zweck der Rolle ist. Sollten Sie keine Ziele der Rolle nennen können, sollten Sie sich ernsthaft hinterfragen, ob die Rolle überhaupt benötigt wird. Springen wir nach rechts zu den primären Aufgaben. Vermerken Sie hier, was die zentralen Tätigkeiten der Rolle sind. Achten Sie darauf, nicht zu detailliert zu werden. Denn wie der Name des Feldes schon sagt, es geht um die Hauptaufgaben. Auf der gegenüberliegenden Seite liegt das Feld Verantwortet & Entscheidet. Notieren Sie hier, wofür diese Rolle verantwortlich ist und wo und wann sie Entscheidungen treffen muss. Gleich daneben finden wir das Feld NEIN. Vermerken Sie hier, was keine Aufgaben der Rolle sind. Dies hilft uns, unsere zu definierende Rolle klar abzugrenzen. Zwischen den Feldern Mission und primäre Aufgaben befindet sich das Feld offene Punkte. Beschreiben Sie die Punkte, die beim initialen Ausfüllen nicht zu klären sind und im Nachgang geklärt werden sollten. Sehen wir uns die beiden Felder im unteren Bereich des Canvas an: Im Feld Unterstützung notieren Sie, von wem die Rolle Unterstützung benötigt, bzw. wen die Rolle aktiv unterstützt. Im Feld Informationstransfer gehen sie ähnlich vor: Beschreiben Sie, wen die Rolle wann an ihrem Wissen (zwingend) teilhaben lassen sollte und wie der Informationsaustausch geregelt wird. Notieren Sie aber auch, von wem die Rolle wann Informationen erhält bzw. erhalten sollte.

Apropos notieren: Ich empfehle Ihnen, nicht direkt auf das Canvas zu schreiben, sondern die Inhalte auf Post-its zu notieren und diese dann aufzukleben. Dies hat den Vorteil, dass Sie die Notizen auch schnell wieder entfernen, bzw. umhängen können. Achten Sie beim Beschriften der Post-its darauf, keine Romane auf den kleinen Zetteln zu verfassen. Die Faustregel lautet: maximal 5 Worte pro Klebezettel. Sie können auch gerne Ihre Notizen visuell anfertigen. Der Vorteil liegt darin, dass sie mit einem Bild oder einer Skizze komplexere Inhalte besser transportieren können und diese auch leichter in den Köpfen der anderen Betrachter verharren. Sehen Sie sich doch einmal im Internet nach weiteren Canvas-Modellen um. Sie werden verblüfft sein, zu wie vielen Themen es bereits solche Modelle gibt.

Eine weitere sehr einfache visuelle Methode, um Ideen zu bewerten bzw. um diese zu priorisieren, ist das Dot-Voting. Mittels Abstimmung bzw. Punktevergabe (Dots) darf jedes Mitglied einer Arbeitsgruppe seinen Favoriten wählen. Die Wahl erfolgt mittels Klebepunkten oder Stickern, die dem präferierten Thema zugeordnet werden. Die Idee mit der höchsten Punktzahl wird dann primär weiterbearbeitet.

Planung

Eine Roadmap visualisiert die Entwicklung eines Projektes, eines Produktes oder einer Strategie über einen längeren Zeitraum. Die Roadmap-Darstellung hilft, das große Ganze in einzelne Schritte zu zerlegen und dabei besser zu strukturieren. Häufig werden diese Schritte in Form von Meilensteinen dargestellt. Eine detaillierte Planung mittels Roadmap ist weder geplant noch erwünscht, da sie primär als Orientierungshilfe gedacht ist und für gemeinsames Verständnis sorgen soll. Klassischerweise werden Roadmaps als Diagramme dargestellt. Aber auch hier gibt es visuell ansprechendere Alternativen. Lassen Sie sich gerne von den "Roadmap-Over-Ideen" (s. Abb. 6) inspirieren und finden Sie die passende Metapher für Ihr Vorhaben.

Eine Möglichkeit zur Planung von Arbeitsabläufen stellen sogenannte Taskboards dar. Taskboards geben einen schnellen Überblick bzgl. des Fortschritts und den "Flow" der Abarbeitung. In der Regel bestehen Taskboards aus drei aufeinander folgenden Spalten. In der ersten Spalte "To Do" werden die offenen Aufgaben gelistet. In der zweiten Spalte "in Arbeit" die Themen, die aktuell bearbeitet werden und in der dritten Spalte "done" die abgeschlossenen Tätigkeiten. Selbstverständlich können sie das Board kontextspezifisch um weitere Spalten erweitern. Die großen Vorteile dieser Darstellung sind, dass sie sehr leicht mit Papier und Haftnotizen erstellbar ist, eine Übersicht über die Gesamtanzahl der Aufgaben bietet und die Kommunikation vereinfacht, da sich jeder schnell einen Überblick verschaffen kann.

Ein weiteres visuelles Tool zur Visualisierung von Personen und Anspruchsgruppen im Umfeld eines Projektes, eines Produktes oder eines Unternehmens ist die Stakeholder Map. Mithilfe dieser Darstellung werden Stakeholder beschrieben und analysiert. Dazu gehört die Feststellung, ob die Stakeholder uns wohlgesinnt sind, eher als Gegner eingestuft werden sollten oder als neutral zu betrachten sind. Auch die Beziehungen zwischen Stakeholdern können mit der Map analysiert werden, um dies im besten Fall gewinnbringend nutzen zu können. Die Stakeholder Map bietet also eine strukturierte Darstellung des Wissens über unsere Stakeholder. Sie ermöglicht einen Gesamtüberblick, lässt potenzielle Risiken erkennen und hilft konkrete Maßnahmen abzuleiten.

Dokumentation

Auch eine Dokumentation muss nicht immer textuell sein. Haben Sie schon einmal ein Fotoprotokoll angefertigt? Gerade im heutigen Smartphone-Zeitalter ist praktisch immer eine Kamera griffbereit. Halten Sie doch mit Ihrem Smartphone die Ergebnisse Ihres kreativen Arbeitsprozesses aber auch die Zwischenergebnisse fest und teilen Sie diese mit den anderen Teilnehmern. Der Vorteil liegt darin, dass der eigentliche Dokumentationsprozess in den Hintergrund rückt, das Ergebnis aber dennoch detailgetreu wiedergegeben werden kann. Die originalgetreue Darstellung sorgt ferner für einen hohen Wiedererkennungswert und für ein hohes Maß an Identifikation. In einfachster Form entsteht ein Fotoprotokoll, indem Sie die Fotos in eine einfache Dokumentenvorlage einfügen. Diese kann ein Foliensatz oder ein klassisches Protokoll-Template sein. Das entstandene Protokoll können Sie dann mit weiteren Informationen, wie Ort, Teilnehmern und Entscheidungspunkt, anreichern und an die Interessenten weitergeben.

Wenn Sie etwas mutiger sind, können Sie sich auch einmal an einer Sketchnote versuchen. Diese Alternative zur klassischen Mitschrift setzt sich aus Grafiken, anschaulichen Strukturen und Formen sowie aus Textbausteinen zusammen. Im Gegensatz zu einem Protokoll verläuft die Sketchnote jedoch nicht linear. Die Strukturierung der Inhalte wird durch die Art und Weise der Visualisierung bestimmt.

Typische Elemente in Sketchnotes sind Schrift, Zeichnungen, geometrische Formen, Pfeile, Trennlinien, Icons und Symbole. Die Verwendung von Bildsprache als Protokoll setzt mentale und visuelle Anker. Sie erleichtert die Merkfähigkeit und regt Fantasie und Reflexion an.

Zusammenfassung

Ich hoffe, ich konnte Sie ein wenig für die Welt der Business-Visualisierung begeistern und Ihr Interesse wecken. Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren und lernen möchten, darf ich Ihnen unser Buch "Business Visualisierung" wärmstens ans Herz legen. Trauen Sie sich also bei Ihrem nächsten Meeting oder Workshop das Flipchart oder Whiteboard im Raum auch zu benutzen.

Denken Sie daran, dass es nicht um Kunst geht, sondern um das gemeinsame Verständnis. Sie werden es nicht bereuen!

Quellen
  1. Imodeller & Cmap

Autor

Christian Botta

Christian Botta ist als Projektmanager und Berater in diversen IT-Projekten tätig, darüber hinaus arbeitet er als Dozent, Trainer, Autor und Coach.
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