Agile Moves: Einzeltraining für Teamkämpfer (1. Teil)
Unsere Arbeitswelt erfordert in vielen Situationen, im Team zu arbeiten. In der agilen Welt sogar selbstorganisiert. Wer nicht die Fähigkeiten und Fertigkeiten zum Teamspieler von Hause aus mitbringt, hat in seiner Ausbildung selten die Gelegenheit, zu lernen, wie dies auf eine Weise funktionieren kann, die effizient und produktiv ist – und richtig Spaß macht.
Die Agile Moves sind eine große Sammlung von kleinen, sehr konkreten Trainingseinheiten, aus denen man sich die Schritte für gezieltes agiles Training zusammenstellen kann, um die eigene Arbeit und die des Teams nachhaltig zu verbessern. Das Ganze findet "on-the-job" statt, genau dort, wo die realen Herausforderungen liegen. Agiles Training bedeutet für uns, inkrementell und iterativ in kleinen Schritten seine Fähigkeiten und Fertigkeiten selbstorganisiert zu verbessern und damit nicht nur inhaltlich, sondern auch vom Aufbau und der Durchführungsweise des Trainings her agile Fähigkeiten auszubilden und zu verinnerlichen.
Ein bewährter Einstieg ist, zunächst selbst das Training zu beginnen und dann das Team mitzunehmen. Eine nützliche Starthilfe sind unsere praxiserprobten Trainingspläne. Dieser Artikel ist der erste Teil eines gebrauchsfertigen Trainingsplans für die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo [1]. Alle weiteren drei Artikel dieser vierteiligen Reihe werden wir in den Folgemonaten ebenfalls in der Informatik Aktuell veröffentlichen. In diesem Teil geben wir eine Einführung und eine Anleitung für Phase 1. In den folgenden Artikeln werden wir die weiteren Phasen des Trainingsplans beschreiben. Diese bauen aufeinander auf und können ebenfalls direkt nach der Anleitung in den Artikeln durchgeführt werden. Die Trainingspläne gibt es für verschiedene Move-Cluster wie zum Beispiel Ideen-Moves oder Teamresilienz-Moves. Sie klingen einfach, haben es aber dennoch in sich, denn sie enthalten einen ausgeklügelten Mix von Trainingseinheiten, Selbstmotivation und Kommunikation und enden mit einer Zertifizierung durch das Team.
Aufbau der Agile Moves-Trainingspläne
Sinnvolles Training braucht ein konkretes Ziel:
- Was will ich danach können?
- Was soll besser funktionieren?
Das ist im Arbeitsalltag nicht anders als im Sport. Wenn ich ein Ziel vor Augen habe, hilft mir ein Trainingsplan, ihm mit kontinuierlichen Schritten immer näher zu kommen und es schließlich zu erreichen. Er organisiert mein Training zeitlich und inhaltlich und ermöglicht mir, mich gegen mein Ziel zu messen. Andere in meinem Team können mein Training mitverfolgen und sich inspirieren lassen.
Diese Trainingspläne sind Vorschläge und müssen selbstverständlich immer an die Gegebenheiten in der aktuellen Situation im Team angepasst werden. Dennoch erleichtert ein Trainingsplan das Training, weil die nächste Übungseinheit immer schon gebrauchsfertig vorliegt.
Der Trainingsplan, den wir in diesem und in den folgenden Artikeln vorstellen, gliedert sich in sechs Phasen, die alle im Arbeitsalltag verankert sind und kaum zusätzliche Ressourcen benötigen.
Je nach enthaltenen Moves dauern die einzelnen Trainingsphasen zwischen vier und zwölf Wochen. Nachhaltige Veränderungen erfordern Zeit. Da der Trainingsplan jobbegleitend funktioniert, ist der zusätzliche Aufwand minimal. Es hat sich in der Praxis sogar gezeigt, dass die Effizienzsteigerung häufig so groß ist, dass die Performance bereits während des Trainings deutlich ansteigt.
Ein Trainingsplan für besseres Zeitmanagement und kontinuierliche Synchronisation
Der Trainingsplan, den wir hier als ersten vorstellen, zielt auf ein besseres Zeit- und Selbstmanagement und kontinuierliche Synchronisation mit dem Team ab. Er nutzt die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo [1] und ist nach unseren Erfahrungen der einfachste und effizienteste Einstieg in die Agile Moves [2]. Kontinuierliche Synchronisation ist ein Grundwert der Agile Moves und bedeutet hier ganz praktisch, dass ein Teamprozess eingeleitet wird, in dem alle Trainingsschritte in der Gruppe besprochen werden und das Team den Prozess begleitet.
Der gesamte Trainingsplan gliedert sich in folgende Abschnitte:
- Phase 1: Tomaten-Basistraining (4-8 Wochen)
- Phase 2: Training mit Tomaten-Tagesplänen (4-8 Wochen)
- Phase 3: Training mit Tomaten-Wochenplänen (8-12 Wochen)
- Phase 4, 5 & 6: Begleite Dein Team durch die Phasen 1, 2 & 3 (16-28 Wochen)
Für die Umsetzung brauchst Du
- einen Zeitmesser: Zum Beispiel eine Eieruhr oder einen software-basierten Timer [3],
- ein Feedback-Team: Mindestens 2 Personen, die Dir Rückmeldungen geben, noch besser ein ganzes Team,
- einen Dokumentationsort für die Trainingseinheiten: Eine einfache Lösung sind Papier und Stift oder ein Textverarbeitungsprogramm. Sehr gut eignet sich ein Teamboard (Whiteboard, eine Wand), Klebezettel und Stifte, aber auch webbasierte Tools wie WordPress [4] oder JIRA [5] und Confluence [6] können wunderbar funktionieren.
Kick-Off
Ein guter Start ist, mit Deinem Team oder den Leuten, die Dir Feedback geben, ein Kick-Off-Meeting zu vereinbaren. Das kann, wenn das Team nach Scrum arbeitet, Teil einer Retro oder eines Sprint Plannings sein oder auch als extra Meeting vereinbart werden, dann am besten als kurzes Stand-Up-Meeting.
In diesem Kick-Off solltest Du dem Team Dein Ziel und ein Bild Deines Trainingsplans vermitteln. Die Vorbereitung des Kick-Off-Meetings hilft Dir, Deine Feedbackgeber inhaltlich mitzunehmen, denn nur wenn Dir die Punkte selbst klar sind, kannst Du sie auch entsprechend rüberbringen.
Damit die Teilnehmer ungefähr wissen, was sie erwartet, ist es sinnvoll, sie schon vorab informell (beispielsweise in einer Kaffeepause) in groben Umrissen über das zu informieren, was Du vorhast. Zum Beispiel:
- Was sind Agile Moves?
- Was will ich trainieren?
- Was ist das Ziel meines Trainings?
Spätestens nach dem Kick-Off sollten die Teilnehmer wissen, was Du vorhast und warum Du das Training machen möchtest, welches Deine nächsten Schritte sind und wie sie Dich unterstützen können, wenn sie möchten. Deshalb sollten auch organisatorische Fragen nach dem zeitlichen und inhaltlichen Ablauf geklärt werden. Als Beispiel haben wir hier mögliche Aspekte mit Ideen für die Antworten aufgelistet:
Was beinhaltet das Training?
- Das Training hat verschiedene Phasen. Die erste Phase hat drei Trainingseinheiten, die jeweils auf einer Trainingskarte verzeichnet sind.
- Als erste Trainingseinheit möchte ich ein genaues Gefühl für meine Kapazität entwickeln. Ich messe, wie viel ich in einer festen Zeiteinheit konzentrierter Arbeit erledigen kann. Diese Zeiteinheiten werden Tomaten genannt. Als Tomatendauer nehme ich zum Einstieg 25 Minuten.
- Im zweiten Schritt nehme ich mir vor Beginn einer Tomate ein Ziel vor, das ich erreichen möchte. Ich dokumentiere vorher das Ziel und nachher das erreichte Ergebnis der Tomate.
- Im dritten Schritt trainiere ich den Umgang mit inneren "Ablenkern" und äußeren "Störern" wie Telefonanrufen und andere Unterbrechungen.
Wie ist der zeitliche Ablauf?
- Das ganze Training hat sechs Phasen.
- Die ersten drei Phasen absolviere ich alleine und lasse mich dabei vom Team messen und zertifizieren.
- Wer möchte, kann dann in den Phasen 4 bis 6 mit mir zusammen trainieren.
- Die Dauer einer Trainingseinheit kann individuell angepasst werden. In der Regel dauert sie zwei Wochen, kann aber beispielsweise auch drei Wochen dauern, wenn das besser in den Teamrhythmus oder den Sprint passt.
Wie kann mir das Team Rückmeldungen geben?
- Ich dokumentiere das, was ich vorhabe zu machen und was meine Ergebnisse sind.
- Ich brauche mindestens zwei Kollegen aus dem Team, die mir dazu Rückmeldungen geben.
- Die Rückmeldungen hole ich mir dann direkt von den einzelnen Teammitgliedern zwischendurch in kurzen Gesprächen ab.
- Am Ende der Trainingseinheit treffe ich mich mit dem gesamten Team zu einer Feedbackrunde.
Es ist wichtig, dass Du zeitnah klärst, wer regelmäßig über Deine Ergebnisse schauen möchte und dass Du genügend Synchronisationspunkte mit Deinem Review-Team findest, um ausreichend Feedback für Dein Training zu bekommen.
Training mit Trainingskarten
Für das Training mit den Agile Moves haben wir Trainingskarten entwickelt, die jeweils einen Move genau beschreiben. Jede Karte besteht aus zwei Teilen: Die Vorderseite erklärt, was der Move genau beinhaltet und welcher Trainingseffekt dahinter steckt. Die Rückseite enthält eine genaue Trainingsanleitung und die Anforderungen für eine teaminterne Zertifizierung.
Wir kombinieren verschiedene Moves zu Trainingsplänen, um eine immer bessere Wahrnehmung für die Kernpunkte zu entwickeln und bestimmte "Bewegungsabläufe" mehr und mehr zu verinnerlichen und damit zu automatisieren. Die Zeiträume für das Arbeiten mit einer Trainingskarte sind vorgegeben und basieren auf unserer Erfahrung, denn auch wenn man begriffen hat, wie der Schritt funktioniert, braucht es Zeit, um eine genaue Wahrnehmung und immer weitergehendere Automatisierung zu erreichen.
Zeitlicher Ablauf des Trainingsplans
Der Einstieg mit folgendem Plan hat sich in der Praxis bewährt:
| Phase 1 | Traingingsplan |
|---|---|
| Woche 1-2 | TOM-07 "Wie viel passt in eine Tomate?" |
| Abschluss | Feedback-Meeting |
| Woche 3-4 | TOM-01 "Aufdrehen – fertig – los" |
| Abschluss | Feedback-Meeting |
| Woche 5-6 | TOM-02 "Ich bin in einer Tomate" |
| Abschluss | Feedback-Meeting |
Dieser Plan ist ein Vorschlag, den wir aufgrund von praktischen Erfahrungen mit den Moves in verschiedenen agilen Projekten ausgearbeitet haben. Es braucht Zeit, um Routine mit der Tomatentechnik zu entwickeln und das ist nicht beliebig beschleunigbar. Wichtig ist, dass man selbst vor Beginn der Trainingseinheit festlegt, wie lange man diesen Move machen möchte. Diese Vorgehensweise ist aus Scrum bekannt, wo ein Team die Sprintlänge festlegt, um in einen kontinuierlichen Arbeitsfluss zu kommen. Die Trainingsziele werden ebenfalls – analog zu den "Acceptance Criterias" der User Stories – vorher festgelegt und sind während des Trainings nicht mehr verhandelbar.
Erste Trainingskarte: "Wie viel passt in eine Tomate?"
Das Ziel der ersten Trainingskarte TOM-07 "Wie viel passt in eine Tomate?" ist, eine Wahrnehmung dafür zu entwickeln, wie viel man denn tatsächlich unter realen Bedingungen in einer bestimmten Zeiteinheit (Tomate) schaffen kann. Reale Arbeitsbedingungen bestehen immer aus geplanten und ungeplanten Aufgaben. Es kommt fast immer irgendetwas "unvorhergesehenes" dazwischen, läuft nicht immer alles rund. Eine realistische Sicht auf das, was wirklich der normale Arbeitsalltag ist, hilft bei der Einschätzung dessen, was Du leisten kannst.
Auf der Vorderseite der Karte befindet sich eine genaue Beschreibung des Moves, auf der Rückseite die Ziele der Trainingseinheit: Mindestens acht dokumentierte Tomaten von je 25 Minuten Dauer innerhalb von zwei Wochen zu absolvieren.
Wichtig ist, dass Du Deine Erfahrungen mit deinem Review-Team teilst. Nach den zwei Trainingswochen solltest Du für Dich selbst beurteilen, was Dir das Training gebracht hat. Kannst Du besser einschätzen, was Du in 25 Minuten schaffst? Besprich das mit Deinem Review-Team.
Zweite Trainingskarte: "Aufdrehen – Fertig – los"
Das Ziel des zweiten Trainingsschritts ist, sich für jede Zeiteinheit ein Ziel zu setzen und konzentriert auf dieses Ziel hinzuarbeiten. Mit den Erfahrungen der ersten Trainingseinheit sollte es leichter sein, realistische Ziele zu setzen, da Du bereits ein Gefühl für die Tomatenlänge entwickelt hast. Die Anforderungen sind nun, mindestens zwölf dokumentierte Tomaten von je 25 Minuten, verteilt auf acht Tage innerhalb von zwei Wochen zu absolvieren.
Die Review-Runden sind analog zu denen des ersten Moves: Erzähle während der zwei Wochen Deinen Feedbackpartnern, wie es Dir bei den Tomaten geht, welche Ziele Du Dir gesetzt hast, ob Du sie erreicht hast, was gut läuft, was Du schwierig findest. Im Abschlussgespräch der Trainingseinheit kannst Du auch darüber berichten, was sich im Vergleich zum letzten Training geändert hat. Wie oft hast Du Deine Ziele erreicht und wie oft nicht? Bist du effizienter, wenn Du Dir vorher ein Ziel für die 25 Minuten setzt und time-boxed arbeitest?
Dritte Trainingskarte: "Bin in einer Tomate"
Die dritte Trainingseinheit stellt Deinen Umgang mit Unterbrechungen in den Mittelpunkt.
- Wie gut kannst Du Dich auf Deine Arbeit fokussieren?
- Und wie lange?
- Was kommt Dir alles dazwischen und stört Deine Konzentration?
- Wie kannst Du damit umgehen?
Das Training umfasst innerhalb von zwei Wochen mindestens zwölf Tomaten mit Unterbrechungsprotokoll über Störer und Ablenker. Dahinter steckt das Ziel, eine fundierte Wahrnehmung dafür zu entwickeln, was Deine Konzentration während einer Tomate stört. Zeig Deinem Team Deine Liste mit den Störern und Ablenkern. Erzähle, welche Strategien Du zum Schutz Deiner Konzentration in der Tomate ausprobiert hast und welche für Dich gut funktioniert haben. Mache mit Deinem Team beim Review ein Brainstorming, was Du alles machen kannst, um in Zukunft mit Unterbrechungen besser umzugehen.
Dokumentation meiner Moves
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Deine Moves zu dokumentieren, abhängig davon, was für Dich und Dein Team passt und wie Eure Arbeitsumgebung gestaltet ist. Wichtig ist, dass es Dein persönliches Training ist und es für Dich und Dein Team funktionieren muss. Hier ein paar Ideen dazu, die sich in der Praxis bewährt haben.
Stift und Zettel
Die einfachste Art, seine Moves zu dokumentieren, ist ein Zettel und ein Stift. Der Vorteil ist die Einfachheit: Ich muss nichts einrichten und kann sofort loslegen. Der Nachteil ist die mangelnde Transparenz für mein Reviewteam.
Teamboard
Du kannst an einer Pinnwand oder am Teamboard einen Platz für Dein Training einrichten und jede für den definierten Trainingszeitraum geplante Übungseinheit auf einen Zettel schreiben und dort hin hängen.
Kanban-Board
Du kannst die Trainingseinheiten auf Zettel schreiben und ein Kanban-Board [7] mit seinen verschiedenen Erledigungsspalten nutzen: Wenn Du eine Trainingseinheit beginnst, schiebst Du den Zettel in die Spalte "In Progress". Hast Du sie beendet, kommt sie in die Spalte "Review". Trainingseinheiten, die reviewed wurden, kommen in die Spalte "Done". Dann kann auch jeder im Team sehen, welche Trainingseinheiten anstehen, welche bereits absolviert sind und auf Review warten und welche abgeschlossen sind. Deine Trainingsfortschritte werden Dir und anderen auf diese Weise besonders deutlich.
Online-Tool
Wenn es ein Online-Kollaborationstool wie z. B. Confluence gibt, kannst Du Dir dort einen persönlichen Bereich einrichten und Deinem Review-Team sogar Aufgaben einstellen. In Jira könntest Du Dir ein Projekt einrichten, Deine Trainingseinheiten als User-Stories einstellen und über ein ScrumBoard für Dein Team transparent machen. Diese Vorgehensweise bietet sich besonders für Teams an, die räumlich verteilt arbeiten.
Falls Du einen persönlichen Blog hast, kannst Du auch dort jede Trainingseinheit mit Datum, Ziel und Erkenntnissen posten und von Deinem Team kommentieren lassen.
Zertifizierung durch das Team
Wenn die vorgesehene Zeitspanne für Deinen Move abgelaufen ist, die erforderlichen Schritte für das Team transparent dokumentiert wurden und Du aus Deiner Sicht das Ziel erreicht hast, gilt das Training als erfolgreich abgeschlossen. Jeder im Review-Team bestätigt Dir dies mit seiner Unterschrift auf einem Zertifikat, das ausgedruckt und selbst ausgefüllt werden kann. Diese Art der Zertifizierung gibt Dir die volle Verantwortung für Deine eigene Entwicklung an die Hand. Du entscheidest über Dein Training und die Zielerreichung. Sie stärkt außerdem das Teamgefühl bei allen Beteiligten – und macht vor allem Spaß!
Variationsmöglichkeiten
Es gibt, je nach persönlichem Bedürfnis, verschiedene Möglichkeiten, das Training zu variieren. Eine davon ist, die Trainingskarten parallel zu bearbeiten. Diese Option ist ein etwas schwierigerer Einstieg, als die oben beschriebene sequentielle Vorgehensweise.
| Phase 1 | Vorschlag für paralleles Training |
|---|---|
| Woche 1 | TOM-07 "Wie viel passt in eine Tomate?" |
| Abschluss | Feedback-Meeting |
| Woche 2 | TOM-07 "Wie viel passt in eine Tomate?" |
| TOM-01 "Aufdrehen – fertig – los" | |
| Abschluss | Feedback-Meeting |
| Woche 3 | TOM-01 "Aufdrehen – fertig – los" |
| TOM-02 "Ich bin in einer Tomate" | |
| Abschluss | Feedback-Meeting |
| Woche 4 | TOM-02 "Ich bin in einer Tomate" |
| Abschluss | Feedback-Meeting |
Es gibt genauso die Möglichkeit, anstatt das Training zu beschleunigen, es zu entschleunigen und die Trainingszeit zu verlängern, wenn Du merkst, dass Du die Trainingsziele nicht in der vorgeschlagenen Zeit erreichst.
Spiele mit der Zeit
Eine Variationsmöglichkeit könnte sein, zusätzliche Trainingskarten mit in den Trainingsplan aufzunehmen. Eine weitere Trainingskarte wäre zum Beispiel Trainingskarte TOM-03 "Spiele mit der Zeit". Das Ziel dieser Trainingskarte ist, durch Variationen der Tomatenlänge herauszufinden, was wann für Dich passt. Sobald Du die Grundtechnik sicher beherrschst, geht es darum, Deine eigenen Regeln zu finden und Dir Dein Training maßzuschneidern.
Trainingskarten im nächstschwierigeren Level
Zu jedem Move gibt es drei Stufen der Meisterschaft: Apprentice, Journeyman und Master. Das Einsteigertraining endet mit der Zertifizierung als "Apprentice". Ich zeige damit, dass ich einen guten Einblick in den Move bekommen und erste Erfahrungen damit gesammelt habe.
Die nächstschwierigere Stufe schließt mit der Zertifizierung zum "Journeyman" ab. Ist dieses Level gemeistert, habe ich das Grundprinzip oder den Lernschritt des Moves verstanden und mich mit diesem Prinzip so auseinandergesetzt, dass ich dazu Übungen in zwei weiteren Variationen durchgeführt habe. Dazu kommt eine Leistungssteigerung um 25% im Verhältnis zu den Anforderungen des Apprentice-Levels.
Die höchste Stufe der Zertifizierung ist der "Master". In dieser Stufe kombiniere den Move mit anderen Trainingsinhalten. Das bedeutet, ich kombiniere das Grundprinzip des Moves mit dem Grundprinzip eines anderen Moves, den ich bereits im Journeyman-Level beherrsche. Danach habe ich den Trainingsschritt so verinnerlicht, dass weiteres Üben mich nicht mehr substanziell weiterbringen wird. In der Regel ist dann der Move in das normale Repertoire an Verhaltensweisen und Best Practices übergegangen. Ich kann ihn nach Belieben abwandeln und einsetzen.
Zusammenfassung und Ausblick
Mit den Agile Moves ist Training von agilen Fähigkeiten on-the-job möglich – ohne großen Zeitverlust und in vielen Fällen mit einer schnellen Steigerung an Produktivität und Kollaboration, wie sich in der Projektpraxis gezeigt hat. Die Moves können zu Trainingsplänen zusammengefasst werden, um ein differenziertes Training für bestimmte Fähigkeiten bereitzustellen. Wir haben hier die erste Phase eines Trainingsplans zur nachhaltigen Verbesserung von Zeit- und Selbstmanagement vorgestellt, der ebenso die kontinuierliche Synchronisation mit dem Team fördert.
Um eine bessere Zusammenarbeit im Team zu erreichen, ist der beste Weg, zunächst die eigenen Fähigkeiten Schritt für Schritt transparent zu trainieren, so dass jeder sehen kann, wie diese Vorgehensweise funktioniert und welche Vorteile sie mit sich bringt. Wenn ich diese Trainingspläne konsequent durchlaufe, werde ich merken, wie sehr ich selbst meine eigene Arbeitsumgebung beeinflussen kann, wenn ich mich auf den Weg mache und mein eigenes Training ansteckend auf das ganze Team wirken kann.
Die drei nachfolgenden Artikel beschäftigen sich mit den Phasen 2, 3 und 4 bis 6, mit dem eigenen langfristigen Training und mit dem Training des Teams. Nachhaltige Veränderungen sind am besten in kleinen, den Arbeitsalltag wenig störenden Schritten zu erreichen, die sich eher einschleichen, anstatt wie ein Paukenschlag alles durcheinanderzuwirbeln. Die Moves tragen dem Rechnung. Warum das so ist und welche Rolle unser Hirn dabei spielt, wird im zweiten Teil der Serie erläutert.
Quellen
- Wikipedia: Pomodoro-Technik
- Informatik Aktuell: Agile Moves: Agilität trainieren
- Wikipedia: Pomodoro-Technik-Anwendungssoftware
- WordPress
- Jira
- Confluence
- Wikipedia: Kanban-Tafel
